Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer? (Een 'gastblog' van Frans Smit)

Op 14 november 2008 schreef Frans Smit een artikel in De Automatiseringsgids, met als titel Overheidsinformatie onbeperkt houdbaar maken. Met daarin het volgende citaat:

Je kunt je [...] afvragen of het overdragen van informatie wel zo wenselijk is. ED3 gaat begrijpelijkerwijs uit van de huidige wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer. In de analoge wereld is ‘overdracht’ een fysieke activiteit. In de digitale wereld is zoiets eigenlijk onwenselijk. Het kan namelijk een hoop onnodige bureaucratie en dubbel werk veroorzaken. Is het daarom niet beter om dit concept te herzien?

Daar wilden we wat meer over weten en we hebben Frans Smit gevraagd voor een 'gastblog'. Tot ons genoegen ging hij akkoord en hieronder treft u het resultaat.

Een Gastblog geeft een betrokkene de gelegenheid een inzicht of mening te publiceren, voor zover dit raakvlakken heeft met het terrein van deze Blog. Meningen en feiten zijn volledig voor rekening van de betrokkene en hoeven niet het standpunt van het LOPAI of een der leden weer te geven.


Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer?
Frans Smit, management consultant bij Ordina Public Management Consultating (OPMC). E-mail: frans.smit@ordina.nl

In oktober 2008 werd een conferentie georganiseerd over e-depots, en dan met name over wat zeker in de Lage Landen als best practice mag worden gezien: het e-depot van Antwerpen. De Belgen doen het beter m.b.t. de digitalisering van de overheid (zie http://www.politiek-digitaal.nl/belgen). Dat geldt ook voor de ontwikkeling van een keten van digitaal informatiebeheer, tot en met de ontwikkeling van een omgeving voor eeuwige digitale bewaring. Met behulp van open standaarden.

Uit de E-David nieuwsbrief, nummer 8, haal ik de volgende conclusies van de studiedag:

Volgende voorwaarden zijn essentieel voor een goed functionerend digitaal
depot:

1. Verankeren van het archiveringsproces in de organisatie: digitaal
   documentbeheer en digitale archivering maken deel uit van de werkprocessen van een organisatie en behoren tot de taken van elke medewerker.
2. Organiseren van het archiveren: een organisatie werkt best met een
   geïntegreerd beheerssysteem. Dit betekent dat voor alle archiefdocumenten,
   ongeacht het medium of de applicatie waarin ze worden gecreëerd of beheerd,
   dezelfde beheersstructuur en metadatastandaarden gelden.
3. Structureren van de informatie: elke medewerker is verantwoordelijk om zijn
   dossiers volledig te maken en te structureren.

Deze conclusies heb ik met enige verbazing gelezen. Natuurlijk is het allemaal waar wat er staat. En ik ben blij om te lezen dat de kennis over het instrumentarium en over processen van digitaal informatiebeheer echt behoorlijk is toegenomen.

Maar al deze punten zijn eisen die je niet aan jezelf stelt, maar aan degene wiens informatie je moet gaan beheren. Een ander moet het beter doen. Dan komt het in orde. Die sfeer ademt uit het citaat.

Dat is jammer, want op basis van de op zich correcte bevindingen zou je een prachtig actieprogramma kunnen samenstellen om klantgericht je voorgangers in de informatieketen te helpen. Op die manier zet je jezelf op de kaart en laat je je niet in de hoek zetten waar archivarissen (met heel hun kennis van verantwoord duurzaam informatiebeheer) zich nog maar al te vaak bevinden.

Het zou een goede zaak zijn als de archiefgemeenschap per bovenstaande conclusie expliciet aan zou geven wat het zelf denkt te gaan doen om archiefvormers actief en effectief te faciliteren. Tools zijn er tegenwoordig genoeg. ED3 kan zich ontwikkelen tot zo’n instrument dat geweldig nuttig kan blijken te zijn om de kloof in kennis en communicatie tussen archiefvormers en archiefbeheerders te overbruggen.

Als je maar duidelijk blijft maken aan de archiefvormers wat zij ermee kunnen winnen en wat je zelf aan positieve bijdrage levert.