Verslagje Informatiedag E-depot Gemeentearchief Rotterdam

Op 19 juni 2008 organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) een informatiedag over het project E-depot. Deelnemers werden op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen, de stand van zaken en de komende activiteiten bij het project E-depot GAR.

Aan de orde kwamen onder meer waarom het GAR een E-depot wil hebben, wat de stand van zaken is bij de verschillende onderdelen en de gevolgen van het E-depot voor de organisatie en de mensen die er werken.

Hieronder een kort verslagje van de twee programmaonderdelen die ik heb meegemaakt:
(Voor een uitgebreider verslag: blog Inge Angevaare.)

Metadata en authority files - Ronald Grootveld (download presentatie)
De noodzaak tot het inrichten van een E-depot en de ontwikkeling van een integraal metadatamodel. Hoe integreer je de ontsluitingsmethoden van archieven, bibliotheek en topografische atlas? Het nut en de noodzaak van authority records.

De presentatie gaf een beeld van hoe Rotterdam tot een metadatamodel (een metadatadatabase) voor het E-Depot is gekomen en wat de plannen voor de nabije toekomst zijn. Men heeft gebruik gemaakt van ISAD en ISAAR, waarbij een koppeling met XML-uitwisselingsformaten (EAD, EAC) mogelijk moest zijn. Het team van Ronald heeft zich beperkt tot de beschrijvende en administratieve metadata. De technische metadata is tot dusver buiten beschouwing gebleven. De metadata kwam uit vier binnen het GAR gebruikte systemen. De data moet uiteindelijk ook weer door die systemen gebruikt kunnen worden (én door de digitale balie), zonder dat de systemen aangepast moesten worden. Uiteindelijk wil men komen tot een centraal metadatasysteem met álle metadata op basis van ISAD en ISAAR, getoetst aan OAIS.
Bij een centraal systeem verwordt metadata tot een authority file (bijv: namen van personen en organisaties, geografische namen, trefwoorden enz.). Gezien de ervaringen en toekomstplannen is er voor gekozen om een “authority autoriteit” (vgl. trefwoordencommissie en onderhoud centrale taxonomie) in te stellen, die nieuwe authority files controleert en vergelijkt alvorens ze op te nemen. Tot dusver heeft het GAR alleen de eigen metadata gebruikt om een taxonomie te ontwikkelen. Het is de bedoeling dat de authority autoriteit ook gaat kijken naar bestaande taxonomieën uit de bibliotheekwereld of vakinhoudelijke taxonomieën (geografie, waterbeheer, belastingen enz.)


Preservering - Jacqueline Schuurman Hess, Jacob Takema en Mette van Essen (download presentatie)
Welke acties worden bij het GAR ondernomen om te komen tot een goed preserveringsbeleid: beleidsplan, technology watch, overdrachtsprotocol voor de archiefvormer. Het GAR kijkt in de toekomst met Planets en Plato.

De presentatie werd door drie personen gehouden. Allereerst begon Jacqueline met een algemeen verhaal over het preserveringsbeleid mbt het E-depot. Volgens het GAR is preservering voor het E-depot te omschrijven als: “Het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van digitale informatieobjecten” (door het GAR veracronimiseerd tot dio’s). Jacqueline bekeek het preserveringsbeleid vanuit een strategisch en vanuit een tactisch perspectief. Bij het eerste perspectief viel op dat er veel aandacht is voor de dienstverleningskant en bij het tweede was het interessant te zien dat er per bron een afweging van inhoud versus kosten werd gemaakt, alvorens te “preserveren”. Helaas was er geen tijd meer om te vragen om het GAR een rekenmodel had voor deze afweging.

Het volgende deel van de presentatie werd gehouden door Jacob en ging over Technology Watch (TW). Het doel van TW is om inzicht te krijgen in de technologische componenten die opgenomen (gaan) worden in het E-depot, op basis waarvan activiteiten ondernomen kunnen worden. Monitoring en actie, dus. Men wil door samenwerking deze kennis delen op zowel op nationaal, als op internationaal niveau.

Daarna werd een voorbeeldje van “digitale archeologie” gegeven door Mette. Het was het verhaal van de reconstructie van een aantal jaar geleden ontworpen driedimensionaal computermodel van het standbeeld van Erasmus, waarbij oude programma’s opgespoord, structuren herbouwd, gedrag opnieuw ingericht en verwijzingen opnieuw aangemaakt moesten worden. Er kon al weer een behoorlijk volledige Erasmus getoond worden. Wel leek het alsof er hier en daar "gaten" in de mantel gevallen waren, alsof de mot er in zat. De “restauratiewerkzaamheden” zijn dan ook nog in volle gang.
Een interessant voorbeeld van een situatie die je wil voorkomen. Dat was ook de conclusie van het preserveringsteam: voorkomen is beter dan genezen.

Zie de E-depot site van het GAR voor alle presentaties.

ED3
Josje Evertse was zo vriendelijk om op korte termijn te zorgen voor een gelegenheid voor het LOPAI om iets te vertellen over ED3. Tijdens de lunchpauze hield ik een korte presentatie over ED3 en het gebruik ervan door de Provinciale Archiefinspecties.

Ondanks het ongunstige tijdstip trok het toch nog een halve zaal en leverde ook wat discussie op:

• Hoe kan het dat enkele provincies ‘breed toetsen’ en de meeste andere ‘beperkter’?
  Daarmee werd een verband gelegd tussen ED3 en de nieuwe Beleidsregel Vervanging (het vervangen van het papieren origineel door een digitaal origineel) van de provincies, die 2 varianten kent. De ene variant stopt bij het toetsen van de vervangingsprocedure zelf (het zgn. Handboek Vervanging), terwijl de andere het toetsen van de beheersomgeving meeneemt (waarbij ED3 gebruikt moet worden). Zie ook de opmerking van Ingmar op de blog van Inge Angevaare.
  De vragenstelster was overigens voor een brede toetsing, wat ook gehoor vond bij een groot deel van het publiek.

• Zijn de gemeenten wel voldoende geëquipeerd om ED3 aan te kunnen pakken?
  Eén diensthoofd stelde dat als gemeenten of kleine archief­diensten een klimaatinstallatie kunnen beheren, dan kan men ook een E-Depot beheren. Een collega-inspecteur zei daarop dat menig gemeente al moeite heeft met het uitlezen en interpreteren van een datalogger, laat staan zoiets complex als een E-Depot kan opzetten. Samenwerking is de sleutel voor beheer. Dit zou ook het LOPAI graag zien: niet per organisatie een minimaal ingericht E-depot, maar een paar grote, goed ingerichte organisaties die dit oppakken.

Terminologie
Tot slot ben ik even ingegaan op het verschil in terminologie tussen ED3 en het door het GAR gehanteerde TRAC (zoals in de presentatie van Jacqueline te zien was). In eerste instantie hadden wij als LOPAI in de vertaling van TRAC de op OAIS gebaseerde engelse termen SIP, AIP en DIP gehandhaafd. OAIS is nog niet vertaald en toch niet meer weg te denken uit het elektronisch archiefbeheer. Op verzoek van onze "klankbordgroep" hebben we de termen toch maar wel vertaald (maar de originele TRAC/OAIS-term er wel steeds bij vermeld) om het draagvlak voor ED3 te verhogen in het veld. In goed Nederlands: wat de boer niet kent, dat eet hij niet. Dus zorg ervoor dat er iets herkenbaars op tafel komt.