ADA-ODA-BDA

Omdat we per sé een Nederlandse 'checklist' wilden maken - dat wil zeggen Nederlandstalig en gebaseerd op de Nederlandse wetgeving - is een van de 'neveneffecten' van ED3 dat we ook geprobeerd hebben de OAIS-modellen te vertalen.
Het plaatje hiernaast is de vertaling (en een beetje een versimpelde weergave) van het beroemde functioneel-model uit OAIS.

Het meest controversieel zullen de termen ADA, ODA en BDA zijn, als 'vertaling' van SIP, AIP en DIP.


Aangeboden digitaal archiefstuk (ADA)
Digitaal archiefstuk (DA), zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het depot. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd uit zijn “gecontroleerde omgeving” en aangeleverd aan het depot. De bijbehorende (soorten) metadata worden door de dienst, in overleg met de zorgdrager vastgesteld.
Als de informatie afkomstig is van de overheid moet die voldoen aan de eisen van de archiefwetgeving. In de praktijk wordt dit gewaarborgd door de kwaliteit van de gebruikte RMA en de organisatie daar omheen. Bij de metadata worden onder meer de (institutionele) herkomst, gerelateerde bedrijfsprocessen, technische beperkingen en openbaarheidsbeperkingen vastgelegd. De controle van de kwaliteit van de RMA valt onder de verantwoordelijkheid van de archivaris en buiten de eigenlijke toetsing van ED3.
OAIS-term: Submission Information Package (SIP).

Overgedragen digitaal archiefstuk (ODA)
Aangeboden digitaal archiefstuk (ADA), zoals het in verschillende representaties in het depot wordt opgenomen en bewaard voor de lange termijn. Het archiefstuk met de bijbehorende metadata is zodanig vormgegeven en beschreven, dat het in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd kan worden.

Bij de opname wordt gecontroleerd of het ADA voldoet aan de eisen van de archiefwetgeving. Indien dat nodig en mogelijk is, worden onvolkomenheden hersteld.
Daarnaast worden formaat en metadata aangepast aan duurzame opslag en beheer. Dit kan betekenen dat samengestelde informatie in onderdelen uiteen wordt genomen, waarbij de onderlinge relatie wordt geregistreerd, maar ook dat samenhangende informatie als één geheel wordt beheerd.
De verschillende representaties worden gezamenlijk als één logische eenheid samengebonden door de relatie-informatie en ontsloten en beheerd door middel van de ontsluitingsinformatie.
OAIS-term: Archival Information Package (AIP).

Beschikbaar digitaal archiefstuk (BDA)
Overgedragen digitaal archiefstuk (ODA) dat op aanvraag van gebruikers aangeboden wordt. Het bevat die metadata, die nodig zijn om de gebruikers vertrouwen te geven in de integriteit en authenticiteit van het archiefstuk én hen in staat te stellen om het te raadplegen. Vorm, structuur en metadata van het BDA hoeven niet identiek te zijn aan die van het ODA.
Het BDA bestaat feitelijk uit een authentieke kopie van het ODA, maar kan op basis van de vraagstelling ook als uittreksel of samengevoegde informatie worden aangeboden.
OAIS-term: Dissemination Information Package (DIP).

Het zou me niet verbazen als dit straks enige controverse gaat opleveren.

Binnenkort hopelijk meer over de finesses van het ODA.