Kun je je digitaal archief uitbesteden?

Het was een gemêleerd gezelschap dat gistermiddag bij elkaar was bij de expertmeeting in het Gemeentearchief Rotterdam: medewerkers van verschillende archiefdiensten (Amsterdam, Utrecht, ’s-Hertogenbosch, Nationaal Archief, Antwerpen en natuurlijk Rotterdam), twee archiefinspecteurs, de directeur van DEN, iemand van DANS, een ‘metselaar’ van Tessella (dixit P. Horsman), een emeritus hoogleraar, een IT-auditor, iemand van de NCDD en iemand van EOS.

Dit gezelschap moest aan de hand van een casus over de archiefdienst van een middelgrote gemeente vanuit verschillende perspectieven een antwoord geven op de vraag: Kun je het technisch beheer van digitaal archief uitbesteden? Wat zou je daarvoor technisch, organisatorisch, juridisch en archivistisch moeten regelen?

Iedereen was het er over eens dat er een onderscheid gemaakt moet worden tussen archiefbeheer en archiefzorg en tussen technisch beheer en intellectueel beheer. En als je dat onderscheid hanteert, vind ik het niet zo verwonderlijk dat vanuit alle vier de perspectieven het antwoord was: “Ja, mits…”
Wat dit betreft is er namelijk geen onderscheid in digitaal of analoog archief.

Voorwaarde is wel dat de zorgdrager er alles aan zal moeten doen om ‘in control’ te zijn. En daarbij maakt het weinig verschil of het werk in eigen huis of buiten de deur gebeurd.
Dit betekent ook dat de uitbestedende organisatie in staat moet zijn om te beoordelen of de diensten die door de externe partijen geleverd worden aan de maat zijn. En dat vereist weer de nodige expertise bij de dienst. Want je moet niet alleen weten wat je aan een leverancier moet vragen, maar je moet ook in staat zijn om de antwoorden op waarde te schatten.

Even een zijstap:
In dit verband vergeleek iemand ED3 met een Wat & hoe-boekje. Je kunt uit het boekje wel voorlezen: "Ku mund të gjej një ATM?"(Waar vind ik een pinautomaat?), maar dan moet je dit antwoord ook snappen: "Ka një vend në parlament në treg dhe ju mund pin atë. Le të shohim, në mënyrë që të merrni ju këtu në të majtë dhe pas njëqind metra në të djathtë dhe pastaj në restorantet e gjelbër me shenjë që ta kthejë majtë. Dhe atëherë të jeni atje."

Eigenlijk werd alleen vanuit de technische hoek aangegeven dat een archiefdienst van een middelgrote gemeente nooit in staat zou zijn het technisch beheer helemaal zelf te doen. De dienst zou nooit in staat zijn om alle expertise die nodig is om het digitaal archief te beheren in dienst te nemen.

Opvallend was verder dat mensen geneigd zijn om de betrouwbaarheid van eigen medewerkers hoger in te schatten dan die van externe partijen, bijvoorbeeld als het gaat om de toegang tot vertrouwelijke stukken. De praktijk wijst volgens mij uit dat de ‘inside man’ wat dit betreft een groter risico is, juist omdat hij of zij precies weet wat interessant is. (Wat dat betreft: ik weet bijna zeker dat er uit overheidsarchieven meer waardevolle stukken gestolen zijn door archivarissen, dan door schoonmakers of gebouwenbeheerders!)

Zoals het altijd gaat tijdens zo’n middag kwamen natuurlijk ook allerlei andere onderwerpen aan de orde. Een voor mij nieuw begrip wil ik hier nog even noemen: ‘de archivistische verwijderingsbijdrage’
Achtergrond bij dit begrop is de terechte constatering dat we nu vooral oplossingen aan de achterkant (het e-depot) aan het bedenken zijn, terwijl we bij het ontstaan van digitale archiefbescheiden er voor moeten zorgen dat ze bewaard kunnen blijven voor zolang als ze nodig zijn. Dit betekent dus ook dat je ieder archiefstuk vanaf het ontstaan goed moet beheren. En dat kost de archiefvormer geld.

Binnenkort zal op de website van het gemeentearchief Rotterdam een uitgebreider verslag verschijnen. En op de NCDD-blog is al impressie (met foto’s) te lezen.