maandag 30 juni 2008

Terminologie ED3

Het is wellicht goed om nog eens extra aandacht te besteden aan de vertaalde Terminologie van ED3.

TRAC, het fundament van ED3, is een van OAIS (Open Archival Information Standard, ISO 14721:2003) afgeleid instrument en gebruikt dan ook de OAIS terminologie. Dat is in het Engels en niet alleen op de archivistiek gericht, al zou de naam anders suggereren. Wij hebben de termen vertaald en de beslissing om te vertalen met redenen omkleed.

Dan verschijnt er in de linker kantlijn van de blog Digitaal Duurzaam van Inge Angevaare (Coördinator van de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid) het volgende:

SIPs, ADA's en andere afko's
In de marge van de GAR-bijeenkomst bleek dat er onder archivarissen weinig animo bestaat om de door het LOPAI in ED3 voorgestelde
Nederlandse vertalingen van de termen uit het OAIS-model te gaan hanteren. Jacqueline Schuurman Hess: 'De Engelse termen zijn zo ingeburgerd, die laten we zo.' Daarmee is ook het bezwaar ondervangen dat de term 'aangeboden digitaal archiefstuk (ADA)' wel heel specifiek is voor één sector en daarom de communicatie met andere instellingen zoals bibliotheken en de wetenschap kan bemoeilijken. Voorlopig houden we het onder vakgenoten dus op de OAIS 'information packages'.
Bij de eerste enigszins toonbare versie van ED3 hadden ook wij de engelse terminologie gehandhaafd, om dezelfde reden die Jacqueline Schuurman Hess in het citaat aangeeft.
Die inburgering bleek echter behoorlijk tegen te vallen en het was ook op advies van een aantal personen die de genoemde ED3-versie gelezen hadden, dat we besloten hebben de terminologie te vertalen. Zij hielden zich met inspectie, dan wel e-depot(terminologie) bezig en wezen ons er op vooral begrijpelijk voor de doelgroep te blijven: de gemiddelde archivaris.

We hebben toen de afweging gemaakt: gaan we de goegemeente opvoeden in de nieuwe, breedgedragen terminologie (want daar zijn we wel van overtuigd), of willen we in Nederland, onder de verantwoordelijken voor te bewaren archief, zo snel mogelijk begrip en acceptatie krijgen voor de eisen en normen voor een E-depot? Misschien is de vergelijking niet helemaal zuiver, maar wij hebben voor het laatste gekozen en als dat geholpen wordt door het vertalen van de terminologie naar herkenbare termen, dan is dat een geheiligd middel.

Want laten we twee dingen niet vergeten:

  1. De personen die op de GAR-Informatiedag aanwezig waren, zijn bovengemiddeld geïnteresseerd in digitale archivering en E-depots. Dat geldt zeker niet voor de hele beroepsgroep. Als ik als niet-ingelezen archivaris geconfronteerd wordt met de term 'information package', dan zal ik in eerste instantie denken aan iets van de afdeling Voorlichting of wellicht iets dat met bibliotheek of documentatie te maken heeft. In ieder geval niet mijn primaire verantwoordelijkheid. We lopen het risico vér voor de muziek uit te lopen, ergens een hoek om te slaan en de aansluiting met de rest van het orkest kwijt te raken. Overigens: ED3 refereert bij iedere term aan de originele TRAC/OAIS-term. Een link is dus zo gelegd en wellicht dat een latere versie van ED3 alleen de engelse terminologie zal gebruiken.
  2. ED3 is bedoeld voor het toetsen van een archiefwettelijk E-depot. Het is dus niet primair bedoeld voor het inrichten van een willekeurig E-depot (bibliothecair, wetenschappelijk, archivistisch enz.), zoals OAIS is. Zo van: iedere koe is een gewerveld zoogdier, maar niet ieder gewervelde is een koe. Of een zoogdier. De eisen van ED3 zijn wellicht universeel bruikbaar voor alle E-depots (alhoewel misschien niet volledig genoeg voor iedere situatie), de normeringen niet per sé. Die zijn specifiek gericht op de Nederlandse archiefwet en -regelgeving. Bedenk dat 'archief' een heel specifieke functie heeft die bij andere collectietypen niet voorkomt: de (juridische) verantwoordingsfunctie. Archiefstukken zijn in een niet onaanzienlijk aantal gevallen bewijsstukken in het openbare circuit. Om de juridische authenticiteit of openbaarheid te garanderen voldoen niet altijd de normeringen voor een 'duurzame' authenticiteit of toegankelijkheid. Vermoedelijk zijn veel van de ED3-normen te zwaar voor bijvoorbeeld het E-depot van de Koninklijke Bibliotheek. Inrichten naar deze normering zou dus onnodige investeringen met zich meebrengen. Het is nooit de bedoeling van het LOPAI geweest om een universele nederlandstalige inrichtingschecklist op te stellen; ED3 is een instrument voor het toezicht op een deel van de werkzaamheden van een beheerder van Nederlands overheidsarchief, het daar berustend materiaal met bijbehorende archiefbewaarplaats. En dan dus digitaal.
We zijn dus zeker niet tegen het gebruik van de OAIS-terminologie, het is alleen in de ED3-situatie, op dit moment, niet opportuun om het 1 op 1 over te nemen.

donderdag 26 juni 2008

Digitaal duurzaam voor de gewone man

Op weblog van de Long Now Foundation heeft Heather Louise Mae Bowden een bericht geplaatst over het veilig bewaren van digitale bestanden van de gewone man.

Ze geeft aan dat het vooral gaat om FMMM: Format, Media, Metadata, Multiple copies.

Format - gebruik altijd het meest gebruikte en meest 'open' formaat en probeer zo min mogelijk te comprimeren.
Media - gebruik NOOIT herschrijfbare discs (cd of dvd). De beste plek om je bestanden op te slaan is een externe harde schijf of online opslag.
Metadata - Beschrijf de bestanden die je hebt zo goed mogelijk.
Multiple Copies - Zorg dat je je bestanden op verschillende plekken bewaart. De ideale situatie is volgens haar eigenlijk dat je samen met familie en vrienden zorgt voor bestandsuitwisseling en back-up. Een particuliere variant van LOCKSS (Lots Of Copies Keep Stuff Safe).

Heel mooi vind ik hierbij de website van de Library of Congress, waar ze naar verwijst en waar het plaatje hiernaast vandaan komt.

Weet iemand of er ook een Nederlandse equivalent bestaat?
Bij het Nationaal Archief kan ik alleen een lekenhandleiding vinden over het bewaren van papieren documenten en foto's en bij de KB heb ik helemaal niets gevonden.

Verslagje Informatiedag E-depot Gemeentearchief Rotterdam

Op 19 juni 2008 organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) een informatiedag over het project E-depot. Deelnemers werden op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen, de stand van zaken en de komende activiteiten bij het project E-depot GAR.

Aan de orde kwamen onder meer waarom het GAR een E-depot wil hebben, wat de stand van zaken is bij de verschillende onderdelen en de gevolgen van het E-depot voor de organisatie en de mensen die er werken.

Hieronder een kort verslagje van de twee programmaonderdelen die ik heb meegemaakt:
(Voor een uitgebreider verslag: blog Inge Angevaare.)

Metadata en authority files - Ronald Grootveld (download presentatie)
De noodzaak tot het inrichten van een E-depot en de ontwikkeling van een integraal metadatamodel. Hoe integreer je de ontsluitingsmethoden van archieven, bibliotheek en topografische atlas? Het nut en de noodzaak van authority records.

De presentatie gaf een beeld van hoe Rotterdam tot een metadatamodel (een metadatadatabase) voor het E-Depot is gekomen en wat de plannen voor de nabije toekomst zijn. Men heeft gebruik gemaakt van ISAD en ISAAR, waarbij een koppeling met XML-uitwisselingsformaten (EAD, EAC) mogelijk moest zijn. Het team van Ronald heeft zich beperkt tot de beschrijvende en administratieve metadata. De technische metadata is tot dusver buiten beschouwing gebleven. De metadata kwam uit vier binnen het GAR gebruikte systemen. De data moet uiteindelijk ook weer door die systemen gebruikt kunnen worden (én door de digitale balie), zonder dat de systemen aangepast moesten worden. Uiteindelijk wil men komen tot een centraal metadatasysteem met álle metadata op basis van ISAD en ISAAR, getoetst aan OAIS.
Bij een centraal systeem verwordt metadata tot een authority file (bijv: namen van personen en organisaties, geografische namen, trefwoorden enz.). Gezien de ervaringen en toekomstplannen is er voor gekozen om een “authority autoriteit” (vgl. trefwoordencommissie en onderhoud centrale taxonomie) in te stellen, die nieuwe authority files controleert en vergelijkt alvorens ze op te nemen. Tot dusver heeft het GAR alleen de eigen metadata gebruikt om een taxonomie te ontwikkelen. Het is de bedoeling dat de authority autoriteit ook gaat kijken naar bestaande taxonomieën uit de bibliotheekwereld of vakinhoudelijke taxonomieën (geografie, waterbeheer, belastingen enz.)


Preservering - Jacqueline Schuurman Hess, Jacob Takema en Mette van Essen (download presentatie)
Welke acties worden bij het GAR ondernomen om te komen tot een goed preserveringsbeleid: beleidsplan, technology watch, overdrachtsprotocol voor de archiefvormer. Het GAR kijkt in de toekomst met Planets en Plato.

De presentatie werd door drie personen gehouden. Allereerst begon Jacqueline met een algemeen verhaal over het preserveringsbeleid mbt het E-depot. Volgens het GAR is preservering voor het E-depot te omschrijven als: “Het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van digitale informatieobjecten” (door het GAR veracronimiseerd tot dio’s). Jacqueline bekeek het preserveringsbeleid vanuit een strategisch en vanuit een tactisch perspectief. Bij het eerste perspectief viel op dat er veel aandacht is voor de dienstverleningskant en bij het tweede was het interessant te zien dat er per bron een afweging van inhoud versus kosten werd gemaakt, alvorens te “preserveren”. Helaas was er geen tijd meer om te vragen om het GAR een rekenmodel had voor deze afweging.

Het volgende deel van de presentatie werd gehouden door Jacob en ging over Technology Watch (TW). Het doel van TW is om inzicht te krijgen in de technologische componenten die opgenomen (gaan) worden in het E-depot, op basis waarvan activiteiten ondernomen kunnen worden. Monitoring en actie, dus. Men wil door samenwerking deze kennis delen op zowel op nationaal, als op internationaal niveau.

Daarna werd een voorbeeldje van “digitale archeologie” gegeven door Mette. Het was het verhaal van de reconstructie van een aantal jaar geleden ontworpen driedimensionaal computermodel van het standbeeld van Erasmus, waarbij oude programma’s opgespoord, structuren herbouwd, gedrag opnieuw ingericht en verwijzingen opnieuw aangemaakt moesten worden. Er kon al weer een behoorlijk volledige Erasmus getoond worden. Wel leek het alsof er hier en daar "gaten" in de mantel gevallen waren, alsof de mot er in zat. De “restauratiewerkzaamheden” zijn dan ook nog in volle gang.
Een interessant voorbeeld van een situatie die je wil voorkomen. Dat was ook de conclusie van het preserveringsteam: voorkomen is beter dan genezen.

Zie de E-depot site van het GAR voor alle presentaties.

ED3
Josje Evertse was zo vriendelijk om op korte termijn te zorgen voor een gelegenheid voor het LOPAI om iets te vertellen over ED3. Tijdens de lunchpauze hield ik een korte presentatie over ED3 en het gebruik ervan door de Provinciale Archiefinspecties.

Ondanks het ongunstige tijdstip trok het toch nog een halve zaal en leverde ook wat discussie op:

  • Hoe kan het dat enkele provincies ‘breed toetsen’ en de meeste andere ‘beperkter’?
    Daarmee werd een verband gelegd tussen ED3 en de nieuwe Beleidsregel Vervanging (het vervangen van het papieren origineel door een digitaal origineel) van de provincies, die 2 varianten kent. De ene variant stopt bij het toetsen van de vervangingsprocedure zelf (het zgn. Handboek Vervanging), terwijl de andere het toetsen van de beheersomgeving meeneemt (waarbij ED3 gebruikt moet worden). Zie ook de opmerking van Ingmar op de blog van Inge Angevaare.
    De vragenstelster was overigens voor een brede toetsing, wat ook gehoor vond bij een groot deel van het publiek.

  • Zijn de gemeenten wel voldoende geëquipeerd om ED3 aan te kunnen pakken?
    Eén diensthoofd stelde dat als gemeenten of kleine archief­diensten een klimaatinstallatie kunnen beheren, dan kan men ook een E-Depot beheren. Een collega-inspecteur zei daarop dat menig gemeente al moeite heeft met het uitlezen en interpreteren van een datalogger, laat staan zoiets complex als een E-Depot kan opzetten. Samenwerking is de sleutel voor beheer. Dit zou ook het LOPAI graag zien: niet per organisatie een minimaal ingericht E-depot, maar een paar grote, goed ingerichte organisaties die dit oppakken.


Terminologie
Tot slot ben ik even ingegaan op het verschil in terminologie tussen ED3 en het door het GAR gehanteerde TRAC (zoals in de presentatie van Jacqueline te zien was). In eerste instantie hadden wij als LOPAI in de vertaling van TRAC de op OAIS gebaseerde engelse termen SIP, AIP en DIP gehandhaafd. OAIS is nog niet vertaald en toch niet meer weg te denken uit het elektronisch archiefbeheer. Op verzoek van onze "klankbordgroep" hebben we de termen toch maar wel vertaald (maar de originele TRAC/OAIS-term er wel steeds bij vermeld) om het draagvlak voor ED3 te verhogen in het veld. In goed Nederlands: wat de boer niet kent, dat eet hij niet. Dus zorg ervoor dat er iets herkenbaars op tafel komt.

vrijdag 20 juni 2008

Vergelijkende studie over e-Journal Archiving Solutions van JISC

Deze maand is er een interessante studie van het Britse Joint Information Systems Committee (JISC) uitgekomen op het gebied van repositories/e-depots in een wetenschappelijke/bibliothecaire omgeving.

Een paar citaten uit de inleiding en samenvatting:
This report is the result of a call by the JISC, issued in January 2008, for a Comparative Study of e-Journal Archiving Solutions. The report has been created by reviewing existing published work in this area, by consulting with key players including existing service providers, and by holding a one day workshop at the University of Manchester on 14th April.

Although there are many obvious benefits that accrue from publishing and accessing academic papers through the internet, there are costs and challenges associated with long term preservation and access which urgently need to be addressed. Finding solutions to these is the shared responsibility of all in the information chain, including authors, publishers, repository managers, librarians, subscription agents and aggregators.
En deze is heel interessant:
E-journal archiving solutions must demonstrate sound financial and organisational sustainability and technical insight and expertise, in order to earn the trust of, and acceptance by, librarians and the majority of academic publishers.
Dat lijkt erg op een uitgangspunt voor E-Depots, zoals ED3 dat stelt in, met name, de onderdelen A1, A2, A4 en C1.

Lees meer hierover op de blog van één van de schrijvers van de studie.

vrijdag 6 juni 2008

ED3 in de media

Even een 'linkdump' met websites die naar ED3 verwijzen:

LOPAI (uiteraard)
Archiefforum
de Volkskrant
Archieven en journalistiek
NCDD
Informatieprofessional
Digitaal Duurzaam (de andere Nederlandse weblog over digitale duurzaamheid)

Presentatie bij de KVAN

Afgelopen woensdag heb ik tijdens de studiedagen van de KVAN ED3 aangeboden aan Martin Berendse, de directeur van het Nationaal Archief.
De reacties van Berendse en de rest van de zaal waren zeer positief.
Hier de sheets van mijn presentatie: