maandag 24 november 2008

eDepot in perspectief

Drie presentaties, drie stellingen en drie keer drie speeddates, dat stond afgelopen donderdag 20 november in Maastricht op het programma van het najaarscongres eDepot in Perspectief van SOD afdeling Zuid. De presentaties zullen waarschijnlijk binnenkort integraal op de website van de SOD verschijnen. Nu al een kort verslag.

Filip Boudrez was net op tijd in Maastricht om de ontwikkeling van het eDepot bij de stad Antwerpen te beschrijven. Deze keer viel me dit plaatje het meest op:

Antwerpen streeft ernaar om van het eDepot een generieke service te maken, die alle verantwoordingsinformatie uit de primaire applicaties zo vroeg mogelijk opneemt en beheert. Dat heeft echter ingrijpende consequenties voor het eDepot.
Allereerst moet er veel meer aandacht besteed worden aan de toegangsrechten. Overgebrachte, permanent te bewaren archiefstukken zijn in principe voor iedereen toegankelijk, terwijl actuele informatie uit een CRM of FMS-systeem dat uiteraard niet is! Filip gaf aan dat er in één specifiek Antwerps systeem een duizendtal authorisatieregels konden voorkomen.
Een ander punt is dat de ‘standaard’ archieftoegangen (lees: inventarissen) veel te grofmazig zijn. In een inventaris zouden we alle ontvangen facturen uit 2008 onder één nummer plaatsen: Ontvangen facturen 2008. Maar in de dagelijkse praktijk zoeken medewerkers een specifieke factuur, bijvoorbeeld aan de hand van een crediteurennaam, factuurnummer of ontvangstdatum. Die metadata moeten dus niet alleen in het depot opgenomen worden, maar moeten ook als zoeksleutel gebruikt kunnen worden.
Hier is de hele presentatie van Filip als mindmap.

Daarna beschreef Geert Luykx hoe lastig kan zijn om een project eDepot van de grond te krijgen. Het blijkt dat het voor een archiefdienst als Rijckheyt ingewikkeld is om de belangen van alle partijen te behartigen. Rijckheyt is gevestigd in Heerlen en was ‘vroeger’ het Stadsarchief Heerlen. Maar, sinds enkele jaren heeft Rijckheyt met een zevental omliggende gemeenten dienstverleningsovereenkomsten afgesloten en fungeert ook voor deze kleinere gemeenten als archiefdienst. Het verschil in schaalgrootte en nabijheid blijkt bij het opstarten van eDepot-project het nodige zand in de raderen te kunnen gooien.
Rijckheyt volgt nu een soort tweesporenbeleid. Aan de ene kant wordt afgewacht wat de Denktank eDepot van de Kring van Archivarissen in Limburg oplevert en aan de andere kant worden intern al voorbereidingen getroffen om een eigen depot(je) in te richten. Die Denktank is een paar maanden geleden opgericht om te onderzoeken welke rol het Limburgse archiefwezen kan, moet en wil spelen bij het inrichten van een “Limburgs eDepot”. De resultaten van dit onderzoek zullen in het voorjaar van 2009 gepresenteerd worden.
Dit is de mindmap van de presentatie van Geert:

Na een korte pauze mocht ik de tijd tot aan de lunch volpraten met onderstaande presentatie:

Hier zitten een paar nieuwigheidjes in. Allereerst de vertaling van het DCC Lifecyclemodel (sheet 14 t/m 20) om aan te geven welke activiteiten allemaal noodzakelijk zijn om bestanden permanent toegankelijk te houden (en dat je er dus niet bent met een computer alleen). Ik hoop hier binnenkort een langer stuk aan te wijden.
Daarnaast heb ik mijn “stokpaardje” bereden door een ED3 for Dummies te maken (sheet 42-44). Hierin heb ik, met hulp van Alan Ake beschreven wat particulieren moeten doen om hun digitale bestanden toegankelijk te houden.
Een andere nieuwigheid, waar ik binnenkort nog over wil schrijven, is onderstaand plaatje uit sheet 50.

Ik denk dat we de komende tijd moeten streven naar één overkoepelend normenkader voor het beheren van alle (B en V) digitale archiefbescheiden. Dit zal waarschijnlijk een combinatie zijn van allerlei bestaande normen, waaronder de Baseline, ED3 en NEN 2082.

Tenslotte werd na de lunch in verschillende groepen gediscussieerd over de volgende drie stellingen:
Filip: “Elke organisatie heeft zijn digitaal depot nodig.”
Geert: “De digitale archiefbescheiden uit de periode 1990 – 2020 moeten als verloren worden beschouwd.”
Ingmar: “De lokale overheden archiveren nog altijd alsof computers niet bestaan.”

1 opmerking:

  1. Goed verhaal. Prima weergave. Bedankt! (ben benieuwd naar het vervolg)

    Ton.

    BeantwoordenVerwijderen