Toekomst voor ons digitaal geheugen

"De Nederlandse overheid zorgt voor zijn digitale bestanden, zoals de burger thuis zorgt voor zijn digitale foto's."

Dat zou Martin Berendse de kabinetsformateur vertellen als hij naar "Beesterzwaag" mocht om het probleem van duurzame digitale toegankelijkheid uit te leggen.

Deze toch wel schokkende omschrijving was een van de uitkomsten van de werkconferentie "Toekomst voor ons digitaal geheugen: duurzame toegang tot informatie in Nederland" die de NCDD op 18 september in de KB organiseerde. Aanleiding voor de conferentie was de interrimrapportage van de Nationale Verkenning Duurzame Toegankelijkheid, die de NCDD op 1 juli 2009 publiceerde.  In het rapport worden op de beleidsterreinen Overheid, Cultuur en Wetenschap verschillende knelpunten voor de duurzame toegankelijkheid gezien. Hieronder een mindmap van de samenvatting die Inge Angevaare van het rapport gaf:



In twee Break out-sessies moesten vertegenwoordigers van de drie beleidsterreinen vast stellen of ze het eens waren met de in de rapportage geconstateerde knelpunten en welke oplossingen ze hiervoor zagen. Hieronder een weergave van de uitkomsten van alle sessies:



Ik heb (uiteraard) deelgenomen aan de sessie voor de Overheid. De eerste, waarin we de problemen moesten benoemen was heel interessant. Al verzuchtte een van de deelnemers terecht: "De eerste publicaties over digitale duurzaamheid dateren uit 1988 en we zijn nog geen stap verder!" Een van de conslusies was dan ook dat 'de sector' de afgelopen jaren niet verder gekomen is dan 'het rondspelen van de bal' en het uitdenken van 100% perfecte oplossingen.

In de sessie na de lunch moesten we oplossingen aandragen voor de geconstateerde problemen. Eerlijk gezegd ben ik er nog niet in geslaagd om de oplossingen die 'we' bedacht hebben te laten aansluiten op de geconstateerde problemen. We begonnen met 'grote' problemen als De democratie is in gevaar  en uiteindelijk zijn de oplossingen een aanwijzing van hogerhand om de duurzaamheid te regelen en een 'financiële impuls'.
Het gebeurde voor mijn ogen, maar ik weet nog altijd niet wat er gebeurd is.

In de paneldiscussie daarna ging het maar heel even over de knelpunten in het rapport, iedere sector herkende en erkende deze. Het ging meer over het zijn en wezen van de NCDD. De 'wetenschappers' verwoordden het probleem helder: "De NCDD moet blijven bestaan, maar we weten niet in welke vorm en met welke taken." Toen de leden van het bestuur hiernaar gevraagd werd, was het antwoord een soort jij-bak "Wat verwacht u van ons? Wat willen jullie dat wij doen?" Dat leverde wat ongemakkelijk gewiebel op, totdat Jeroen van Os (gemeentearchivaris van Utrecht) opstond en aangaf dat hij vooral een agenda verwacht: dit gaat de NCDD de komende jaren wel doen en dit zal de NCDD niet doen.
Een andere vraag (van Maarten Schenk, namens BRAIN in dit geval) aan de leden van het bestuur was: "Wat verwachten jullie dat wij als instellingen doen? Moeten we allemaal lid worden?" Het ietwat gemakkelijke antwoord hierop was dat iedereen lid moest worden, want dan was er meer geld beschikbaar om de goede dingen te doen.

Later begreep ik uit de weblog van Inge Angevaare dat het bestuur hard nadenkt over de toekomstige strategie, maar dat de tijd nog niet rijp is om daar al iets over te zeggen.
"Tja", zou Martin Bril waarschijnlijk zeggen.

Laat ik dan proberen te schetsen hoe ik denk dat de NCDD moet gaan functioneren.
De keynote-speech van de conferentie werd gegeven door Abigail Potter van NDIIPP. Deze organisatie is min of meer de voorbeeld-organisatie voor de NCDD. Hier een mindmap van haar presentatie, die erg snel werd uitgesproken en vergezeld ging van erg volle sheets, dus het best mogelijk dat ik dingen gemist heb.



Twee dingen heb ik wel onthouden:

1. NDIIP is neutraal. Hoewel opgericht door de Library of Congress, staat de organisatie daar eigenlijk los van. Hierdoor is ze voor alle partijen en belanghebbenden in Amerika geaccepteerd als partner en coördinator.
2. NDIIP is gefocust op concrete samenwerkingsprojecten en speelt daarin vooral een coördinerende en faciliterende rol.

Dit zijn twee uitgangspunten die wat mij betreft ook voor de NCDD moeten gelden:

1. Zorg dat je neutraal bent en ook zo gezien wordt.
   Het is voor mij dan dus de vraag of je zo nadrukkelijk moet aangeven wie de leden van de Coalitie zijn.
   
2. Zorg dat je een echte coördinator kunt worden.
   Dat doe je door goed op de hoogte te zijn van wat verschillende organisaties in Nederland (en Europa) ontwikkelen en daarna in staat te zijn relevante partijen er toe te bewegen zaken gezamenlijk aan te pakken. Zorg dus dat je deskundige mensen in dienst heb, die dit kunnen realiseren.

Tenslotte nog twee verwijzingen:
Hier vind je de tweets en mindmaps die ik tijdens de conferentie verzonden heb.
Tweets NCDD 20090918

En hier vind je het radio-interview dat Inge aan Goedemorgen Nederland gegeven heeft voorafgaand aan de werkconferentie (vanaf 55:20)

Digital preservation - The Planets Way (3)

Ik had nog een bericht over Digital preservation - The Planets Way beloofd.

Planets Testbed
De laatste dag mochten we experimenteren met het Planets Testbed. Het idee achter dit Testbed is om met een zo groot mogelijk corpus aan verschillende bestanden en bestandstypen te testen wat in een individueel geval de beste bewaarstrategie zou zijn.
Met behulp van het Testbed kun je testen wat de consequenties zijn van een conversie van formaat A naar formaat B, zonder dat je daar zelf al allerlei hulpmiddelen (servers, software) voor hoeft in te zetten. Eerst laad je (een selectie) van je bestanden op naar de Testbed-server of je zoekt in het beschikbare corpus naar bestanden die overeenkomen met je eigen bestanden en je bekijkt welke strategie je wil uitproberen. Naderhand kun je de resultaten zien en beoordelen.
Doordat deze beoordelingen ook weer aan het Testbed worden toegevoegd, wordt de kennis over welke bewaarstrategieën het best in specifieke situaties toegepast zouden kunnenw worden steeds groter.

Voor de cursus hadden ze een vijftal scenario's uitgewerkt, die in kleine groepen uitgevoerd moesten worden. De belangrijkste conclusie van deze 'hands on-experience' was dat de komende tijd aandacht besteed moet worden aan 'usability', aangezien iedere groep na verloop van tijd niet meer wist op welke knop nu weer geklikt moest worden.
Andere conclusie was dat de volgende keer de werkplekken waar de scenario's op uitgevoerd worden, iets beter op hun taak berekend moeten zijn. Een van de scenario's ging over het migreren van SVG-bestanden, maar op de laptop bleek geen programma geïnstalleerd te zijn waarmee svg-bestanden bekeken konden worden.

Overigens was dit ook het enige minpunt waar ik tijdens deze drie uitstekend georganiseerde dagen tegenaan gelopen ben. Ik weet niet wie daar de meeste complimenten voor verdient, PLANETS of de medewerkers van de KB en de Staatsbibliotheek die samen voor de organisatie verantwoordelijk waren.

Planets Interoperability Framework
Als afsluiting het PLANETS-plaatje, dat ik nog niet had laten zien.



Het doel van PLANETS is om een geïntegreerd platform te bieden, waarin alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden bij het preserveren van digitale bestanden, gedaan kunnen worden: het Interoperability Framework.
Dat Platform zal zodanig in elkaar zitten dat een organisatie eigenlijk zelf amper nog faciliteiten en kennis nodig heeft om de taken uit te voeren:

• Met behulp van de PLANET Core Registry kan achterhaald worden om wat voor typen bestanden het gaat en wat de beste bewaarmethode is
• Met behulp van PLATO kunnen de activiteiten gepland worden
• In het Testbed kan de organisatie ook nog een keer testen of de voorgestelde methode ook echt de beste is
• De eventuele conversie wordt in het Framework uitgevoerd, waarbij op de achtergrond wordt met behulp van XCEL vastgesteld of een conversie echt goed is verlopen

Digital Preservation - The Planets Way (2)

Een van de doelstellingen van de bijeenkomst in Kopenhagen was om belanghebbenden en geïnteresseerden te informeren over de dingen die binnen PLANETS ontwikkeld worden. Vandaag een overzicht van een paar kleine dingen. Later volgen nog het Testbed en het Interoperability Framework waar alles uiteindelijk in samen moet komen.

Migratie van relationele databases

Voor het bewaren van relationele databases ontwikkelt het Schweizeris Bundesarchiv het SIARD-formaat.

Het probleem bij relationele databases zit hem in de relaties. Als je een database migreert moet je die relaties in stand zien te houden, want anders is de 'inhoud' van de database bijna waardeloos. Om dit te bewerkstelligen is SIARD ontwikkeld: Software-Independent Archiving of Relational Databases, waarmee Oracle, MS SQL en MS Access databases duurzaam bewaard kunnen worden.

Een SIARD-bestand is een container (zip64) met verschillende xml-bestanden. Voor iedere tabel in de database wordt een apart xml-bestand gemaakt, waarin de inhoud van de tabellen is opgenomen. Daarnaast wordt een metadata.xml gemaakt waarin de metadata (gebaseerd op SQL 1999) zijn opgenomen.

Uit de presentatie van Jean Marc Comment van juli 2008 maak ik op dat er drie applicaties ontwikkeld worden:

SiardFromDb extraheert en conveert de inhoud van een relationele database naar het SIARD-formaat.

SiardEdit is bedoeld voor het toevoegen en wijzigen van metadata

SiardToDb plaatst een SIARD bestand weer in een database instance en maakt het zoeken en navigeren in de database mogelijk.

Emulatie

Ik heb het hier al eerder gehad over emulatie en mijn bedenkingen bij deze techniek. In PLANETS is Dioscuri, de modulaire emulator van KB en NA waarop MS-DOS, FreeDos, LINUX 16-bits (ELKS) en MS Windows 3.0 kunnen draaien, verder ontwikkeld. Hier staat een uitgebreid verslag van vijf case studies met Dioscuri.

Een van mijn bezwaren tegen Dioscuri (en tot nu toe tegen emulatie in het algemeen), is dat het nogal wat technische kennis vergt om een emulator werkend te krijgen. En voor ieder hardware-platform moet je een aparte emulator bouwen. Daar hopen ze in PLANETS door middel van GRATE een oplossing voor te vinden. GRATE (Global Remote Access To Emulation) biedt "Emulation as a Service". Het zou als volgt moeten gaan werken en dit is de simpele uitleg, technisch zitten er nog wat haken en ogen aan:

Stel je hebt een Ami Pro bestand en je wil dit in de 'orgininele configuratie' bekijken. Dan upload je het bestand naar de GRATE-website, waar met behulp van PRONOM en de Planets Core Registry (zie beneden) bekeken wordt welk bestandsformaat het is en op wat de beste manier is om het bestand te tonen. GRATE levert dan een URL en door daar op te klikken, verschijnt in je browser Ami Pro in Windows 98!

 

Natuurlijk heb je dan nog altijd het probleem dat je moet weten hoe Ami Pro werkt, maar, vroeg Maureen Pennock zich tijdens de presentatie af, is dat niet vergelijkbaar met het kunnen ontcijferen van oud-schrift?

Planets Core Registry

Het laatste wat ik hier wil noemen is eigenlijk geen 'klein ding' maar het hart van PLANETS: de Core Registry.

Bij The National Archives in Londen hebben ze enige tijd geleden PRONOM ontwikkeld. Dit is een (online) register waarin allerlei gegevens over bestandsformaten worden bij gehouden, bijvoorbeeld over Word 6.0. 

De Core Registry wordt een uitbreiding van PRONOM, doordat het niet alleen informatie bevat over bestandstypen, maar ook over software(applicaties), hardware en media en 'preservation pathways'. Dit zijn een soort stappenplannen voor het bewaren van bepaalde bestandsformaten. In de Core Registry wordt bijvoorbeeld opgenomen met welke emulator Ami-pro bestanden het beste geraadpleegd kunnen worden, waardoor GRATE deze kan opstarten. Of in de Registry wordt bijvoorbeeld (op basis van Testbed-resultaten) opgenomen dat gif-bestanden het beste via jpg naar png gemigreerd kunnen worden, inclusief welke applicatie daar het meest geschikt voor is. Op basis hiervan kan dan in PLATO de juiste bewaarstrategie gekozen worden.

Wordt nog één keer vervolgd...

Digital Preservation - The Planets Way (1)

Hoe beschrijf je drie zeer volle, zeer interessante en leerzame dagen in de prachtige KB in Kopenhagen? 

De makkelijke oplossing is: kijk hier. Dit zijn de tweets die drie van de aanwezigen de afgelopen dagen verzonden hebben. 

Een andere oplossing is: kijk hier. Dit is de weblog van Audun, die drie dagen live geblogd heeft.
Maar dat zou te gemakkelijk zijn. Laat ik zelf dus maar proberen een samenvatting te geven van de (in mijn ogen) belangrijkste dingen die ik gehoord en geleerd heb.

Planets staat voor Preservation and Long-term Access through Networked Services en is een vierjarig project, dat gedeeltelijk door de EU gesponsord wordt. Doel van het project is om praktische, toepasbare hulpmiddelen te ontwikkelen voor het langdurig toegankelijk houden van digitale objecten. De afgelopen dagen heb ik een paar heel spannende en veelbelovende ontwikkelingen gezien, die ik niet allemaal in één bericht kan beschrijven. Vandaag daarom alleen een stukje over XCL en PLATO.

XCDL en XCEL

Van de XCL-presentaties was ik echt heel erg onder de indruk. Bij de Universiteit van Keulen wordt gewerkt aan een eXtensible Characterisation Language. Doel is om te komen tot een 'taal' (eXtensible Characterisation Definition Language, XCDL) waarmee het mogelijk is de inhoud van digitale objecten te beschrijven. Tegelijkertijd werken ze aan eXtensible Characterisation Extraction Language (XCEL) waarmee het mogelijk is om geautomatiseerd XCDL-beschrijvingen van unieke bestanden te maken.

Een paar jaar geleden hoorde ik tijdens Tools & trends in de KB in Den Haag professor Thaller hier ook een presentatie over geven en ik snapte er destijds helemaal niets van. Gelukkig lieten Jan Schnasse en Volker Heydegger (medewerkers van Thaller) ons echt zien hoe het werkt en wat er mee mogelijk is. 

Met behulp van XCL kun je van een afbeelding bijvoorbeeld automatisch aspecten als het kleurenpalet, de breedte en de hoogte vastleggen. Maar dat niet alleen, op bit-niveau worden ook alle pixel-gegevens (waarde/kleur) opgeslagen. 

Wat heb je daar aan? Stel je wil een tiff-bestand converteren naar een png-bestand. Dan kun je met behulp van de Extraxctor vóór de conversie een XCDL-beschrijving van het tiff-bestand maken en na conversie een XCDL-beschrijving van het png-bestand. En nu komt de truc: deze beschrijvingen kun je geautomatiseerd laten vergelijken door een programma dat "Comparator" heet. Dat betekent dus dat je conversies niet 'handmatig' hoeft te controleren! En, wat ook interessant is, die Comparator ziet iedere pixel-afwijking, zelfs wanneer die met het menselijk oog niet te zien is!

Het beschrijven en analyseren van afbeelding zijn één ding, plaatjes zijn nog redelijk recht-toe recht-aan (al kunnen ze ook die bewegende gif-bestanden beschrijven). Teksten zijn echter een heel ander verhaal. Ze zijn nu bezig met het maken van een XCEL voor het beschrijven van tekst-bestanden. Hierin zal ook rekening gehouden worden met opmaak-verschijnselen als voetnoten, andere lettertypes en alinea's. Het is nu wel mogelijk om dit handmatig in een XCDL te beschrijven, maar ze hebben nog geen 'extractor' die dit geautomatiseerd voor grotere bestanden kan doen. Als het zo ver is, dan is het dus mogelijk om automatisch vast te stellen wat er eventueel verloren is gegaan bij een conversie van Microsoft Word naar ODF.

PLATO

Een andere ontwikkeling is de Planets Preservation Planning Tool (PLATO), waarmee bewaaracties voor een collectie gepland kunnen worden. 

Voor een organisatie is het vaak niet eenvoudig om vast te stellen wat de beste manier is om een bepaalde 'collectie' digitale objecten duurzaam toegankelijk te maken. Kunnen de bestanden het best gemigreerd worden of is emulatie de beste strategie? Naar welk nieuw bestandformaat kan het best gemigreerd worden en welke conversie-programma's zouden daar het best geschikt voor zijn? Hoe lang zal zo'n conversie-traject duren en wat gaat dat dan kosten?

Op basis van een mindmap-sjabloon kan een organisatie eerst proberen alle randvoorwaarden (zoals wettelijke bepalingen, budget, doorlooptijd, opslagruimte, eisen aan vorm, structuur en inhoud etc) zo 'meetbaar' mogelijk beschrijven. Daarna kunnen (op basis van sjablonen en beschreven 'migratiepaden' in de applicatie) de mogelijke bewaarstrategieën uitgeprobeerd worden. Dit is echt heel letterlijk, met behulp van en in PLATO kan een representatieve set bestanden bijvoorbeeld geconverteerd worden, waarna de resultaten vergeleken kunnen worden met de beschreven randvoorwaarden.  In de derde stap kan de organisatie de resultaten van de experimenten beoordelen en een aanbeveling voor een bewaarstrategie schrijven. De laatste stap is dan het vaststellen van een uitvoerbaar 'bewaarplan' en dat kan ook in PLATO.

Een van de belangrijkste doelen van PLATO is vooral vastleggen waarom welke keuzes gemaakt zijn, zodat het later altijd mogelijk is om hier verantwoording over af te leggen.

Later meer...

Er is er een jarig

Vandaag precies een jaar geleden overhandigde ik tijdens de studiedagen van de KVAN in Utrecht het eerste exemplaar van ED3 aan Martin Berendse. Voor mij persoonlijk verliep de aanloop naar die dag nog al tumultueus. De ontwikkeling van de Eisen was daarentegen verbazingwekkend voorspoedig verlopen. In minder dan een jaar (de eerste vergadering vond plaats op 19 juni 2007) hebben we met zijn zevenen de eerste versie van de eisenset in elkaar gezet.


Meer dan soft- en hardware
Een van de doelen van het LOPAI bij het opstellen van de eisenset was om aan iedereen duidelijk te maken waar je aan moet denken bij het bouwen, beheren en gebruiken van een digitaal depot. Hierbij hebben we vooral duidelijk willen maken dat een digitaal depot niet (alleen) hard- en software is, maar dat de organisatie daar om heen minstens zo belangrijk is. Mede doordat we dit tijdens presentaties over ED3 zo sterk hebben benadrukt, denk ik dat we hier wel in zijn geslaagd. Dit blijkt onder andere uit de definitie van een eDepot, die in de kadernotitie van de Denktank e-depot van de Kring van Archivarissen in Limburg is overgenomen.

Referentiekader
ED3 werd het afgelopen jaar ook verschillende keren door anderen als ‘referentiekader’ gebruikt. In sommige gevallen heel terecht, in andere gevallen ben ik er wat minder gelukkig mee.
De gemeente Amsterdam heeft in 2008, nadat Gedeputeerde Staten van Noord-Holland het digitaal depot van de gemeente Amsterdam als onvoldoende hadden beoordeeld, Data Matters opdracht gegeven om een digitaal depot te bouwen. In het plan van eisen wordt veelvuldig verwezen naar de eisen uit ED3. Daarnaast maakt Amsterdam ook gebruik van de door ons voorgestelde ‘vertalingen’ van de OAIS-termen.
Waar ik minder gelukkig mee ben, maar wat we misschien gedeeltelijk zelf schuld zijn, is dat archiefdiensten ED3 gebruiken om eisen te stellen aan de beheersomgeving ‘in de administratie,’ met name als het gaat om vervanging van permanent te bewaren archiefstukken. ED3 is echter nooit bedoeld als toetsingskader voor het ‘dynamisch’ archief, zoals ook blijkt uit dit schema:

“Vertaling”
Ten slotte zijn we het afgelopen jaar ook een beetje beschimpt, omdat we het nodig vonden om de termen uit het OAIS-model te vertalen en omdat we alleen eisen voor het ‘statisch’ digitaal archief hebben opgesteld. Hieruit zou blijken dat het LOPAI slecht Engels begrijpt en zich alleen maar bekreund om permanent te bewaren archief.
Misschien is ‘vertaling’ van de OAIS-termen ook niet de goede omschrijving van wat we gedaan hebben. Het was wellicht beter geweest om te spreken over het transponeren van de Engelse OAIS-termen naar de Nederlandse archiefpraktijk, inclusief wet- en regelgeving.
De reden waarom wij gekozen hebben om eisen op te stellen voor ‘te bewaren archiefbescheiden’ is, omdat wij in dit geval inderdaad een analogie met de papieren situatie wilden handhaven. Op grond van de Archiefwet zijn lokale zorgdragers verplicht hun permanent te bewaren archiefbescheiden over te brengen naar een door Gedeputeerde Staten goedgekeurde archiefbewaarplaats. We hebben gemeend daarom eisen te moeten vaststellen voor de “digitale bewaarplaats”, waarin permanent te bewaren digitale archieven kunnen worden ondergebracht. Maar, in een bewaarplaats kunnen natuurlijk ook op termijn te vernietigen archiefbescheiden bewaard worden.

Vooruitblik
Vandaag is de werkgroep ED3 van het LOPAI weer bijeen op zijn vaste vergaderlocatie op Utrecht Centraal. Niet alleen om de eerste verjaardag te vieren, maar ook om te bekijken hoe we verder gaan. We zullen het daarbij over twee dingen gaan hebben:

1. Opstellen nieuwe versie van ED3
   Het afgelopen jaar hebben we ED3 in de praktijk getest. Het doel daarbij was om vast te stellen of wij de goede vragen stellen, of de beheerders de vragen begrijpen en of wij de antwoorden snappen. Hieruit zijn al enkele verbeteringen naar voren gekomen, die waarschijnlijk in de loop van 2010 in een tweede versie zullen worden uitgewerkt.
   Maar we zullen uiteraard ook bekijken of nieuwe externe ontwikkelingen (bijvoorbeeld de ontwikkeling van nieuwe normen) aanpassing van ED3 noodzakelijk maken.


2. Opstellen van een toetsinstrument voor de digitale beheersomgeving
   Het afgelopen jaar is steeds duidelijker geworden dat overheden en toezichthouders behoefte hebben aan een duidelijk kader voor de inrichting van hun digitaal archiefbeheer. Samen met de WGA gaan we de komende maanden proberen hier een eerste opzet voor te maken. Hierbij zullen we vooral uitgaan van de bestaande normen en hulpmiddelen en deze integreren tot één hanteerbaar kader.

Er is nog genoeg te doen!

(Afbeelding: Hannekes taarten)

E-circulation?

Bij alle discussies over eDepots is nog maar weinig gesproken over de gewenste kwantiteit. Heeft ons vaderlands archiefwezen behoefte aan meerdere eDepots of is één groot systeem voldoende? Het lijkt erop dat het Nationaal Archief die laatste mening aanhangt.

Bij de komende decentralisatie van de RHC's is vanuit Den Haag aangegeven, dat deze instellingen kunnen aansluiten bij het centrale eDepot. Ook zouden mogelijk gemeenten hierbij kunnen aansluiten.
Dit zou een negatieve invloed kunnen hebben op regionale ontwikkelingen, waarin immers de RHC's vaak als primes inter pares een voortrekkersrol vervullen.
Is het niet wenselijker dat per landsdeel (ook) eDepots worden ontwikkeld? Hierin zouden behalve de RHC's ook de betrokken provincies, gemeenten, waterschappen en andere overheden gezamenlijk kunnen optrekken. Dat heeft voordelen:

1. er ontstaat een breed draagvlak voor het eDepot, zowel bestuurlijk als financieel
2. er kan goed worden aangesloten op regionale behoeften (tempo, omvang, etc)
3. er is mogelijkheid voor differentiatie bij de opzet, wat tunnelvisies voorkomt
4. er is onderlinge ondersteuning tussen eDepots mogelijk (risicospreiding).

Al met al genoeg om serieus te overwegen en naar goed gebruik in een beleidsvisie te verankeren?

Kun je je digitaal archief uitbesteden?

Het was een gemêleerd gezelschap dat gistermiddag bij elkaar was bij de expertmeeting in het Gemeentearchief Rotterdam: medewerkers van verschillende archiefdiensten (Amsterdam, Utrecht, ’s-Hertogenbosch, Nationaal Archief, Antwerpen en natuurlijk Rotterdam), twee archiefinspecteurs, de directeur van DEN, iemand van DANS, een ‘metselaar’ van Tessella (dixit P. Horsman), een emeritus hoogleraar, een IT-auditor, iemand van de NCDD en iemand van EOS.

Dit gezelschap moest aan de hand van een casus over de archiefdienst van een middelgrote gemeente vanuit verschillende perspectieven een antwoord geven op de vraag: Kun je het technisch beheer van digitaal archief uitbesteden? Wat zou je daarvoor technisch, organisatorisch, juridisch en archivistisch moeten regelen?

Iedereen was het er over eens dat er een onderscheid gemaakt moet worden tussen archiefbeheer en archiefzorg en tussen technisch beheer en intellectueel beheer. En als je dat onderscheid hanteert, vind ik het niet zo verwonderlijk dat vanuit alle vier de perspectieven het antwoord was: “Ja, mits…”
Wat dit betreft is er namelijk geen onderscheid in digitaal of analoog archief.

Voorwaarde is wel dat de zorgdrager er alles aan zal moeten doen om ‘in control’ te zijn. En daarbij maakt het weinig verschil of het werk in eigen huis of buiten de deur gebeurd.
Dit betekent ook dat de uitbestedende organisatie in staat moet zijn om te beoordelen of de diensten die door de externe partijen geleverd worden aan de maat zijn. En dat vereist weer de nodige expertise bij de dienst. Want je moet niet alleen weten wat je aan een leverancier moet vragen, maar je moet ook in staat zijn om de antwoorden op waarde te schatten.

Even een zijstap:
In dit verband vergeleek iemand ED3 met een Wat & hoe-boekje. Je kunt uit het boekje wel voorlezen: "Ku mund të gjej një ATM?"(Waar vind ik een pinautomaat?), maar dan moet je dit antwoord ook snappen: "Ka një vend në parlament në treg dhe ju mund pin atë. Le të shohim, në mënyrë që të merrni ju këtu në të majtë dhe pas njëqind metra në të djathtë dhe pastaj në restorantet e gjelbër me shenjë që ta kthejë majtë. Dhe atëherë të jeni atje."

Eigenlijk werd alleen vanuit de technische hoek aangegeven dat een archiefdienst van een middelgrote gemeente nooit in staat zou zijn het technisch beheer helemaal zelf te doen. De dienst zou nooit in staat zijn om alle expertise die nodig is om het digitaal archief te beheren in dienst te nemen.

Opvallend was verder dat mensen geneigd zijn om de betrouwbaarheid van eigen medewerkers hoger in te schatten dan die van externe partijen, bijvoorbeeld als het gaat om de toegang tot vertrouwelijke stukken. De praktijk wijst volgens mij uit dat de ‘inside man’ wat dit betreft een groter risico is, juist omdat hij of zij precies weet wat interessant is. (Wat dat betreft: ik weet bijna zeker dat er uit overheidsarchieven meer waardevolle stukken gestolen zijn door archivarissen, dan door schoonmakers of gebouwenbeheerders!)

Zoals het altijd gaat tijdens zo’n middag kwamen natuurlijk ook allerlei andere onderwerpen aan de orde. Een voor mij nieuw begrip wil ik hier nog even noemen: ‘de archivistische verwijderingsbijdrage’
Achtergrond bij dit begrop is de terechte constatering dat we nu vooral oplossingen aan de achterkant (het e-depot) aan het bedenken zijn, terwijl we bij het ontstaan van digitale archiefbescheiden er voor moeten zorgen dat ze bewaard kunnen blijven voor zolang als ze nodig zijn. Dit betekent dus ook dat je ieder archiefstuk vanaf het ontstaan goed moet beheren. En dat kost de archiefvormer geld.

Binnenkort zal op de website van het gemeentearchief Rotterdam een uitgebreider verslag verschijnen. En op de NCDD-blog is al impressie (met foto’s) te lezen.