Digitale depots in Nederland

In het Archievenblad van maart (nummer 2, 2010) staan verschillende artikelen over e-depots in Nederland: het Centraal Digitaal Depot van JustID, het digitaal depot van het Nationaal Archief, het e-depot van het Gemeentearchief Rotterdam en het e-depot Stadsarchief Amsterdam. (Nu ik het zo achter elkaar zet, valt me op dat ze bij het rijk spreken over digitale depots, terwijl de gemeenten het hebben over e-depots.)
De vier artikelen worden voorafgegaan door een soort review van de hand van Filip Boudrez. En eerlijk gezegd vind ik dat artikel het interessantste, omdat hij een paar vingers op 'zere plekken' legt.
Zo stelt hij vast dat ondanks dat de vier organisaties aangeven dat een e-depot meer is dan techniek, ze alle vier wel heel erg techniek georiënteerd zijn. Waarbij hij zich er impliciet over verbaast dat de organisaties alle vier er nadrukkelijk voor kiezen om fysieke opslag zelf te realiseren.

"Anders geformuleerd, een opslagomgeving is wel een belangrijke voorwaarde, maar vormt niet de essentie van een digitaal archiefdepot. Een digitaal depot is veel meer dan een storageinfrastructuur: het gaat om de processen en om de metadata. In die optiek komt het wat vreemd overdat het Gemeentearchief Rotterdam zijn serverruimte liet auditen om die als 'officiële digitale archiefbewaarplaats' te laten erkennen en die ruimte officieel de naam van 'digitaal depot' geeft."

Illustratief voor de techniek-georiënteerde benadering noemt hij ook het belang dat JustID hecht aan digitale handtekeningen om authentieke en integere archiefdocumenten te archiveren. Volgens Filip zegt een digitale handtekening niets over de authenticiteit en integriteit van een digitaal archiefdocument en verliest de geavanceerde digitale handtekening na verloop van tijd zijn validatie-functie. JustID heeft hier wel over nagedacht (en misschien wel een oplossing voor verzonnen), maar heeft daarmee geen duurzaam antwoord gegeven op het authenticiteits- en integriteitsvraagstuk. Uiteindelijk worden de gegevens uit handtekening en certificaat als metadata bij het archiefstuk opgeslagen.

En dat is het derde pijnpunt dat Filip aanwijst: de metadata. Het OAIS-model beschijft een archiefstuk en zijn metadata als één informationpackage. Dit is (mede) de reden waarom het Felixarchief er expliciet voor kiest om metadata en archiefstuk samen, in één pakketje te bewaren: ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bij alle vier de Nederlandse oplossingen worden metadata en archiefstuk gescheiden van elkaar opgeslagen en lijkt het er op dat er nauwelijks nagedacht is over de duurzaamheid van de metadata.

"De vraag naar de digitaal duurzame archivering van de informatiepackages gaat over de essentiële functionaliteit van een digitaal depot, en confronteert de digitale archivaris met de duurzaamheid of beprekte houdbaarheid van zijn digitale archiveringsoplossing. Het digitaal depot zelf, als archiveringssysteem is door zijn afhankelijkheid ten aanzien van hard- en software niet bestemd om op (middel-)lange termijn operationeel te blijven. Zijn inhoud dient echter wel digitaal duurzaam te zijn."

Ik begreep van Hans Berende dat de artikelen binnenkort ook digitaal beschikbaar komen. Dat is goed, want deze artikelen verdienen een ruimer publiek!

Toevoeging op 11 maart:
E-mail van Hans gekregen. De artikelen zijn hier te vinden.

Kun je je digitaal archief uitbesteden?

Het was een gemêleerd gezelschap dat gistermiddag bij elkaar was bij de expertmeeting in het Gemeentearchief Rotterdam: medewerkers van verschillende archiefdiensten (Amsterdam, Utrecht, ’s-Hertogenbosch, Nationaal Archief, Antwerpen en natuurlijk Rotterdam), twee archiefinspecteurs, de directeur van DEN, iemand van DANS, een ‘metselaar’ van Tessella (dixit P. Horsman), een emeritus hoogleraar, een IT-auditor, iemand van de NCDD en iemand van EOS.

Dit gezelschap moest aan de hand van een casus over de archiefdienst van een middelgrote gemeente vanuit verschillende perspectieven een antwoord geven op de vraag: Kun je het technisch beheer van digitaal archief uitbesteden? Wat zou je daarvoor technisch, organisatorisch, juridisch en archivistisch moeten regelen?

Iedereen was het er over eens dat er een onderscheid gemaakt moet worden tussen archiefbeheer en archiefzorg en tussen technisch beheer en intellectueel beheer. En als je dat onderscheid hanteert, vind ik het niet zo verwonderlijk dat vanuit alle vier de perspectieven het antwoord was: “Ja, mits…”
Wat dit betreft is er namelijk geen onderscheid in digitaal of analoog archief.

Voorwaarde is wel dat de zorgdrager er alles aan zal moeten doen om ‘in control’ te zijn. En daarbij maakt het weinig verschil of het werk in eigen huis of buiten de deur gebeurd.
Dit betekent ook dat de uitbestedende organisatie in staat moet zijn om te beoordelen of de diensten die door de externe partijen geleverd worden aan de maat zijn. En dat vereist weer de nodige expertise bij de dienst. Want je moet niet alleen weten wat je aan een leverancier moet vragen, maar je moet ook in staat zijn om de antwoorden op waarde te schatten.

Even een zijstap:
In dit verband vergeleek iemand ED3 met een Wat & hoe-boekje. Je kunt uit het boekje wel voorlezen: "Ku mund të gjej një ATM?"(Waar vind ik een pinautomaat?), maar dan moet je dit antwoord ook snappen: "Ka një vend në parlament në treg dhe ju mund pin atë. Le të shohim, në mënyrë që të merrni ju këtu në të majtë dhe pas njëqind metra në të djathtë dhe pastaj në restorantet e gjelbër me shenjë që ta kthejë majtë. Dhe atëherë të jeni atje."

Eigenlijk werd alleen vanuit de technische hoek aangegeven dat een archiefdienst van een middelgrote gemeente nooit in staat zou zijn het technisch beheer helemaal zelf te doen. De dienst zou nooit in staat zijn om alle expertise die nodig is om het digitaal archief te beheren in dienst te nemen.

Opvallend was verder dat mensen geneigd zijn om de betrouwbaarheid van eigen medewerkers hoger in te schatten dan die van externe partijen, bijvoorbeeld als het gaat om de toegang tot vertrouwelijke stukken. De praktijk wijst volgens mij uit dat de ‘inside man’ wat dit betreft een groter risico is, juist omdat hij of zij precies weet wat interessant is. (Wat dat betreft: ik weet bijna zeker dat er uit overheidsarchieven meer waardevolle stukken gestolen zijn door archivarissen, dan door schoonmakers of gebouwenbeheerders!)

Zoals het altijd gaat tijdens zo’n middag kwamen natuurlijk ook allerlei andere onderwerpen aan de orde. Een voor mij nieuw begrip wil ik hier nog even noemen: ‘de archivistische verwijderingsbijdrage’
Achtergrond bij dit begrop is de terechte constatering dat we nu vooral oplossingen aan de achterkant (het e-depot) aan het bedenken zijn, terwijl we bij het ontstaan van digitale archiefbescheiden er voor moeten zorgen dat ze bewaard kunnen blijven voor zolang als ze nodig zijn. Dit betekent dus ook dat je ieder archiefstuk vanaf het ontstaan goed moet beheren. En dat kost de archiefvormer geld.

Binnenkort zal op de website van het gemeentearchief Rotterdam een uitgebreider verslag verschijnen. En op de NCDD-blog is al impressie (met foto’s) te lezen.

Studiedag Digitaal Depot Antwerpen

Gisteren vond in het prachtige Felixarchief in Antwerpen een studiedag over Nederlandse en Vlaamse e-depots plaats. Hoewel de opkomst groot was (ik schat dat er meer dan honderd mensen waren), gooide de stroomstoring in Rotterdam voor verschillende bezoekers (waaronder mijn collega’s Dick en Chido) roet in het eten.
Ik had me voorgenomen om (semi)live vanuit Antwerpen te bloggen, maar helaas bleken de accespoints vanuit de congresruimte niet bereikbaar.

Voor de liefhebbers heb ik van iedere presentatie een mindmap gemaakt. Hier zijn ondertussen de integrale presentaties te vinden.

Jacqueline Slats van het Nationaal Archief gaf aan dat het NA drie redenen zag om een e-depot te bouwen:

1. om overgebracht digitale archiefbescheiden goed te kunnen beheren


2. om het overbrengen van digitale archiefbescheiden te vereenvoudigen / verbeteren


3. om de beschikbaarstelling van archiefbescheiden via internet te verbeteren

Ze beschreef daarna vijf scenario’s voor de positie die het e-depot van het nationaal archief in de toekomst kan innemen:

1. De huidige situatie, waarbij zorgdragers na twintig jaar hun te bewaren digitale archiefbescheiden overbrengen.


2. Scandinavisch model, waarbij zorgdragers hun te bewaren archieven vervroegd overbrengen


3. Fins model, waarbij het NA als een Trusted Digital Repository gaat functioneren. Het Zorgdragers brengen dan al hun digitale archieven (te bewaren en te vernietigen) onder het e-depot. Zorgdragers blijven zelf verantwoordelijk voor selectie en vernietiging en overbrenging.


4. Het NA gaat fungeren als TRD voor de RHC’s. Dit wil zeggen dat andere archiefdiensten e-depotruimte kunnen huren bij het NA.


5. Service Oriented Architecture, waarbij het NA digitale archieven op of in de systemen van de zorgdrager gaat beheren.

Het NA legt sterk de nadruk op digitale toegankelijk via internet (in het project NA4All), waarbij Jacqueline wel aangaf dat alleen ‘openbare’ stukken beschikbaar gesteld worden.
Ik vroeg me daarbij af men zich bewust is van de volledige impact van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het oordeel van het College Bescherming Persoonsgegevens ten aanzien van het Bouwarchief van Nijmegen. Volgens het CBP is er namelijk een verschil tussen openbaarheid en actieve openbaarmaking op internet. Wat dat betreft verdient de Juridische Wegwijzer Archieven en Musea Online die de Taskforce Archieven heeft laten maken veel meer aandacht.

Daarna beschreven achtereenvolgens Inge Schoups van het Stadsarchief Antwerpen en Jantje Steenhuis van het Gemeentearchief Rotterdam (die door de stroomstoring net op tijd was) hoe het bouwen van een e-depot in hun organisatie is aangepakt.
Het grote verschil is waarschijnlijk de positionering van het Archief en het e-depot in de gemeentelijke organisatie. Antwerpen heeft er van begin af aan voor gezorgd dat het e-depot geen speeltje van de archiefdienst is. Er is continu nauw samengewerkt met de andere gemeentelijke afdelingen. In Rotterdam is het archief begonnen met het bouwen van een depot voor haar eigen digitale bestanden en pas later is besloten ook een “e-depot Concern” voor de rest van de gemeentelijke organisatie te bouwen.


Na de lunch besprak Josje Evers de manier waarop in Rotterdam de belangrijkste functies uit het OAIS-model werden geïmplementeerd. Enkele zaken vielen me daarbij op:
Metadatamanagement: GAR heeft heel veel tijd besteed aan het maken van één metadatamodel voor Archief, Atlas en Bibliotheek.
Preservation planning: In haar presentatie gaf Josje aan dat de uitvoering van de bewaarstrategie “per documentsoort” kan verschillen. Ik snapte eerst niet wat ze bedoelde met documentsoort, maar later begreep ik dat het om bestandsformaten ging. Misschien wreekt zich hier het gebruik van Engelse begrippen zonder daar een heldere en adequate Nederlandse vertaling naast te zetten?
Beleid: Een belangrijk onderdeel van OAIS is ‘Administration’ wat wij in ED3 vertaald hebben met beheer en gedefinieerd hebben als: “formuleren beleid, overleggen met archiefvormers, standaarden vastleggen, beheer digitaal depot, bijhouden documentatie, opvolgen technologische veranderingen” Dit waren niet de punten die Josje onder de noemer “beleid” opsomde en ik weet niet of en hoe deze aspecten nu geborgd zijn.


Het laatste woord was voor Filip Boudrez, die zoals gewoonlijk in een razend tempo, maar desondanks heel helder en begrijpelijk, vertelde hoe het Digitaal Depot van Antwerpen in elkaar steekt. En, zoals Peter Horsman ook opmerkte, we mochten in het depot kijken. Wat me verder zijn presentatie het meest bijgebleven is, is de nadruk die hij legt op het permanent controleren van alle stappen die gezet worden. Iedere transformatie, iedere beheershandeling moet minstens eenmaal, maar waarschijnlijk meerdere keren gecontroleerd worden.