ED3 of hoe toets je attent beheer

Onderstaand artikel van de hand van Lolke Folkertsma en mij staat deze maand in Od.

Op 4 juni 2008 ontving de directeur van het Nationaal Archief, de heer Berendse, het eerste exemplaar van ED3 – Eisen Duurzaam Digitaal Depot. ED3 is het kader waarmee het LOPAI de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie zal gaan toetsen. In dit artikel beschrijven Ingmar Koch en Lolke Folkertsma de achtergronden en reikwijdte van dit eerste Nederlandstalige toetsingskader voor eDepots.

Attent beheer
Het bewaren van analoge archieven is redelijk eenvoudig. Als je zorgt voor goed papier, stabiele luchtvochtigheid en temperatuur, een zuurvrije map en een groene zippel (en er doen zich geen grote calamiteiten voor), dan kun je een papieren dossier vandaag de dag makkelijk honderd jaar negeren. De documenten zullen daarna nog net zo toegankelijk zijn als nu. Sterker nog, ondanks (of misschien juist dankzij) heilzame verwaarlozing (‘benign neglect’ in het Engels) zijn heel veel waardevolle analoge archieven aan ons overgeleverd. Denk bijvoorbeeld aan de Babylonische kleitabletten, die duizenden jaren onder de grond hebben gelegen en bij opgravingen zijn terug gevonden. Of, dichter bij huis, de 120 jaar oude brief van Multatuli die onlangs op een zolder in de Flevopolder gevonden is.

Het is voor velen geen nieuws meer dat heilzame verwaarlozing voor digitale documenten een heel slechte bewaarstrategie is. Ook als er een ‘goed’ bestandsformaat en een ‘goede’ drager gebruikt worden, verandert heilzame verwaarlozing heel snel in heilloos verzuim: digitale documenten die niet meer vindbaar, fotobestanden die niet meer bruikbaar of spreadsheets die niet meer interpreteerbaar zijn. Digitale duurzaamheid vereist continu attent beheer.

Op 4 juni 2008 presenteerde het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs tijdens de studiedagen van de KVAN zijn ED3 - Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Hierin hebben de gezamenlijke provinciale archiefinspecties, in samenwerking met Het Expertisecentrum, beschreven aan welke aspecten aandacht besteed moet worden bij het inrichten en in stand houden van een eDepot. Aan de hand van de 75 eisen uit ED3 kunnen de archiefinspecties vaststellen of bij een organisatie sprake is van attent beheer of heilloos verzuim.

Wat is een eDepot?
In ED3 gaan we, in navolging van andere, internationale toetsingskaders, uit van een brede definitie van een eDepot. Het gaat niet enkel om de apparatuur en programmatuur die nodig is om digitale objecten veilig op te slaan [NOOT 1], het gaat vooral om alles wat om die machines en programma’s heen georganiseerd moet worden. Het LOPAI definieert een eDepot daarom als:

Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.[NOOT 2]

Deze brede definitie ligt om verschillende redenen voor de hand.
Allereerst omdat digitale duurzaamheid veel meer is dan alleen maar hard- en software. Zoals gezegd gaat het bij de permanente bewaring van digitale bestanden om attent beheer. Hardware is heel relevant, maar moet onvermijdelijk na verloop van tijd vervangen worden. Er zijn dus mensen nodig om de servers te beheren, er moet geld beschikbaar zijn om de machines te vervangen en de vervanging moet gepland worden. Ditzelfde geldt grosso modo ook voor software en gedeeltelijk zelfs voor de te beheren bestanden. Met alleen apparatuur en programmatuur ben je er dus niet.

Ten tweede toetst de provinciale archiefinspectie analoge archieven ook veel breder dan alleen op de kwaliteit van het papier en het klimaat in de archiefruimte of –bewaarplaats. Ook bij het toezicht op de analoge archivering spelen de vier p’s een cruciale rol: personeel, processen, procedures en pecunia. Het breder perspectief past dus perfect in het toezicht op de zorg zoals de archiefinspecties dat op basis van de archiefwetgeving uitoefenen.

In de derde plaats heeft de brede definitie ook een signaleringsfunctie: het eDepot bevindt zich op het snijvlak van ICT en archief en de archivaris dient zich er van bewust te zijn, dat hij zijn functie in het digitale tijdperk niet kan uitoefenen zonder kennis van ICT en samenwerking met ICT-ers.

Vijfenzeventig eisen in drie onderdelen
ED3 bestaat uit drie hoofdstukken: Inleiding, Terminologie en Criteria. In dit laatste hoofdstuk zijn vijfenzeventig eisen opgenomen, stuk voor stuk voorzien van een korte toelichting. Hierbij is het belangrijk om in het oog te houden dat ED3 geen blauwdruk is voor het bouwen van een eDepot. De criteria omvatten functionele eisen die ‘universeel’ zijn: voor het permanent bewaren van digitale archiefbescheiden moet aan deze voorwaarden voldaan worden. Het maakt voor het toezicht niet uit of ze zijn opgenomen in een ‘stand alone’ eDepot bij een archiefdienst of bewaard worden bij ‘de administratie.’

Zoals uit bijgaande mindmap blijkt, zijn de criteria onderverdeeld in drie hoofdcategorieën:
A. Organisatie, beleid en procedures
B. Beheer van digitale archiefbescheiden
C. Technologie, technische infrastructuur en beveiliging.

A. Organisatie, beleid en procedures
Omdat de kwaliteit van de organisatie die het depot beheert van grote invloed is op de kwaliteit van het langdurig digitaal beheer, zijn daarover in ED3 achttien eisen opgenomen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om eisen ten aanzien van de continuïteit van de organisatie (Wat heeft de organisatie geregeld voor het geval zij zelf ophoudt te bestaan?), de personeelsformatie en de financiën. Veel aandacht wordt hierbij ook besteed aan de manier waarop de organisatie haar procedures vastgelegd heeft en zelf toetst of er ook conform de procedures gewerkt wordt.

B. Beheer van digitale archiefbescheiden
Dit deel bestaat uit 39 eisen ten aanzien van functies, procedures en processen die nodig zijn voor de opname, het toegankelijk maken, de beschikbaarstelling en de lange termijn opslag van digitale archiefstukken met de bijbehorende metadata. Deze eisen zijn gebaseerd op de huidige archiefwetgeving en moeten vooral de kwaliteit van de digitale archiefbescheiden waarborgen. Archivistisch gezien is paragraaf B de kern van het digitaal depot.
De zes onderdelen van deze paragraaf komen ruwweg overeen met de entiteiten uit het functioneel model uit OAIS [NOOT 3].

Het gaat in deze paragraaf om de manier waarop digitale archiefbescheiden aangeboden worden aan het depot (B1), hoe ze daarna in het depot worden opgenomen (B2) en hoe de permanente opslag geregeld is (B4). Met name onder de kopjes bewaarstrategie en informatiemanagement komen de maatregelen die de organisatie genomen heeft om duurzame toegankelijkheid te garanderen aan bod. Omdat archiefstukken worden bewaard om ook weer geraadpleegd te kunnen worden, wordt in de laatste paragraaf bekeken hoe de organisatie dit geregeld heeft.

C. Technologie, technische infrastructuur en beveiliging
De achttien eisen uit onderdeel C gaan over de techniek van het eDepot zelf, vergelijkbaar met de regeling op basis van artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 voor de bewaarplaatsen van analoge archiefbescheiden. In de praktijk zullen deze criteria grotendeels samenvallen met een uitgebreide ICT-audit, omdat er al vele standaarden voor een goed werkende digitale infrastructuur bestaan. Het gaat in deze paragraaf om zaken als een beschreven ICT-architectuur, informatiebeveiliging en calamiteitenplannen.

Tot slot
ED3 is natuurlijk niet zomaar uit de lucht komen vallen. Het is in feite een aanpassing van TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist) [NOOT 4] aan de Nederlandse archiefwetgeving en –praktijk.
ED3 hangt ook niet in het luchtledige. Zoals gezegd is in onderdeel B de huidige Nederlandse archiefwetgeving en dan met name de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden geïncorporeerd. Verder zijn er ook duidelijke raakpunten met NEN-ISO 15489 en 23081, ISO 14271 (OAIS) en de net vastgestelde NEN 2082.
En ED3 is ook niet vacuüm getrokken en daarmee gestold tot een wet van Meden en Perzen. Op 4 juni 2008 hebben we de eerste versie gepresenteerd en deze zal uiteraard aangepast worden zodra de archiefwet en –regelgeving aangepast wordt. Maar, we gaan de komende maanden ook inspectie-ervaringen opdoen. We zullen dan bekijken of in ED3 de goede vragen gesteld worden, of we de antwoorden begrijpen en of we daarna in staat zijn om een oordeel te vellen over het onderzochte depot. De uitkomsten daarvan kunnen leiden tot een aanpassing of nadere toelichting van de eisen. En vanzelfsprekend kunnen ook opmerkingen uit ‘het veld’ aanleiding zijn om ED3 te verbeteren.

Aanvullende informatie
ED3 is analoog te verkrijgen bij de provinciale archiefinspecties of te downloaden via http://lopai.nl/pdf/ED3_v1.pdf
Aanvullende informatie wordt ook beschikbaar gesteld via de ED3-weblog: http://eisenduurzaamdigitaaldepot.blogspot.com/

Lolke Folkertsma is adjunct-archiefinspecteur bij de provincie Overijssel; Ingmar Koch is beleidsmedewerker archiefinspectie bij de provincie Noord-Brabant. Beiden zijn mede-opstellers van ED3.

Noten
1. P. Horsman, R. Spork, ‘E-depot Rotterdam 5: Hoe hard kun je lopen?’ In: Archievenblad, juli 2008, p. 30-31.
2. LOPAI, ED3, p.7-8. Deze definitie is een vertaling van de definitie uit TRAC (zie noot 4)
3. http:// public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf
4. http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf

Dit artikel is afkomstig uit Od 10-2008. Od is een uitgave van Sdu Uitgevers, Den Haag, www.sdu.nl

Studiedag Digitaal Depot Antwerpen

Gisteren vond in het prachtige Felixarchief in Antwerpen een studiedag over Nederlandse en Vlaamse e-depots plaats. Hoewel de opkomst groot was (ik schat dat er meer dan honderd mensen waren), gooide de stroomstoring in Rotterdam voor verschillende bezoekers (waaronder mijn collega’s Dick en Chido) roet in het eten.
Ik had me voorgenomen om (semi)live vanuit Antwerpen te bloggen, maar helaas bleken de accespoints vanuit de congresruimte niet bereikbaar.

Voor de liefhebbers heb ik van iedere presentatie een mindmap gemaakt. Hier zijn ondertussen de integrale presentaties te vinden.

Jacqueline Slats van het Nationaal Archief gaf aan dat het NA drie redenen zag om een e-depot te bouwen:

1. om overgebracht digitale archiefbescheiden goed te kunnen beheren


2. om het overbrengen van digitale archiefbescheiden te vereenvoudigen / verbeteren


3. om de beschikbaarstelling van archiefbescheiden via internet te verbeteren

Ze beschreef daarna vijf scenario’s voor de positie die het e-depot van het nationaal archief in de toekomst kan innemen:

1. De huidige situatie, waarbij zorgdragers na twintig jaar hun te bewaren digitale archiefbescheiden overbrengen.


2. Scandinavisch model, waarbij zorgdragers hun te bewaren archieven vervroegd overbrengen


3. Fins model, waarbij het NA als een Trusted Digital Repository gaat functioneren. Het Zorgdragers brengen dan al hun digitale archieven (te bewaren en te vernietigen) onder het e-depot. Zorgdragers blijven zelf verantwoordelijk voor selectie en vernietiging en overbrenging.


4. Het NA gaat fungeren als TRD voor de RHC’s. Dit wil zeggen dat andere archiefdiensten e-depotruimte kunnen huren bij het NA.


5. Service Oriented Architecture, waarbij het NA digitale archieven op of in de systemen van de zorgdrager gaat beheren.

Het NA legt sterk de nadruk op digitale toegankelijk via internet (in het project NA4All), waarbij Jacqueline wel aangaf dat alleen ‘openbare’ stukken beschikbaar gesteld worden.
Ik vroeg me daarbij af men zich bewust is van de volledige impact van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het oordeel van het College Bescherming Persoonsgegevens ten aanzien van het Bouwarchief van Nijmegen. Volgens het CBP is er namelijk een verschil tussen openbaarheid en actieve openbaarmaking op internet. Wat dat betreft verdient de Juridische Wegwijzer Archieven en Musea Online die de Taskforce Archieven heeft laten maken veel meer aandacht.

Daarna beschreven achtereenvolgens Inge Schoups van het Stadsarchief Antwerpen en Jantje Steenhuis van het Gemeentearchief Rotterdam (die door de stroomstoring net op tijd was) hoe het bouwen van een e-depot in hun organisatie is aangepakt.
Het grote verschil is waarschijnlijk de positionering van het Archief en het e-depot in de gemeentelijke organisatie. Antwerpen heeft er van begin af aan voor gezorgd dat het e-depot geen speeltje van de archiefdienst is. Er is continu nauw samengewerkt met de andere gemeentelijke afdelingen. In Rotterdam is het archief begonnen met het bouwen van een depot voor haar eigen digitale bestanden en pas later is besloten ook een “e-depot Concern” voor de rest van de gemeentelijke organisatie te bouwen.


Na de lunch besprak Josje Evers de manier waarop in Rotterdam de belangrijkste functies uit het OAIS-model werden geïmplementeerd. Enkele zaken vielen me daarbij op:
Metadatamanagement: GAR heeft heel veel tijd besteed aan het maken van één metadatamodel voor Archief, Atlas en Bibliotheek.
Preservation planning: In haar presentatie gaf Josje aan dat de uitvoering van de bewaarstrategie “per documentsoort” kan verschillen. Ik snapte eerst niet wat ze bedoelde met documentsoort, maar later begreep ik dat het om bestandsformaten ging. Misschien wreekt zich hier het gebruik van Engelse begrippen zonder daar een heldere en adequate Nederlandse vertaling naast te zetten?
Beleid: Een belangrijk onderdeel van OAIS is ‘Administration’ wat wij in ED3 vertaald hebben met beheer en gedefinieerd hebben als: “formuleren beleid, overleggen met archiefvormers, standaarden vastleggen, beheer digitaal depot, bijhouden documentatie, opvolgen technologische veranderingen” Dit waren niet de punten die Josje onder de noemer “beleid” opsomde en ik weet niet of en hoe deze aspecten nu geborgd zijn.


Het laatste woord was voor Filip Boudrez, die zoals gewoonlijk in een razend tempo, maar desondanks heel helder en begrijpelijk, vertelde hoe het Digitaal Depot van Antwerpen in elkaar steekt. En, zoals Peter Horsman ook opmerkte, we mochten in het depot kijken. Wat me verder zijn presentatie het meest bijgebleven is, is de nadruk die hij legt op het permanent controleren van alle stappen die gezet worden. Iedere transformatie, iedere beheershandeling moet minstens eenmaal, maar waarschijnlijk meerdere keren gecontroleerd worden.

iPRES 2008 (slot)

Nog een paar citaten van Chris Rusbridge.

Een hart onder de riem van 'ouderwetse' archivarissen:

Christian Keitel from Ludwigsburg quoted one Chris Rusbridge as saying that digital preservation was “easy and cheap”, and then comprehensively showed that it was at least complicated and difficult. He did suggest that sensible bringing together of digital preservation and non-digital archival approaches (in both directions) could suggest some improvements in practice that do simplify things somewhat.

En een relatieverende opmerking aan het eind:

In discussion, we felt that the point of David’s remarks was that we should understand that perfection was not achievable in the digital world, as it never was in the analogue world. We have never managed to keep all we wanted to keep (or to have kept) for as long as we wanted to keep it, without any damage.

Ik heb me voorgenomen om over twee weken in Antwerpen op een zelfde manier verslag te doen van de Studiedag Digitaal Depot.

iPRES 2008

Gisteren en vandaag vond (en vindt) in de British Library voor de vijfde keer iPRES (international Conference on Preservation of Digital Objects) plaats. En het mooie van deze tijden is dat van de lezingen bijna live een verslag te volgen is. Zie bijvoorbeeld de bijdragen van Chris Rusbridge op de Digital Curation Blog.

Ik pik er nu even een paar interessante citaten uit.
Over kosten en risico's

Richard Wright talking about storage and the “cost of risk”. In early days dropping a storage device meant losing a few kilobytes, now it could be GBytes and years of work. Storage costs declining and capacity increasing exponentially roughly related to Moore’s law (doubling every 18 months). Usage is going up, too, and risk is proportionate to usage, so risk is going up too. Risk proportional to no of devices and to size and to use… plus the more commonly discussed format obsolescence, IT infrastructure obsolescence etc. So if storage gets really cheap, it gets really risky!

Reports work from Manfred Thaller of Koln: one bad byte affects only that byte of a TIFF (does this depend on selected compression?), 2% of a JPEG, and 17% of a JPEG2000. Demonstrated 5 errors on a PNG and a BMP: former illegible, latter has a few dots scattered about. Text files the best: one byte corruption affects only that byte! (...) Can’t emphasise how important this is: one of the most worrying preconceptions in digital preservation is that the bit preservation element is a solved problem. It isn’t!

Over emulatie

I’ve always had a problem with emulation; perhaps I’ve too long a memory of those early days of MS-DOS, when emulators were quite good at running well-behaved programs, but were rubbish at many common programs, which broke the rule-book and went straight into the interrupt vectors to get performance. OK, if you’re not that old, maybe emulation does work better these days, and is even getting trendy under the new name of virtualisation. My other problem is also a virtue of emulation: you will be presented with the object’s “original” interface, or look and feel. This sounds good, but in practice the world has moved on and most people don’t like old interfaces, even if historians may want them. I guess emulation can work well for objects which are “viewed”, in some sense; it’s not clear to me that one can easily interwork an emulated object with a current object.

Vooral die laatste twee opmerkingen vind ik interessant en moet ik nog eens over nadenken.

En tenslotte een presentatie van Brian Kelly over website-archivering. (Toevallig is dat nu heel actueel in mijn eigen organisatie, vandaar mijn belangstelling).

Preservation of Web Resources: The JISC PoWR Project

View SlideShare presentation or Upload your own. (tags: ipres-2008 ukoln)

Lezing bij SNAAI gaat niet door

Ik lees net dat de excursie van SNAAI naar Eindhoven, volgende week donderdag wegens te weinig animo niet doorgaat.
Dat is heel jammer, want ik had een hele mooie presentatie in voorbereiding, vond ik zelf.
Misschien dat ik de komende weken delen daarvan (onder andere over levenscyclus van digitaal beheer) dan maar hier publiceer.

Vooruitblik op de komende maand

De komende weken wordt het druk:

1. Eind deze week gaan we ED3 'testen' bij een werkend digitaal depot voor archiefstukken in het oosten van het land. Uiteraard zullen we in de weken daarna hier over onze ervaringen schrijven.


2. Volgende week geef ik voor SNAAI in Eindhoven een presentatie over ED3, waarbij ik ook de eerste indrukken van de 'inspectie' uit de doeken zal doen. De presentatie zal hier volgende week ook te vinden zijn.


3. In oktober verschijnt in de Od een artikel van de hand van Lolke Folkertsma en mij over ED3. Te zijner tijd zal dit artikel hier integraal te lezen zijn.


4. 15 oktober zijn Chido en ik aanwezig bij de Studiedag Digitaal Depot in Antwerpen en op deze pagina's zullen onze impressies te lezen zijn.

Informatiebeveiliging

Een paar weken geleden schreef ik hier over digitale duurzaamheid voor de gewone man, waarbij het vooral ging om het voorkomen van ‘natuurlijk’ verval van digitale documenten. Analoge en digitale archiefbescheiden kunnen natuurlijk ook verloren gaan door calamiteiten, zoals brand of wateroverlast.

Afgelopen zondag heeft het in Zuid-Limburg flink geregend en in ieder geval één overheidsorganisatie heeft daar heel veel last van gehad:

"KvK ontruimd wegens wateroverlast

Het gebouw van de Kamer van Koophandel in Maastricht is ontruimd in verband met wateroverlast. In de kelder van het complex bij De Geusselt staat 40 centimeter water. Alle computersystemen zijn uitgevallen, waardoor er niet meer kan worden gewerkt.

Geprobeerd wordt om de kelder vandaag weer droog te krijgen, zodat het personeel morgen weer aan het werk kan. De dienstverlening wordt zolang waargenomen door de Kamer van Koophandel in Venlo."
Bron: Dagblad De Limburger en L1; foto Johannes Timmermans.

In ED3 zijn vier eisen om vast te stellen of het eDepot voldoende beveiligd is tegen dit soort calamiteiten:

C 3.1 De dienst doet aan een systematische risicoanalyse voor factoren als data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen.
C 3.2 De dienst heeft voor iedere vastgestelde beveiligingseis adequate maatregelen getroffen.
C 3.3 Medewerkers hebben ten aanzien van wijzigingen in het systeem afgebakende rollen, verantwoordelijkheden en autorisaties.
C 3.4 De dienst beschikt over passende calamiteiten- en herstelplannen, bestaande uit minstens een back-up van alle opgeslagen informatie en een kopie van het herstelplan op een andere locatie.

Overigens, bij deze hoeveelheden water (40 cm) lijkt het er op dat de wettelijk verplichte drempel van 10 cm voor een archiefruimte en archiefbewaarplaats ook niet genoeg was geweest.