Terminologie ED3

Het is wellicht goed om nog eens extra aandacht te besteden aan de vertaalde Terminologie van ED3.

TRAC, het fundament van ED3, is een van OAIS (Open Archival Information Standard, ISO 14721:2003) afgeleid instrument en gebruikt dan ook de OAIS terminologie. Dat is in het Engels en niet alleen op de archivistiek gericht, al zou de naam anders suggereren. Wij hebben de termen vertaald en de beslissing om te vertalen met redenen omkleed.

Dan verschijnt er in de linker kantlijn van de blog Digitaal Duurzaam van Inge Angevaare (Coördinator van de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid) het volgende:

SIPs, ADA's en andere afko's
In de marge van de GAR-bijeenkomst bleek dat er onder archivarissen weinig animo bestaat om de door het LOPAI in ED3 voorgestelde Nederlandse vertalingen van de termen uit het OAIS-model te gaan hanteren. Jacqueline Schuurman Hess: 'De Engelse termen zijn zo ingeburgerd, die laten we zo.' Daarmee is ook het bezwaar ondervangen dat de term 'aangeboden digitaal archiefstuk (ADA)' wel heel specifiek is voor één sector en daarom de communicatie met andere instellingen zoals bibliotheken en de wetenschap kan bemoeilijken. Voorlopig houden we het onder vakgenoten dus op de OAIS 'information packages'.

Bij de eerste enigszins toonbare versie van ED3 hadden ook wij de engelse terminologie gehandhaafd, om dezelfde reden die Jacqueline Schuurman Hess in het citaat aangeeft.
Die inburgering bleek echter behoorlijk tegen te vallen en het was ook op advies van een aantal personen die de genoemde ED3-versie gelezen hadden, dat we besloten hebben de terminologie te vertalen. Zij hielden zich met inspectie, dan wel e-depot(terminologie) bezig en wezen ons er op vooral begrijpelijk voor de doelgroep te blijven: de gemiddelde archivaris.

We hebben toen de afweging gemaakt: gaan we de goegemeente opvoeden in de nieuwe, breedgedragen terminologie (want daar zijn we wel van overtuigd), of willen we in Nederland, onder de verantwoordelijken voor te bewaren archief, zo snel mogelijk begrip en acceptatie krijgen voor de eisen en normen voor een E-depot? Misschien is de vergelijking niet helemaal zuiver, maar wij hebben voor het laatste gekozen en als dat geholpen wordt door het vertalen van de terminologie naar herkenbare termen, dan is dat een geheiligd middel.

Want laten we twee dingen niet vergeten:

1. De personen die op de GAR-Informatiedag aanwezig waren, zijn bovengemiddeld geïnteresseerd in digitale archivering en E-depots. Dat geldt zeker niet voor de hele beroepsgroep. Als ik als niet-ingelezen archivaris geconfronteerd wordt met de term 'information package', dan zal ik in eerste instantie denken aan iets van de afdeling Voorlichting of wellicht iets dat met bibliotheek of documentatie te maken heeft. In ieder geval niet mijn primaire verantwoordelijkheid. We lopen het risico vér voor de muziek uit te lopen, ergens een hoek om te slaan en de aansluiting met de rest van het orkest kwijt te raken. Overigens: ED3 refereert bij iedere term aan de originele TRAC/OAIS-term. Een link is dus zo gelegd en wellicht dat een latere versie van ED3 alleen de engelse terminologie zal gebruiken.
2. ED3 is bedoeld voor het toetsen van een archiefwettelijk E-depot. Het is dus niet primair bedoeld voor het inrichten van een willekeurig E-depot (bibliothecair, wetenschappelijk, archivistisch enz.), zoals OAIS is. Zo van: iedere koe is een gewerveld zoogdier, maar niet ieder gewervelde is een koe. Of een zoogdier. De eisen van ED3 zijn wellicht universeel bruikbaar voor alle E-depots (alhoewel misschien niet volledig genoeg voor iedere situatie), de normeringen niet per sé. Die zijn specifiek gericht op de Nederlandse archiefwet en -regelgeving. Bedenk dat 'archief' een heel specifieke functie heeft die bij andere collectietypen niet voorkomt: de (juridische) verantwoordingsfunctie. Archiefstukken zijn in een niet onaanzienlijk aantal gevallen bewijsstukken in het openbare circuit. Om de juridische authenticiteit of openbaarheid te garanderen voldoen niet altijd de normeringen voor een 'duurzame' authenticiteit of toegankelijkheid. Vermoedelijk zijn veel van de ED3-normen te zwaar voor bijvoorbeeld het E-depot van de Koninklijke Bibliotheek. Inrichten naar deze normering zou dus onnodige investeringen met zich meebrengen. Het is nooit de bedoeling van het LOPAI geweest om een universele nederlandstalige inrichtingschecklist op te stellen; ED3 is een instrument voor het toezicht op een deel van de werkzaamheden van een beheerder van Nederlands overheidsarchief, het daar berustend materiaal met bijbehorende archiefbewaarplaats. En dan dus digitaal.

We zijn dus zeker niet tegen het gebruik van de OAIS-terminologie, het is alleen in de ED3-situatie, op dit moment, niet opportuun om het 1 op 1 over te nemen.