woensdag 10 maart 2010

Digitale depots in Nederland

In het Archievenblad van maart (nummer 2, 2010) staan verschillende artikelen over e-depots in Nederland: het Centraal Digitaal Depot van JustID, het digitaal depot van het Nationaal Archief, het e-depot van het Gemeentearchief Rotterdam en het e-depot Stadsarchief Amsterdam. (Nu ik het zo achter elkaar zet, valt me op dat ze bij het rijk spreken over digitale depots, terwijl de gemeenten het hebben over e-depots.)
De vier artikelen worden voorafgegaan door een soort review van de hand van Filip Boudrez. En eerlijk gezegd vind ik dat artikel het interessantste, omdat hij een paar vingers op 'zere plekken' legt.
Zo stelt hij vast dat ondanks dat de vier organisaties aangeven dat een e-depot meer is dan techniek, ze alle vier wel heel erg techniek georiënteerd zijn. Waarbij hij zich er impliciet over verbaast dat de organisaties alle vier er nadrukkelijk voor kiezen om fysieke opslag zelf te realiseren.

"Anders geformuleerd, een opslagomgeving is wel een belangrijke voorwaarde, maar vormt niet de essentie van een digitaal archiefdepot. Een digitaal depot is veel meer dan een storageinfrastructuur: het gaat om de processen en om de metadata. In die optiek komt het wat vreemd overdat het Gemeentearchief Rotterdam zijn serverruimte liet auditen om die als 'officiële digitale archiefbewaarplaats' te laten erkennen en die ruimte officieel de naam van 'digitaal depot' geeft."
Illustratief voor de techniek-georiënteerde benadering noemt hij ook het belang dat JustID hecht aan digitale handtekeningen om authentieke en integere archiefdocumenten te archiveren. Volgens Filip zegt een digitale handtekening niets over de authenticiteit en integriteit van een digitaal archiefdocument en verliest de geavanceerde digitale handtekening na verloop van tijd zijn validatie-functie. JustID heeft hier wel over nagedacht (en misschien wel een oplossing voor verzonnen), maar heeft daarmee geen duurzaam antwoord gegeven op het authenticiteits- en integriteitsvraagstuk. Uiteindelijk worden de gegevens uit handtekening en certificaat als metadata bij het archiefstuk opgeslagen.

En dat is het derde pijnpunt dat Filip aanwijst: de metadata. Het OAIS-model beschijft een archiefstuk en zijn metadata als één informationpackage. Dit is (mede) de reden waarom het Felixarchief er expliciet voor kiest om metadata en archiefstuk samen, in één pakketje te bewaren: ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bij alle vier de Nederlandse oplossingen worden metadata en archiefstuk gescheiden van elkaar opgeslagen en lijkt het er op dat er nauwelijks nagedacht is over de duurzaamheid van de metadata.
"De vraag naar de digitaal duurzame archivering van de informatiepackages gaat over de essentiële functionaliteit van een digitaal depot, en confronteert de digitale archivaris met de duurzaamheid of beprekte houdbaarheid van zijn digitale archiveringsoplossing. Het digitaal depot zelf, als archiveringssysteem is door zijn afhankelijkheid ten aanzien van hard- en software niet bestemd om op (middel-)lange termijn operationeel te blijven. Zijn inhoud dient echter wel digitaal duurzaam te zijn."
Ik begreep van Hans Berende dat de artikelen binnenkort ook digitaal beschikbaar komen. Dat is goed, want deze artikelen verdienen een ruimer publiek!

Toevoeging op 11 maart:
E-mail van Hans gekregen. De artikelen zijn hier te vinden.

4 opmerkingen:

  1. Beste Ingmar,

    Als redactie van het Archievenblad hebben we bewust ingezet op weergeven stand van zaken in Nederland met overkoepelende visie van relatieve buitenstaander Filip Boudrez. Zijn bevindingen snijden hout. Wat echt een hartekreet van hem is, is dat het maar voor een klein deel gaat om techniek en voor een veel belangrijker deel om het richten van de organisatie. Wat dat betreft is er ook voor kleinere archiefdiensten geen reden om af te wachten tot 'men' ergens een E-depot realiseert. Het voorbereidend werk moet je hoe dan ook zelf doen.

    Rene Spork

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Beste Ingmar,

    Alle lof voor de artikelenreeks in het Archievenblad, maar ik wil graag een paar citaten en opmerkingen die je aanhaalt nuanceren.
    Het Gemeentearchief Rotterdam heeft een aanvraag tot goedkeuring van de bouw en inrichting van archiefbewaarplaats voor digitale archiefbescheiden (“e-bewaarplaats”) aan GS gedaan conform artikel 33 van de Archiefwet. Dit betreft uitdrukkelijk en uitsluitend de fysieke ruimte die we goed willen inrichten, als onderdeel van het totale e-depot. Het e-depot wordt door ons al sinds 2004 gedefinieerd als ‘het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Gemeentearchief Rotterdam in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen’. Overigens is er nog geen wettelijk toetsingskader voor het goedkeuren van een e-depot; ED3 is een -zeer nuttige-checklist.
    Wat betreft het OAIS model; dit beschrijft het informationpackage als logisch object. Dit is een conceptuele container die het informatieobject en haar metadata bevat. Het OAIS schrijft niet voor dat dit in één pakket moet worden opgeslagen, wel dat ze met elkaar verbonden zijn door middel van ontsluitingsinformatie. Het GAR zorgt zelfs via twee sporen voor de duurzaamheid van de metadata; namelijk door het beherende systeem waarin de metadata worden opgeslagen, te laten voldoen aan NEN 2082 én door de metadata duurzaam te bewaren binnen het e-depot. Bovendien worden de metadata in beide systemen gesynchroniseerd.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. @digispork René ik ben het helemaal met je eens. Iedere organisatie kan en moet nu al voorbereidingen treffen om te zorgen dat ze 'klaar' zijn voor een digitaal depot. Helaas zijn er enkele 'problemen': veel mensen denken dat het een technisch probleem is dat opgelost moet worden en dat ze er dus niet over na kunnen denken. Het kan niet genoeg geroepen worden: het gaat om processen, procedures en afwegingen, niet om harde schijven en Windows 7.
    (Wat dat betreft: het zou eens een mooie exercitie zijn om het OAIS-model uit te leggen aan de hand van een charter uit de 15e eeuw. Alle onderdelen van het functioneel model passen één op één op analoge archivering. Misschien dat ik dat toch eens een keer ga doen.)

    BeantwoordenVerwijderen
  4. @Jacqueline
    Dank voor je reactie.
    Het flauwe antwoord zou zijn: ik heb alleen maar Filip geciteerd ;-)
    Het serieuze antwoord is: het gaat mij (en ook Filip denk ik) niet (enkel) om hoe jullie het doen, maar vooral om de grote lijn:
    * opslag is belangrijk, maar niet het belangrijkste en de ruimte waar de opslag plaatsvindt is nog minder belangrijk. Kijk je daar dus niet blind op. Dat jullie nu één serverruimte als 'e-bewaarplaats' laten beoordelen, lijkt 'n erg analoge werkwijze: als je de omgeving beheert, beheers je de archiefstukken. En het punt van Filip is, dat dat niet zo is.
    * metadata zijn cruciaal en moeten (permanent) verbonden zijn aan de archiefbescheiden. Metadata zonder archiefstukken zijn waardeloos, net als archiefstukken zonder metadata. Het punt van Filip is, dat het nu net lijkt alsof er niet nagedacht is of wordt over de manier waarop deze onverbrekelijke relatie in stand gehouden wordt. Het feit dat de applicatie voldoet aan NEN 2082 en dat de metadata in het 'depot' zitten, zegt nog niets over de onverbrekelijke relatie tussen metadata en archiefstuk.
    Ik zeg niet dat jullie het niet goed doen (dat kan ik niet vaststellen) het citaat van Filip geeft alleen aan dat dit element essentieel is voor de duurzame toegankelijkheid op de lange termijn.

    BeantwoordenVerwijderen