vrijdag 17 oktober 2008

ED3 of hoe toets je attent beheer

Onderstaand artikel van de hand van Lolke Folkertsma en mij staat deze maand in Od.

Op 4 juni 2008 ontving de directeur van het Nationaal Archief, de heer Berendse, het eerste exemplaar van ED3 – Eisen Duurzaam Digitaal Depot. ED3 is het kader waarmee het LOPAI de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie zal gaan toetsen. In dit artikel beschrijven Ingmar Koch en Lolke Folkertsma de achtergronden en reikwijdte van dit eerste Nederlandstalige toetsingskader voor eDepots.

Attent beheer
Het bewaren van analoge archieven is redelijk eenvoudig. Als je zorgt voor goed papier, stabiele luchtvochtigheid en temperatuur, een zuurvrije map en een groene zippel (en er doen zich geen grote calamiteiten voor), dan kun je een papieren dossier vandaag de dag makkelijk honderd jaar negeren. De documenten zullen daarna nog net zo toegankelijk zijn als nu. Sterker nog, ondanks (of misschien juist dankzij) heilzame verwaarlozing (‘benign neglect’ in het Engels) zijn heel veel waardevolle analoge archieven aan ons overgeleverd. Denk bijvoorbeeld aan de Babylonische kleitabletten, die duizenden jaren onder de grond hebben gelegen en bij opgravingen zijn terug gevonden. Of, dichter bij huis, de 120 jaar oude brief van Multatuli die onlangs op een zolder in de Flevopolder gevonden is.

Het is voor velen geen nieuws meer dat heilzame verwaarlozing voor digitale documenten een heel slechte bewaarstrategie is. Ook als er een ‘goed’ bestandsformaat en een ‘goede’ drager gebruikt worden, verandert heilzame verwaarlozing heel snel in heilloos verzuim: digitale documenten die niet meer vindbaar, fotobestanden die niet meer bruikbaar of spreadsheets die niet meer interpreteerbaar zijn. Digitale duurzaamheid vereist continu attent beheer.

Op 4 juni 2008 presenteerde het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs tijdens de studiedagen van de KVAN zijn ED3 - Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Hierin hebben de gezamenlijke provinciale archiefinspecties, in samenwerking met Het Expertisecentrum, beschreven aan welke aspecten aandacht besteed moet worden bij het inrichten en in stand houden van een eDepot. Aan de hand van de 75 eisen uit ED3 kunnen de archiefinspecties vaststellen of bij een organisatie sprake is van attent beheer of heilloos verzuim.

Wat is een eDepot?
In ED3 gaan we, in navolging van andere, internationale toetsingskaders, uit van een brede definitie van een eDepot. Het gaat niet enkel om de apparatuur en programmatuur die nodig is om digitale objecten veilig op te slaan [NOOT 1], het gaat vooral om alles wat om die machines en programma’s heen georganiseerd moet worden. Het LOPAI definieert een eDepot daarom als:
Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.[NOOT 2]
Deze brede definitie ligt om verschillende redenen voor de hand.
Allereerst omdat digitale duurzaamheid veel meer is dan alleen maar hard- en software. Zoals gezegd gaat het bij de permanente bewaring van digitale bestanden om attent beheer. Hardware is heel relevant, maar moet onvermijdelijk na verloop van tijd vervangen worden. Er zijn dus mensen nodig om de servers te beheren, er moet geld beschikbaar zijn om de machines te vervangen en de vervanging moet gepland worden. Ditzelfde geldt grosso modo ook voor software en gedeeltelijk zelfs voor de te beheren bestanden. Met alleen apparatuur en programmatuur ben je er dus niet.

Ten tweede toetst de provinciale archiefinspectie analoge archieven ook veel breder dan alleen op de kwaliteit van het papier en het klimaat in de archiefruimte of –bewaarplaats. Ook bij het toezicht op de analoge archivering spelen de vier p’s een cruciale rol: personeel, processen, procedures en pecunia. Het breder perspectief past dus perfect in het toezicht op de zorg zoals de archiefinspecties dat op basis van de archiefwetgeving uitoefenen.

In de derde plaats heeft de brede definitie ook een signaleringsfunctie: het eDepot bevindt zich op het snijvlak van ICT en archief en de archivaris dient zich er van bewust te zijn, dat hij zijn functie in het digitale tijdperk niet kan uitoefenen zonder kennis van ICT en samenwerking met ICT-ers.

Vijfenzeventig eisen in drie onderdelen
ED3 bestaat uit drie hoofdstukken: Inleiding, Terminologie en Criteria. In dit laatste hoofdstuk zijn vijfenzeventig eisen opgenomen, stuk voor stuk voorzien van een korte toelichting. Hierbij is het belangrijk om in het oog te houden dat ED3 geen blauwdruk is voor het bouwen van een eDepot. De criteria omvatten functionele eisen die ‘universeel’ zijn: voor het permanent bewaren van digitale archiefbescheiden moet aan deze voorwaarden voldaan worden. Het maakt voor het toezicht niet uit of ze zijn opgenomen in een ‘stand alone’ eDepot bij een archiefdienst of bewaard worden bij ‘de administratie.’

Zoals uit bijgaande mindmap blijkt, zijn de criteria onderverdeeld in drie hoofdcategorieën:
A. Organisatie, beleid en procedures
B. Beheer van digitale archiefbescheiden
C. Technologie, technische infrastructuur en beveiliging.

A. Organisatie, beleid en procedures
Omdat de kwaliteit van de organisatie die het depot beheert van grote invloed is op de kwaliteit van het langdurig digitaal beheer, zijn daarover in ED3 achttien eisen opgenomen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om eisen ten aanzien van de continuïteit van de organisatie (Wat heeft de organisatie geregeld voor het geval zij zelf ophoudt te bestaan?), de personeelsformatie en de financiën. Veel aandacht wordt hierbij ook besteed aan de manier waarop de organisatie haar procedures vastgelegd heeft en zelf toetst of er ook conform de procedures gewerkt wordt.

B. Beheer van digitale archiefbescheiden
Dit deel bestaat uit 39 eisen ten aanzien van functies, procedures en processen die nodig zijn voor de opname, het toegankelijk maken, de beschikbaarstelling en de lange termijn opslag van digitale archiefstukken met de bijbehorende metadata. Deze eisen zijn gebaseerd op de huidige archiefwetgeving en moeten vooral de kwaliteit van de digitale archiefbescheiden waarborgen. Archivistisch gezien is paragraaf B de kern van het digitaal depot.
De zes onderdelen van deze paragraaf komen ruwweg overeen met de entiteiten uit het functioneel model uit OAIS [NOOT 3].

Het gaat in deze paragraaf om de manier waarop digitale archiefbescheiden aangeboden worden aan het depot (B1), hoe ze daarna in het depot worden opgenomen (B2) en hoe de permanente opslag geregeld is (B4). Met name onder de kopjes bewaarstrategie en informatiemanagement komen de maatregelen die de organisatie genomen heeft om duurzame toegankelijkheid te garanderen aan bod. Omdat archiefstukken worden bewaard om ook weer geraadpleegd te kunnen worden, wordt in de laatste paragraaf bekeken hoe de organisatie dit geregeld heeft.

C. Technologie, technische infrastructuur en beveiliging
De achttien eisen uit onderdeel C gaan over de techniek van het eDepot zelf, vergelijkbaar met de regeling op basis van artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 voor de bewaarplaatsen van analoge archiefbescheiden. In de praktijk zullen deze criteria grotendeels samenvallen met een uitgebreide ICT-audit, omdat er al vele standaarden voor een goed werkende digitale infrastructuur bestaan. Het gaat in deze paragraaf om zaken als een beschreven ICT-architectuur, informatiebeveiliging en calamiteitenplannen.

Tot slot
ED3 is natuurlijk niet zomaar uit de lucht komen vallen. Het is in feite een aanpassing van TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist) [NOOT 4] aan de Nederlandse archiefwetgeving en –praktijk.
ED3 hangt ook niet in het luchtledige. Zoals gezegd is in onderdeel B de huidige Nederlandse archiefwetgeving en dan met name de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden geïncorporeerd. Verder zijn er ook duidelijke raakpunten met NEN-ISO 15489 en 23081, ISO 14271 (OAIS) en de net vastgestelde NEN 2082.
En ED3 is ook niet vacuüm getrokken en daarmee gestold tot een wet van Meden en Perzen. Op 4 juni 2008 hebben we de eerste versie gepresenteerd en deze zal uiteraard aangepast worden zodra de archiefwet en –regelgeving aangepast wordt. Maar, we gaan de komende maanden ook inspectie-ervaringen opdoen. We zullen dan bekijken of in ED3 de goede vragen gesteld worden, of we de antwoorden begrijpen en of we daarna in staat zijn om een oordeel te vellen over het onderzochte depot. De uitkomsten daarvan kunnen leiden tot een aanpassing of nadere toelichting van de eisen. En vanzelfsprekend kunnen ook opmerkingen uit ‘het veld’ aanleiding zijn om ED3 te verbeteren.

Aanvullende informatie
ED3 is analoog te verkrijgen bij de provinciale archiefinspecties of te downloaden via http://lopai.nl/pdf/ED3_v1.pdf
Aanvullende informatie wordt ook beschikbaar gesteld via de ED3-weblog: http://eisenduurzaamdigitaaldepot.blogspot.com/

Lolke Folkertsma is adjunct-archiefinspecteur bij de provincie Overijssel; Ingmar Koch is beleidsmedewerker archiefinspectie bij de provincie Noord-Brabant. Beiden zijn mede-opstellers van ED3.

Noten
1. P. Horsman, R. Spork, ‘E-depot Rotterdam 5: Hoe hard kun je lopen?’ In: Archievenblad, juli 2008, p. 30-31.
2. LOPAI, ED3, p.7-8. Deze definitie is een vertaling van de definitie uit TRAC (zie noot 4)
3. http:// public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf
4. http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf

Dit artikel is afkomstig uit Od 10-2008. Od is een uitgave van Sdu Uitgevers, Den Haag, www.sdu.nl

1 opmerking:

  1. Goed artikel wat nota bene uit 2008 komt! Je ziet inderdaad dat steeds meer bedrijven economischer omgaan met de ruimte die ze bezitten. Vooral als het gaat om kostbare m2 die ze kunnen hergebruiken voor nieuwe plaatsingen van personeel. In combinatie met de belangrijkste documenten opslaan en de cloud oplossing zie ik dat veel bedrijven binnenkort snel zullen overstappen op een modernere e-opslag voor het bedrijf met een duurzaam karakter voorop.

    BeantwoordenVerwijderen