Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer? (Een 'gastblog' van Frans Smit)

Op 14 november 2008 schreef Frans Smit een artikel in De Automatiseringsgids, met als titel Overheidsinformatie onbeperkt houdbaar maken. Met daarin het volgende citaat:

Je kunt je [...] afvragen of het overdragen van informatie wel zo wenselijk is. ED3 gaat begrijpelijkerwijs uit van de huidige wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer. In de analoge wereld is ‘overdracht’ een fysieke activiteit. In de digitale wereld is zoiets eigenlijk onwenselijk. Het kan namelijk een hoop onnodige bureaucratie en dubbel werk veroorzaken. Is het daarom niet beter om dit concept te herzien?

Daar wilden we wat meer over weten en we hebben Frans Smit gevraagd voor een 'gastblog'. Tot ons genoegen ging hij akkoord en hieronder treft u het resultaat.

Een Gastblog geeft een betrokkene de gelegenheid een inzicht of mening te publiceren, voor zover dit raakvlakken heeft met het terrein van deze Blog. Meningen en feiten zijn volledig voor rekening van de betrokkene en hoeven niet het standpunt van het LOPAI of een der leden weer te geven.


Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer?
Frans Smit, management consultant bij Ordina Public Management Consultating (OPMC). E-mail: frans.smit@ordina.nl

In oktober 2008 werd een conferentie georganiseerd over e-depots, en dan met name over wat zeker in de Lage Landen als best practice mag worden gezien: het e-depot van Antwerpen. De Belgen doen het beter m.b.t. de digitalisering van de overheid (zie http://www.politiek-digitaal.nl/belgen). Dat geldt ook voor de ontwikkeling van een keten van digitaal informatiebeheer, tot en met de ontwikkeling van een omgeving voor eeuwige digitale bewaring. Met behulp van open standaarden.

Uit de E-David nieuwsbrief, nummer 8, haal ik de volgende conclusies van de studiedag:

Volgende voorwaarden zijn essentieel voor een goed functionerend digitaal
depot:

1. Verankeren van het archiveringsproces in de organisatie: digitaal
   documentbeheer en digitale archivering maken deel uit van de werkprocessen van een organisatie en behoren tot de taken van elke medewerker.
2. Organiseren van het archiveren: een organisatie werkt best met een
   geïntegreerd beheerssysteem. Dit betekent dat voor alle archiefdocumenten,
   ongeacht het medium of de applicatie waarin ze worden gecreëerd of beheerd,
   dezelfde beheersstructuur en metadatastandaarden gelden.
3. Structureren van de informatie: elke medewerker is verantwoordelijk om zijn
   dossiers volledig te maken en te structureren.

Deze conclusies heb ik met enige verbazing gelezen. Natuurlijk is het allemaal waar wat er staat. En ik ben blij om te lezen dat de kennis over het instrumentarium en over processen van digitaal informatiebeheer echt behoorlijk is toegenomen.

Maar al deze punten zijn eisen die je niet aan jezelf stelt, maar aan degene wiens informatie je moet gaan beheren. Een ander moet het beter doen. Dan komt het in orde. Die sfeer ademt uit het citaat.

Dat is jammer, want op basis van de op zich correcte bevindingen zou je een prachtig actieprogramma kunnen samenstellen om klantgericht je voorgangers in de informatieketen te helpen. Op die manier zet je jezelf op de kaart en laat je je niet in de hoek zetten waar archivarissen (met heel hun kennis van verantwoord duurzaam informatiebeheer) zich nog maar al te vaak bevinden.

Het zou een goede zaak zijn als de archiefgemeenschap per bovenstaande conclusie expliciet aan zou geven wat het zelf denkt te gaan doen om archiefvormers actief en effectief te faciliteren. Tools zijn er tegenwoordig genoeg. ED3 kan zich ontwikkelen tot zo’n instrument dat geweldig nuttig kan blijken te zijn om de kloof in kennis en communicatie tussen archiefvormers en archiefbeheerders te overbruggen.

Als je maar duidelijk blijft maken aan de archiefvormers wat zij ermee kunnen winnen en wat je zelf aan positieve bijdrage levert.

Studiedag Digitaal Depot Antwerpen

Gisteren vond in het prachtige Felixarchief in Antwerpen een studiedag over Nederlandse en Vlaamse e-depots plaats. Hoewel de opkomst groot was (ik schat dat er meer dan honderd mensen waren), gooide de stroomstoring in Rotterdam voor verschillende bezoekers (waaronder mijn collega’s Dick en Chido) roet in het eten.
Ik had me voorgenomen om (semi)live vanuit Antwerpen te bloggen, maar helaas bleken de accespoints vanuit de congresruimte niet bereikbaar.

Voor de liefhebbers heb ik van iedere presentatie een mindmap gemaakt. Hier zijn ondertussen de integrale presentaties te vinden.

Jacqueline Slats van het Nationaal Archief gaf aan dat het NA drie redenen zag om een e-depot te bouwen:

1. om overgebracht digitale archiefbescheiden goed te kunnen beheren


2. om het overbrengen van digitale archiefbescheiden te vereenvoudigen / verbeteren


3. om de beschikbaarstelling van archiefbescheiden via internet te verbeteren

Ze beschreef daarna vijf scenario’s voor de positie die het e-depot van het nationaal archief in de toekomst kan innemen:

1. De huidige situatie, waarbij zorgdragers na twintig jaar hun te bewaren digitale archiefbescheiden overbrengen.


2. Scandinavisch model, waarbij zorgdragers hun te bewaren archieven vervroegd overbrengen


3. Fins model, waarbij het NA als een Trusted Digital Repository gaat functioneren. Het Zorgdragers brengen dan al hun digitale archieven (te bewaren en te vernietigen) onder het e-depot. Zorgdragers blijven zelf verantwoordelijk voor selectie en vernietiging en overbrenging.


4. Het NA gaat fungeren als TRD voor de RHC’s. Dit wil zeggen dat andere archiefdiensten e-depotruimte kunnen huren bij het NA.


5. Service Oriented Architecture, waarbij het NA digitale archieven op of in de systemen van de zorgdrager gaat beheren.

Het NA legt sterk de nadruk op digitale toegankelijk via internet (in het project NA4All), waarbij Jacqueline wel aangaf dat alleen ‘openbare’ stukken beschikbaar gesteld worden.
Ik vroeg me daarbij af men zich bewust is van de volledige impact van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het oordeel van het College Bescherming Persoonsgegevens ten aanzien van het Bouwarchief van Nijmegen. Volgens het CBP is er namelijk een verschil tussen openbaarheid en actieve openbaarmaking op internet. Wat dat betreft verdient de Juridische Wegwijzer Archieven en Musea Online die de Taskforce Archieven heeft laten maken veel meer aandacht.

Daarna beschreven achtereenvolgens Inge Schoups van het Stadsarchief Antwerpen en Jantje Steenhuis van het Gemeentearchief Rotterdam (die door de stroomstoring net op tijd was) hoe het bouwen van een e-depot in hun organisatie is aangepakt.
Het grote verschil is waarschijnlijk de positionering van het Archief en het e-depot in de gemeentelijke organisatie. Antwerpen heeft er van begin af aan voor gezorgd dat het e-depot geen speeltje van de archiefdienst is. Er is continu nauw samengewerkt met de andere gemeentelijke afdelingen. In Rotterdam is het archief begonnen met het bouwen van een depot voor haar eigen digitale bestanden en pas later is besloten ook een “e-depot Concern” voor de rest van de gemeentelijke organisatie te bouwen.


Na de lunch besprak Josje Evers de manier waarop in Rotterdam de belangrijkste functies uit het OAIS-model werden geïmplementeerd. Enkele zaken vielen me daarbij op:
Metadatamanagement: GAR heeft heel veel tijd besteed aan het maken van één metadatamodel voor Archief, Atlas en Bibliotheek.
Preservation planning: In haar presentatie gaf Josje aan dat de uitvoering van de bewaarstrategie “per documentsoort” kan verschillen. Ik snapte eerst niet wat ze bedoelde met documentsoort, maar later begreep ik dat het om bestandsformaten ging. Misschien wreekt zich hier het gebruik van Engelse begrippen zonder daar een heldere en adequate Nederlandse vertaling naast te zetten?
Beleid: Een belangrijk onderdeel van OAIS is ‘Administration’ wat wij in ED3 vertaald hebben met beheer en gedefinieerd hebben als: “formuleren beleid, overleggen met archiefvormers, standaarden vastleggen, beheer digitaal depot, bijhouden documentatie, opvolgen technologische veranderingen” Dit waren niet de punten die Josje onder de noemer “beleid” opsomde en ik weet niet of en hoe deze aspecten nu geborgd zijn.


Het laatste woord was voor Filip Boudrez, die zoals gewoonlijk in een razend tempo, maar desondanks heel helder en begrijpelijk, vertelde hoe het Digitaal Depot van Antwerpen in elkaar steekt. En, zoals Peter Horsman ook opmerkte, we mochten in het depot kijken. Wat me verder zijn presentatie het meest bijgebleven is, is de nadruk die hij legt op het permanent controleren van alle stappen die gezet worden. Iedere transformatie, iedere beheershandeling moet minstens eenmaal, maar waarschijnlijk meerdere keren gecontroleerd worden.