Informatiebeveiliging

Een paar weken geleden schreef ik hier over digitale duurzaamheid voor de gewone man, waarbij het vooral ging om het voorkomen van ‘natuurlijk’ verval van digitale documenten. Analoge en digitale archiefbescheiden kunnen natuurlijk ook verloren gaan door calamiteiten, zoals brand of wateroverlast.

Afgelopen zondag heeft het in Zuid-Limburg flink geregend en in ieder geval één overheidsorganisatie heeft daar heel veel last van gehad:

"KvK ontruimd wegens wateroverlast

Het gebouw van de Kamer van Koophandel in Maastricht is ontruimd in verband met wateroverlast. In de kelder van het complex bij De Geusselt staat 40 centimeter water. Alle computersystemen zijn uitgevallen, waardoor er niet meer kan worden gewerkt.

Geprobeerd wordt om de kelder vandaag weer droog te krijgen, zodat het personeel morgen weer aan het werk kan. De dienstverlening wordt zolang waargenomen door de Kamer van Koophandel in Venlo."
Bron: Dagblad De Limburger en L1; foto Johannes Timmermans.

In ED3 zijn vier eisen om vast te stellen of het eDepot voldoende beveiligd is tegen dit soort calamiteiten:

C 3.1 De dienst doet aan een systematische risicoanalyse voor factoren als data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen.
C 3.2 De dienst heeft voor iedere vastgestelde beveiligingseis adequate maatregelen getroffen.
C 3.3 Medewerkers hebben ten aanzien van wijzigingen in het systeem afgebakende rollen, verantwoordelijkheden en autorisaties.
C 3.4 De dienst beschikt over passende calamiteiten- en herstelplannen, bestaande uit minstens een back-up van alle opgeslagen informatie en een kopie van het herstelplan op een andere locatie.

Overigens, bij deze hoeveelheden water (40 cm) lijkt het er op dat de wettelijk verplichte drempel van 10 cm voor een archiefruimte en archiefbewaarplaats ook niet genoeg was geweest.

Het ODA nader verklaard: toegankelijk en begrijpelijk (I)

In april was ik in de British Library in Londen bij What to preserve? Significant properties of digital objects, georganiseerd door JISC en DPC. Deze dag stond de vraag centraal welke eigenschappen van digitale bestanden bewaard moeten blijven om de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van het digitaal bestand te verzekeren. Het leek soms een discussie tussen doven, omdat mensen er nog al verschillende definities op nahouden van wat ‘essentieel’ is. Dat zit natuurlijk ook al in de begrippen toegankelijk en begrijpelijk.
Toegankelijkheid lijkt mij vooral een technische aangelegenheid: bestanden moeten leesbaar zijn. Om dit mogelijk te maken, moet je bijvoorbeeld zorgen voor registers waarin de eigenschappen van bestandsformaten beschreven zijn, zodat je weet met welk programma je een bepaald bestand moet of kunt openen. Dit valt in ED3 onder de ‘representatie-informatie’ van een ODA en komt overeen met de eisen uit artikel 9 lid 1 sub a, b en c en sub d ten 5°, 6° en 8° uit de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTS).
Begrijpelijkheid blijkt een lastige term, omdat het per individu kan verschillen of hij iets begrijpt of niet. Dat hangt van de achtergrond van de ‘gebruiker’ af. Mede om die reden moet dus zo veel mogelijk van de ‘ontstaans- en gebruikscontext’ van de digitale objecten vastgelegd worden. In ED3 (en OAIS) zijn dit de gegevens die als de beheerinformatie bij een ODA moeten worden opgenomen.
De beheerinformatie bestaat uit vier onderdelen, die alle vier te herleiden zijn naar onderdelen uit de huidige RGTS:

Verwijzingsinformatie: de unieke kenmerken (“identifiers”) van de brongegevens, die het ODA identificeren in het depot. (In ED3 wordt hierbij verwezen naar RGTS artikel 9 lid 1 sub d ten 2°, 5° en 7°, maar dat lijkt me niet helemaal correct.)

Herkomstinformatie: informatie over de institutionele context van de brongegevens, waarin o.a. veranderingen qua inhoud, structuur en vorm en het beheersproces zijn opgenomen. Zie hiervoor ook RGTS artikel 8 lid 1 en 9 lid 1 sub d ten 1°, 3° en 7°.

Contextinformatie: informatie over de relaties tussen het ODA en zijn omgeving. Dit omvat naast de administratief-procedurele context ook de relaties met andere ODA’s. Zie ook RGTS artikel 9 lid 1 sub d ten 1°, 3° en 4°. Hier kan waarschijnlijk ook artikel 2 van de regeling bij betrokken worden, maar dit staat nu niet in ED3.

Integriteitsinformatie: informatie waarmee de fysieke integriteit van het ODA gecontroleerd kan worden. (De verwijzing in ED3 naar RGTS artikel 9 lid 1 sub d ten 2° en 7°, lijkt me bij nader inzien ook niet helemaal correct.)

En tenslotte is er ook nog de Verwijzingsinformatie, waarin gegevens uit de relatie-informatie (eventueel nog aangevuld met extra gegevens) zijn opgenomen, waardoor het mogelijk wordt de ODA’s in het depot te kunnen terugvinden. Dit komt grotendeels overeen met de ouderwetse inventaris en toegangen.

Ik vermoed dat er twee oorzaken zijn aan te wijzen voor de spraakverwarring in Londen (maar misschien ook wel eerder in Den Haag).
Allereerst het verschil tussen de technische en intellectuele essentie. In Londen besteedden de techneuten heel veel aandacht aan ‘technicalia,’ terwijl ik de indruk had dat de archivarissen zich in veel gevallen afvroegen of al die technicalia wel altijd relevant zijn. Hoe essentieel is het om te weten dat een Microsofts Word-bestand gekleurde letters kan bevatten, als er helemaal geen gekleurde letters in de tekst voor komen of als die kleur niet relevant is voor de begrijpelijkheid van het bestand?


En dan was er ook nog het verschil tussen archivarissen aan de ene kant en bibliothecarissen en ‘datamanagers’ aan de andere kant. Voor archivarissen ligt het zo voor de hand dat de context van een archiefstuk beschreven moet worden, dat we daar eigenlijk niet meer over nadenken (een ‘no brainer’, zoals Andrew Wilson zei). Dat doen we met 16e eeuwse akten, met een gemeentelijk archief uit de 20e eeuw en dus ook met digitale archieven. Het feit dat de RGTS ‘vol’ staat met dit soort eisen is in dit kader ook veelzeggend. Voor wetenschappers en bibliothecarissen lijkt dit beschrijven van de context een ‘nieuw’ concept te zijn. En dan blijkt ook dat archivarissen en ‘datamanagers’ verschillende termen voor het zelfde gebruiken of, wat misschien nog lastiger is, de zelfde termen voor verschillende begrippen hanteren. En het meest in het oog springend hierbij is misschien het begrip ‘authenticiteit.’ Hierop zal ik in een volgend bericht nog terugkomen.

In dit kader lijkt het introduceren van een nieuwe, specifiek op archieven gerichte terminologie, misschien niet het meest voor de hand liggend, maar ik denk dat Chido onze overwegingen duidelijk heeft uitgelegd.

Afbeelding: Michel Balasis

ED3 opgenomen in ICT-register voor het cultureel erfgoed van DEN

DEN (Digitaal Erfgoed Nederland) heeft ED3 als aanbeveling opgenomen in hun ICT-register voor het cultureel erfgoed.

Het ICT-register is onderdeel van het Kwaliteitszorgsysteem voor het digitaal erfgoed van DEN.
DEN heeft als hoofdtaak het bevorderen van kwaliteitszorg op het gebied van ICT in de erfgoedsector. DEN legt kwaliteitsnormen en aanbevelingen vast én onderhoudt deze in een sectoroverschrijdend ICT-register, toetst ontwikkelingen binnen de ICT-praktijk en organiseert erfgoedbrede kennisuitwisseling. Daarmee levert DEN een bijdrage aan de algemene consistentie van kwaliteitszorg bij de verschillende instellingen.

Terminologie ED3

Het is wellicht goed om nog eens extra aandacht te besteden aan de vertaalde Terminologie van ED3.

TRAC, het fundament van ED3, is een van OAIS (Open Archival Information Standard, ISO 14721:2003) afgeleid instrument en gebruikt dan ook de OAIS terminologie. Dat is in het Engels en niet alleen op de archivistiek gericht, al zou de naam anders suggereren. Wij hebben de termen vertaald en de beslissing om te vertalen met redenen omkleed.

Dan verschijnt er in de linker kantlijn van de blog Digitaal Duurzaam van Inge Angevaare (Coördinator van de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid) het volgende:

SIPs, ADA's en andere afko's
In de marge van de GAR-bijeenkomst bleek dat er onder archivarissen weinig animo bestaat om de door het LOPAI in ED3 voorgestelde Nederlandse vertalingen van de termen uit het OAIS-model te gaan hanteren. Jacqueline Schuurman Hess: 'De Engelse termen zijn zo ingeburgerd, die laten we zo.' Daarmee is ook het bezwaar ondervangen dat de term 'aangeboden digitaal archiefstuk (ADA)' wel heel specifiek is voor één sector en daarom de communicatie met andere instellingen zoals bibliotheken en de wetenschap kan bemoeilijken. Voorlopig houden we het onder vakgenoten dus op de OAIS 'information packages'.

Bij de eerste enigszins toonbare versie van ED3 hadden ook wij de engelse terminologie gehandhaafd, om dezelfde reden die Jacqueline Schuurman Hess in het citaat aangeeft.
Die inburgering bleek echter behoorlijk tegen te vallen en het was ook op advies van een aantal personen die de genoemde ED3-versie gelezen hadden, dat we besloten hebben de terminologie te vertalen. Zij hielden zich met inspectie, dan wel e-depot(terminologie) bezig en wezen ons er op vooral begrijpelijk voor de doelgroep te blijven: de gemiddelde archivaris.

We hebben toen de afweging gemaakt: gaan we de goegemeente opvoeden in de nieuwe, breedgedragen terminologie (want daar zijn we wel van overtuigd), of willen we in Nederland, onder de verantwoordelijken voor te bewaren archief, zo snel mogelijk begrip en acceptatie krijgen voor de eisen en normen voor een E-depot? Misschien is de vergelijking niet helemaal zuiver, maar wij hebben voor het laatste gekozen en als dat geholpen wordt door het vertalen van de terminologie naar herkenbare termen, dan is dat een geheiligd middel.

Want laten we twee dingen niet vergeten:

1. De personen die op de GAR-Informatiedag aanwezig waren, zijn bovengemiddeld geïnteresseerd in digitale archivering en E-depots. Dat geldt zeker niet voor de hele beroepsgroep. Als ik als niet-ingelezen archivaris geconfronteerd wordt met de term 'information package', dan zal ik in eerste instantie denken aan iets van de afdeling Voorlichting of wellicht iets dat met bibliotheek of documentatie te maken heeft. In ieder geval niet mijn primaire verantwoordelijkheid. We lopen het risico vér voor de muziek uit te lopen, ergens een hoek om te slaan en de aansluiting met de rest van het orkest kwijt te raken. Overigens: ED3 refereert bij iedere term aan de originele TRAC/OAIS-term. Een link is dus zo gelegd en wellicht dat een latere versie van ED3 alleen de engelse terminologie zal gebruiken.
2. ED3 is bedoeld voor het toetsen van een archiefwettelijk E-depot. Het is dus niet primair bedoeld voor het inrichten van een willekeurig E-depot (bibliothecair, wetenschappelijk, archivistisch enz.), zoals OAIS is. Zo van: iedere koe is een gewerveld zoogdier, maar niet ieder gewervelde is een koe. Of een zoogdier. De eisen van ED3 zijn wellicht universeel bruikbaar voor alle E-depots (alhoewel misschien niet volledig genoeg voor iedere situatie), de normeringen niet per sé. Die zijn specifiek gericht op de Nederlandse archiefwet en -regelgeving. Bedenk dat 'archief' een heel specifieke functie heeft die bij andere collectietypen niet voorkomt: de (juridische) verantwoordingsfunctie. Archiefstukken zijn in een niet onaanzienlijk aantal gevallen bewijsstukken in het openbare circuit. Om de juridische authenticiteit of openbaarheid te garanderen voldoen niet altijd de normeringen voor een 'duurzame' authenticiteit of toegankelijkheid. Vermoedelijk zijn veel van de ED3-normen te zwaar voor bijvoorbeeld het E-depot van de Koninklijke Bibliotheek. Inrichten naar deze normering zou dus onnodige investeringen met zich meebrengen. Het is nooit de bedoeling van het LOPAI geweest om een universele nederlandstalige inrichtingschecklist op te stellen; ED3 is een instrument voor het toezicht op een deel van de werkzaamheden van een beheerder van Nederlands overheidsarchief, het daar berustend materiaal met bijbehorende archiefbewaarplaats. En dan dus digitaal.

We zijn dus zeker niet tegen het gebruik van de OAIS-terminologie, het is alleen in de ED3-situatie, op dit moment, niet opportuun om het 1 op 1 over te nemen.

Digitaal duurzaam voor de gewone man

Op weblog van de Long Now Foundation heeft Heather Louise Mae Bowden een bericht geplaatst over het veilig bewaren van digitale bestanden van de gewone man.

Ze geeft aan dat het vooral gaat om FMMM: Format, Media, Metadata, Multiple copies.

Format - gebruik altijd het meest gebruikte en meest 'open' formaat en probeer zo min mogelijk te comprimeren.
Media - gebruik NOOIT herschrijfbare discs (cd of dvd). De beste plek om je bestanden op te slaan is een externe harde schijf of online opslag.
Metadata - Beschrijf de bestanden die je hebt zo goed mogelijk.
Multiple Copies - Zorg dat je je bestanden op verschillende plekken bewaart. De ideale situatie is volgens haar eigenlijk dat je samen met familie en vrienden zorgt voor bestandsuitwisseling en back-up. Een particuliere variant van LOCKSS (Lots Of Copies Keep Stuff Safe).

Heel mooi vind ik hierbij de website van de Library of Congress, waar ze naar verwijst en waar het plaatje hiernaast vandaan komt.

Weet iemand of er ook een Nederlandse equivalent bestaat?
Bij het Nationaal Archief kan ik alleen een lekenhandleiding vinden over het bewaren van papieren documenten en foto's en bij de KB heb ik helemaal niets gevonden.

Verslagje Informatiedag E-depot Gemeentearchief Rotterdam

Op 19 juni 2008 organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) een informatiedag over het project E-depot. Deelnemers werden op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen, de stand van zaken en de komende activiteiten bij het project E-depot GAR.

Aan de orde kwamen onder meer waarom het GAR een E-depot wil hebben, wat de stand van zaken is bij de verschillende onderdelen en de gevolgen van het E-depot voor de organisatie en de mensen die er werken.

Hieronder een kort verslagje van de twee programmaonderdelen die ik heb meegemaakt:
(Voor een uitgebreider verslag: blog Inge Angevaare.)

Metadata en authority files - Ronald Grootveld (download presentatie)
De noodzaak tot het inrichten van een E-depot en de ontwikkeling van een integraal metadatamodel. Hoe integreer je de ontsluitingsmethoden van archieven, bibliotheek en topografische atlas? Het nut en de noodzaak van authority records.

De presentatie gaf een beeld van hoe Rotterdam tot een metadatamodel (een metadatadatabase) voor het E-Depot is gekomen en wat de plannen voor de nabije toekomst zijn. Men heeft gebruik gemaakt van ISAD en ISAAR, waarbij een koppeling met XML-uitwisselingsformaten (EAD, EAC) mogelijk moest zijn. Het team van Ronald heeft zich beperkt tot de beschrijvende en administratieve metadata. De technische metadata is tot dusver buiten beschouwing gebleven. De metadata kwam uit vier binnen het GAR gebruikte systemen. De data moet uiteindelijk ook weer door die systemen gebruikt kunnen worden (én door de digitale balie), zonder dat de systemen aangepast moesten worden. Uiteindelijk wil men komen tot een centraal metadatasysteem met álle metadata op basis van ISAD en ISAAR, getoetst aan OAIS.
Bij een centraal systeem verwordt metadata tot een authority file (bijv: namen van personen en organisaties, geografische namen, trefwoorden enz.). Gezien de ervaringen en toekomstplannen is er voor gekozen om een “authority autoriteit” (vgl. trefwoordencommissie en onderhoud centrale taxonomie) in te stellen, die nieuwe authority files controleert en vergelijkt alvorens ze op te nemen. Tot dusver heeft het GAR alleen de eigen metadata gebruikt om een taxonomie te ontwikkelen. Het is de bedoeling dat de authority autoriteit ook gaat kijken naar bestaande taxonomieën uit de bibliotheekwereld of vakinhoudelijke taxonomieën (geografie, waterbeheer, belastingen enz.)


Preservering - Jacqueline Schuurman Hess, Jacob Takema en Mette van Essen (download presentatie)
Welke acties worden bij het GAR ondernomen om te komen tot een goed preserveringsbeleid: beleidsplan, technology watch, overdrachtsprotocol voor de archiefvormer. Het GAR kijkt in de toekomst met Planets en Plato.

De presentatie werd door drie personen gehouden. Allereerst begon Jacqueline met een algemeen verhaal over het preserveringsbeleid mbt het E-depot. Volgens het GAR is preservering voor het E-depot te omschrijven als: “Het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van digitale informatieobjecten” (door het GAR veracronimiseerd tot dio’s). Jacqueline bekeek het preserveringsbeleid vanuit een strategisch en vanuit een tactisch perspectief. Bij het eerste perspectief viel op dat er veel aandacht is voor de dienstverleningskant en bij het tweede was het interessant te zien dat er per bron een afweging van inhoud versus kosten werd gemaakt, alvorens te “preserveren”. Helaas was er geen tijd meer om te vragen om het GAR een rekenmodel had voor deze afweging.

Het volgende deel van de presentatie werd gehouden door Jacob en ging over Technology Watch (TW). Het doel van TW is om inzicht te krijgen in de technologische componenten die opgenomen (gaan) worden in het E-depot, op basis waarvan activiteiten ondernomen kunnen worden. Monitoring en actie, dus. Men wil door samenwerking deze kennis delen op zowel op nationaal, als op internationaal niveau.

Daarna werd een voorbeeldje van “digitale archeologie” gegeven door Mette. Het was het verhaal van de reconstructie van een aantal jaar geleden ontworpen driedimensionaal computermodel van het standbeeld van Erasmus, waarbij oude programma’s opgespoord, structuren herbouwd, gedrag opnieuw ingericht en verwijzingen opnieuw aangemaakt moesten worden. Er kon al weer een behoorlijk volledige Erasmus getoond worden. Wel leek het alsof er hier en daar "gaten" in de mantel gevallen waren, alsof de mot er in zat. De “restauratiewerkzaamheden” zijn dan ook nog in volle gang.
Een interessant voorbeeld van een situatie die je wil voorkomen. Dat was ook de conclusie van het preserveringsteam: voorkomen is beter dan genezen.

Zie de E-depot site van het GAR voor alle presentaties.

ED3
Josje Evertse was zo vriendelijk om op korte termijn te zorgen voor een gelegenheid voor het LOPAI om iets te vertellen over ED3. Tijdens de lunchpauze hield ik een korte presentatie over ED3 en het gebruik ervan door de Provinciale Archiefinspecties.

Ondanks het ongunstige tijdstip trok het toch nog een halve zaal en leverde ook wat discussie op:

• Hoe kan het dat enkele provincies ‘breed toetsen’ en de meeste andere ‘beperkter’?
  Daarmee werd een verband gelegd tussen ED3 en de nieuwe Beleidsregel Vervanging (het vervangen van het papieren origineel door een digitaal origineel) van de provincies, die 2 varianten kent. De ene variant stopt bij het toetsen van de vervangingsprocedure zelf (het zgn. Handboek Vervanging), terwijl de andere het toetsen van de beheersomgeving meeneemt (waarbij ED3 gebruikt moet worden). Zie ook de opmerking van Ingmar op de blog van Inge Angevaare.
  De vragenstelster was overigens voor een brede toetsing, wat ook gehoor vond bij een groot deel van het publiek.

• Zijn de gemeenten wel voldoende geëquipeerd om ED3 aan te kunnen pakken?
  Eén diensthoofd stelde dat als gemeenten of kleine archief­diensten een klimaatinstallatie kunnen beheren, dan kan men ook een E-Depot beheren. Een collega-inspecteur zei daarop dat menig gemeente al moeite heeft met het uitlezen en interpreteren van een datalogger, laat staan zoiets complex als een E-Depot kan opzetten. Samenwerking is de sleutel voor beheer. Dit zou ook het LOPAI graag zien: niet per organisatie een minimaal ingericht E-depot, maar een paar grote, goed ingerichte organisaties die dit oppakken.

Terminologie
Tot slot ben ik even ingegaan op het verschil in terminologie tussen ED3 en het door het GAR gehanteerde TRAC (zoals in de presentatie van Jacqueline te zien was). In eerste instantie hadden wij als LOPAI in de vertaling van TRAC de op OAIS gebaseerde engelse termen SIP, AIP en DIP gehandhaafd. OAIS is nog niet vertaald en toch niet meer weg te denken uit het elektronisch archiefbeheer. Op verzoek van onze "klankbordgroep" hebben we de termen toch maar wel vertaald (maar de originele TRAC/OAIS-term er wel steeds bij vermeld) om het draagvlak voor ED3 te verhogen in het veld. In goed Nederlands: wat de boer niet kent, dat eet hij niet. Dus zorg ervoor dat er iets herkenbaars op tafel komt.

Vergelijkende studie over e-Journal Archiving Solutions van JISC

Deze maand is er een interessante studie van het Britse Joint Information Systems Committee (JISC) uitgekomen op het gebied van repositories/e-depots in een wetenschappelijke/bibliothecaire omgeving.

Een paar citaten uit de inleiding en samenvatting:

This report is the result of a call by the JISC, issued in January 2008, for a Comparative Study of e-Journal Archiving Solutions. The report has been created by reviewing existing published work in this area, by consulting with key players including existing service providers, and by holding a one day workshop at the University of Manchester on 14th April.

Although there are many obvious benefits that accrue from publishing and accessing academic papers through the internet, there are costs and challenges associated with long term preservation and access which urgently need to be addressed. Finding solutions to these is the shared responsibility of all in the information chain, including authors, publishers, repository managers, librarians, subscription agents and aggregators.

En deze is heel interessant:

E-journal archiving solutions must demonstrate sound financial and organisational sustainability and technical insight and expertise, in order to earn the trust of, and acceptance by, librarians and the majority of academic publishers.

Dat lijkt erg op een uitgangspunt voor E-Depots, zoals ED3 dat stelt in, met name, de onderdelen A1, A2, A4 en C1.

Lees meer hierover op de blog van één van de schrijvers van de studie.