De psychologie van nadenken over de toekomst

The future will come,
And it will fool us again.
Like it did last time.
Aroneus

Via de Long Now blog kwam ik op voor mij onbekend terrein: de psychologie van lange termijn denken.
Alexander Rose verwijst onder andere naar de Overcoming Bias-blog van Robin Hanson.
In zijn bericht Abstract/Distant Future Bias beschrijft Hanson dat we altijd vooringenomen zijn als we plannen voor de toekomst maken:

"Regarding distant futures, however, we'll be too confident, focus too much on unlikely global events, rely too much on trends, theories, and loose abstractions, while neglecting details and variation. We'll assume the main events take place far away (e.g., space), and uniformly across large regions. We'll focus on untrustworthy consistently-behaving globally-organized social-others. And we'll neglect feasibility, taking chances to achieve core grand symbolic values, rather than ordinary muddled values."

Hij voegt hier trouwens aan toe dat deze vooringenomenheid niet betekent dat onze toekomst-ideeën (op voorhand) niet waar zijn.

We zijn het er denk ik wel over eens dat digitale toegankelijkheid een interdisciplinaire aanpak vereist. Blijkbaar hebben we daarbij ook psychologen en filosofen nodig.

Afbeelding: M.C. Escher

Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer? (Een 'gastblog' van Frans Smit)

Op 14 november 2008 schreef Frans Smit een artikel in De Automatiseringsgids, met als titel Overheidsinformatie onbeperkt houdbaar maken. Met daarin het volgende citaat:

Je kunt je [...] afvragen of het overdragen van informatie wel zo wenselijk is. ED3 gaat begrijpelijkerwijs uit van de huidige wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer. In de analoge wereld is ‘overdracht’ een fysieke activiteit. In de digitale wereld is zoiets eigenlijk onwenselijk. Het kan namelijk een hoop onnodige bureaucratie en dubbel werk veroorzaken. Is het daarom niet beter om dit concept te herzien?

Daar wilden we wat meer over weten en we hebben Frans Smit gevraagd voor een 'gastblog'. Tot ons genoegen ging hij akkoord en hieronder treft u het resultaat.

Een Gastblog geeft een betrokkene de gelegenheid een inzicht of mening te publiceren, voor zover dit raakvlakken heeft met het terrein van deze Blog. Meningen en feiten zijn volledig voor rekening van de betrokkene en hoeven niet het standpunt van het LOPAI of een der leden weer te geven.


Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer?
Frans Smit, management consultant bij Ordina Public Management Consultating (OPMC). E-mail: frans.smit@ordina.nl

In oktober 2008 werd een conferentie georganiseerd over e-depots, en dan met name over wat zeker in de Lage Landen als best practice mag worden gezien: het e-depot van Antwerpen. De Belgen doen het beter m.b.t. de digitalisering van de overheid (zie http://www.politiek-digitaal.nl/belgen). Dat geldt ook voor de ontwikkeling van een keten van digitaal informatiebeheer, tot en met de ontwikkeling van een omgeving voor eeuwige digitale bewaring. Met behulp van open standaarden.

Uit de E-David nieuwsbrief, nummer 8, haal ik de volgende conclusies van de studiedag:

Volgende voorwaarden zijn essentieel voor een goed functionerend digitaal
depot:

1. Verankeren van het archiveringsproces in de organisatie: digitaal
   documentbeheer en digitale archivering maken deel uit van de werkprocessen van een organisatie en behoren tot de taken van elke medewerker.
2. Organiseren van het archiveren: een organisatie werkt best met een
   geïntegreerd beheerssysteem. Dit betekent dat voor alle archiefdocumenten,
   ongeacht het medium of de applicatie waarin ze worden gecreëerd of beheerd,
   dezelfde beheersstructuur en metadatastandaarden gelden.
3. Structureren van de informatie: elke medewerker is verantwoordelijk om zijn
   dossiers volledig te maken en te structureren.

Deze conclusies heb ik met enige verbazing gelezen. Natuurlijk is het allemaal waar wat er staat. En ik ben blij om te lezen dat de kennis over het instrumentarium en over processen van digitaal informatiebeheer echt behoorlijk is toegenomen.

Maar al deze punten zijn eisen die je niet aan jezelf stelt, maar aan degene wiens informatie je moet gaan beheren. Een ander moet het beter doen. Dan komt het in orde. Die sfeer ademt uit het citaat.

Dat is jammer, want op basis van de op zich correcte bevindingen zou je een prachtig actieprogramma kunnen samenstellen om klantgericht je voorgangers in de informatieketen te helpen. Op die manier zet je jezelf op de kaart en laat je je niet in de hoek zetten waar archivarissen (met heel hun kennis van verantwoord duurzaam informatiebeheer) zich nog maar al te vaak bevinden.

Het zou een goede zaak zijn als de archiefgemeenschap per bovenstaande conclusie expliciet aan zou geven wat het zelf denkt te gaan doen om archiefvormers actief en effectief te faciliteren. Tools zijn er tegenwoordig genoeg. ED3 kan zich ontwikkelen tot zo’n instrument dat geweldig nuttig kan blijken te zijn om de kloof in kennis en communicatie tussen archiefvormers en archiefbeheerders te overbruggen.

Als je maar duidelijk blijft maken aan de archiefvormers wat zij ermee kunnen winnen en wat je zelf aan positieve bijdrage levert.

Digital information lasts forever...

Ik denk dat iedereen die iets met permanente toegankelijkheid te maken heeft het volgende citaat van Rothenberg wel eens gehoord en misschien gelezen heeft:

Digital information lasts forever — or five years, whichever comes first.

Toen ik een paar weken geleden in mijn boekenkast de dichtbundel STOA van Lucas Hüsgen vond, heb ik het artikel er nog maar eens bijgehaald.
Normaal gesproken is digitale duurzaamheid niet iets waar ik bij een dichtbundel als eerste aan denk, maar deze bundel is in 1997 niet op papier, maar op diskette verschenen. De uitgever dacht (waarschijnlijk terecht) dat bijna niemand een bundel van meer dan 300 pagina’s van een relatief onbekend dichter zou kopen en heeft toen besloten de bundel voor 15 gulden op diskette te verkopen.

Met het adagium van Jeff Rothenberg in het achterhoofd ging ik er van uit dat ik STOA als verloren moest beschouwen. Zeker gezien de ‘bewaarhistorie’ van de diskette: eerst een paar jaar in een permanent warme flat in Diemen, daarna ruim vijf jaar in een doos bij mijn moeder op een amper geïsoleerde zolder in Ulestraten en nu alweer een paar jaar ‘gewoon’ in mijn boekenkast in Meerssen. Ik verwachtte dat STOA een mooi ‘object’ zou zijn, dat de digitale duurzaamheidsproblematiek kon illustreren.

Maar, voorlopig is niets minder waar...

Toen ik een pc met diskettestation gevonden had (dit klinkt dramatischer dan het is, bij de provincie zijn alle pc’s hier nog mee uitgerust) bleek de diskette nog gewoon leesbaar. Sterker nog, foutcontrole van het schijfje leverde geen enkele fout op.
Op de diskette staan drie bestanden: STOA-2.DOC, STOAWORD.DOC en STOAWP51 en ik kan ze alledrie probleemloos openen met Word 2002.
Het enige wat me enig nadenken heeft gekost was STOA-2.DOC. De datum van dit bestand wijkt af van de datum van die andere twee. Uiteindelijk bedacht ik dat ik destijds nog heb bekeken of ik de bundel zou printen. Ik heb daarom de pagina-instelling en opmaak gewijzigd (landscape en twee kolommen), zodat het aantal te printen pagina’s gehalveerd zou worden.

Hoewel dit natuurlijk geen ‘wetenschappelijk’ experiment is, komen de uitkomsten wel overeen met iets waar Chris Rusbridge vorige maand en twee jaar geleden over schreef.

In “Excuse me…” uit 2006 bespreekt Rusbridge een zestal uitgangspunten die gangbaar zijn in de wereld van de digitale duurzaamheid.

1. Digitale duurzaamheid is duur [omdat]
2. bestandformaten heel snel verouderen [waardoor]
3. Regelmatig acties ondernomen moeten worden, wat er voor zorgt dat de onderhoudskosten hoog blijven.
4. E-depots moeten rekening houden met een heel verre toekomst
5. “Internetverwachtingen” zijn zodanig dat ieder bewaard object makkelijk en direct in het “format de jour” moet kunnen worden geraadpleegd
6. Het bewaarde object moet op alle onderdelen volledig gelijk zijn aan het origineel.

Rusbridge geeft aan dat er verschillende soorten bestandsformaten zijn en dat er, bijvoorbeeld bij SPSS-bestanden wel degelijk risico’s zijn, zeker als de benodigde metadata ontbreken. Maar, zegt hij, als het gaat om bestanden die gemaakt zijn of worden met commerciële, consumentenapplicaties, dan valt het alleszins mee.
Tot nu toe is hij nog geen bestanden tegen gekomen die volledig en totaal verloren waren gegaan. (In zijn bericht van 20 november 2008 vraagt Rusbridge trouwens om voorbeelden van volledig verloren informatie.Mijn STOA is helaas ook weer geen goed voorbeeld.)
Uiteraard zijn er wel voorbeelden waarin de informatie uit oude bestanden slechts gedeeltelijk te reproduceren is (zoals in Nederland bijvoorbeeld de driedimensionale opname van het beeld van Erasmus bij het Gemeentearchief Rotterdam).

Uiteindelijk herformuleert Rusbridge zijn zes stellingen als volgt:

1. Digitale duurzaamheid is in vergelijking met bewaren op papier relatief goedkoop
2. Bestandformaten verouderen veel langzamer dan we eerst dachten
3. Preserveringsacties kunnen veel onregelmatiger worden uitgevoerd, waardoor de kosten te overzien blijven
4. eDepots moeten een tijdhorizon hebben in lijn met hun bekostiging en moeten ingesteld zijn op ‘opvolging’
5. Verwachtingen uit de internettijd kan meestal niet aan voldaan worden
6. Alleen voor ‘afgeleide’ bestanden is het nodig om beschikbaar te zijn in het “format de jour”, maar de originelen dienen met metadata en documentatie bewaard te blijven voor “onderzoek.”

Waarschijnlijk valt er wel een en ander op “Excuse me…” af te dingen, maar het artikel dwingt in ieder geval tot nadenken over onze dogma's. En dat kan nooit kwaad.

NB
Ik pleit er natuurlijk niet voor om alles maar op 3.5" diskettes in WP5.1-formaat te archiveren. Maar ik hoop dat dat duidelijk is.

Softwarearchief

In de e-data&research van 1 december 2008 pleiten Jeffrey van der Hoeven en Frank Houtman voor een softwarearchief. Zij stellen dat er in emulatie al een oplossing gevonden is voor het nabootsen van in onbruik geraakte hardware, maar dat dit alleen zinvol is als de oorspronkelijke software nog beschikbaar is. En daar zit een deel van het probleem, want er is geen enkele organisatie die nog beschikt over alle software die zij ooit heeft gebruikt.
Daarnaast zijn er nog wel wat problemen te noemen - en dat doen zij ook:

1. Er zijn heel wat technische obstakels, zoals de complexiteit van een softwareomgeving. Het is niet voldoende om alleen een 'set-up' WP 5.1 te bewaren, je hebt onder andere ook allerlei drivers en lettertype-bestanden nodig.


2. In het verlende daarvan ligt natuurlijk de vraag: Wat moet ik allemaal bewaren? En in welke configuraties? Neem bijvoorbeeld een website. Gebruikers kunnen die met verschillende versies van legio programma’s op diverse platforms benaderen. Moet je dan al die versies, programma’s, platforms en mogelijke configuraties bewaren?


3. Derde probleem is een juridisch probleem: je hebt licenties nodig om applicaties te kunnen installeren. En licenties zijn vaak plaats (machine) en tijdgebonden.


4. In het verlengde daarvan: soms kun je een set-up helemaal niet bewaren. DRM zorgt er bijvoorbeeld voor dat je bestanden niet kunt kopiëren van de DVD waar ze op staan. En aangezien DVD's niet geschikt zijn voor langdurige bewaring, kan dat heel snel problemen opleveren.

De oplossing die Van der Hoeven en Houtman aandragen is overigens wel heel makkelijk: de rijksoverheid moet het regelen, omdat zij als grote partij bij aanbestedingen de mogelijkheid heeft om licenties voor dit doel te reserveren. Uit de presentatie van Brian Mathews tijdens What to preserve? Significant properties of digital objects over de problemen bij het bewaren van software, blijkt echter dat licenties het minste probleem zijn!

Zijn oplossingsrichting is dan ook “Good software preservation is good software engineering.” Dit levert ook geen oplossing voor de oude en huidige software, maar kan wel meer garantie voor de toekomst bieden.

En ik vraag me nog altijd af of deze wijze van archivering (emulatie en softwaredepot) geen dure, doodlopende weg is, gezien de enorme hoeveelheid aan variabelen waar het om kan gaan.

Tenslotte: Van der Hoeven en Houtman verwijzen naar de verplichting in de Archiefwet om alle software-versies te bewaren. In het concept van de Archiefregelingen 2008 is deze verplichting niet meer zo expliciet opgenomen.

eDepot in perspectief

Drie presentaties, drie stellingen en drie keer drie speeddates, dat stond afgelopen donderdag 20 november in Maastricht op het programma van het najaarscongres eDepot in Perspectief van SOD afdeling Zuid. De presentaties zullen waarschijnlijk binnenkort integraal op de website van de SOD verschijnen. Nu al een kort verslag.

Filip Boudrez was net op tijd in Maastricht om de ontwikkeling van het eDepot bij de stad Antwerpen te beschrijven. Deze keer viel me dit plaatje het meest op:

Antwerpen streeft ernaar om van het eDepot een generieke service te maken, die alle verantwoordingsinformatie uit de primaire applicaties zo vroeg mogelijk opneemt en beheert. Dat heeft echter ingrijpende consequenties voor het eDepot.
Allereerst moet er veel meer aandacht besteed worden aan de toegangsrechten. Overgebrachte, permanent te bewaren archiefstukken zijn in principe voor iedereen toegankelijk, terwijl actuele informatie uit een CRM of FMS-systeem dat uiteraard niet is! Filip gaf aan dat er in één specifiek Antwerps systeem een duizendtal authorisatieregels konden voorkomen.
Een ander punt is dat de ‘standaard’ archieftoegangen (lees: inventarissen) veel te grofmazig zijn. In een inventaris zouden we alle ontvangen facturen uit 2008 onder één nummer plaatsen: Ontvangen facturen 2008. Maar in de dagelijkse praktijk zoeken medewerkers een specifieke factuur, bijvoorbeeld aan de hand van een crediteurennaam, factuurnummer of ontvangstdatum. Die metadata moeten dus niet alleen in het depot opgenomen worden, maar moeten ook als zoeksleutel gebruikt kunnen worden.
Hier is de hele presentatie van Filip als mindmap.

Daarna beschreef Geert Luykx hoe lastig kan zijn om een project eDepot van de grond te krijgen. Het blijkt dat het voor een archiefdienst als Rijckheyt ingewikkeld is om de belangen van alle partijen te behartigen. Rijckheyt is gevestigd in Heerlen en was ‘vroeger’ het Stadsarchief Heerlen. Maar, sinds enkele jaren heeft Rijckheyt met een zevental omliggende gemeenten dienstverleningsovereenkomsten afgesloten en fungeert ook voor deze kleinere gemeenten als archiefdienst. Het verschil in schaalgrootte en nabijheid blijkt bij het opstarten van eDepot-project het nodige zand in de raderen te kunnen gooien.
Rijckheyt volgt nu een soort tweesporenbeleid. Aan de ene kant wordt afgewacht wat de Denktank eDepot van de Kring van Archivarissen in Limburg oplevert en aan de andere kant worden intern al voorbereidingen getroffen om een eigen depot(je) in te richten. Die Denktank is een paar maanden geleden opgericht om te onderzoeken welke rol het Limburgse archiefwezen kan, moet en wil spelen bij het inrichten van een “Limburgs eDepot”. De resultaten van dit onderzoek zullen in het voorjaar van 2009 gepresenteerd worden.
Dit is de mindmap van de presentatie van Geert:

Na een korte pauze mocht ik de tijd tot aan de lunch volpraten met onderstaande presentatie:

ED3, Blauwdruk of schets. Wat heb je er aan?

View SlideShare presentation or Upload your own. (tags: maastricht 20081120)

Hier zitten een paar nieuwigheidjes in. Allereerst de vertaling van het DCC Lifecyclemodel (sheet 14 t/m 20) om aan te geven welke activiteiten allemaal noodzakelijk zijn om bestanden permanent toegankelijk te houden (en dat je er dus niet bent met een computer alleen). Ik hoop hier binnenkort een langer stuk aan te wijden.
Daarnaast heb ik mijn “stokpaardje” bereden door een ED3 for Dummies te maken (sheet 42-44). Hierin heb ik, met hulp van Alan Ake beschreven wat particulieren moeten doen om hun digitale bestanden toegankelijk te houden.
Een andere nieuwigheid, waar ik binnenkort nog over wil schrijven, is onderstaand plaatje uit sheet 50.

Ik denk dat we de komende tijd moeten streven naar één overkoepelend normenkader voor het beheren van alle (B en V) digitale archiefbescheiden. Dit zal waarschijnlijk een combinatie zijn van allerlei bestaande normen, waaronder de Baseline, ED3 en NEN 2082.

Tenslotte werd na de lunch in verschillende groepen gediscussieerd over de volgende drie stellingen:
Filip: “Elke organisatie heeft zijn digitaal depot nodig.”
Geert: “De digitale archiefbescheiden uit de periode 1990 – 2020 moeten als verloren worden beschouwd.”
Ingmar: “De lokale overheden archiveren nog altijd alsof computers niet bestaan.”

Nieuw Digitaal Bewaar Depot Amsterdam

Het Stadsarchief Amsterdam (SAA) heeft 27 oktober een contract afgesloten met Data Matters voor de levering van een nieuw Digitaal Bewaar Depot.
Op dit moment beheert het SAA in zijn Digitaal Bewaar Depot (DBD) ongeveer 5 miljoen scans, die bij elkaar bijna 12 Terabyte beslaan. Omdat het huidige Bewaar Depot daarmee bijna vol was, is op 12 augustus een aanbesteding uitgeschreven voor een nieuw DBD. Hierin is expliciet gevraagd naar faciliteiten voor permanente controle op volledigheid en authenticiteit van alle opgenomen digitale archiefstukken. Het Programma van Eisen is hier te vinden.

Een paar dingen vallen me op:
1. Amsterdam verwijst in het PvE naar ED3 en wat nog mooier is: ze nemen de terminologie over!
2. Sterker nog, ze vullen de 'onze' terminologie aan met enkele nieuwe, elegante acroniemen:

Digitaal Ontvangst Depot (DOD)
Onderdeel van het E-Depot; is het geheel van opnamepakketten (ADA) met de daarbij behorende apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om deze opnamepakketten in te nemen en geschikt te maken voor het Digitaal Bewaar Depot.
Digitaal Bewaar Depot (DBD)
Onderdeel van het E-Depot; is het geheel van digitale archiefstukken (ODA) met de daarbij behorende apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om deze archiefstukken op lange termijn te beheren en beschikbaar te houden.
Digitaal Raapleeg Depot (DRD)
Onderdeel van het E-Depot; is het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden om de digitale informatiepakketten (BDA) beschikbaar te stellen.

3. Uit het PvE blijkt dat het DBD ook bedoeld is voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden:

46. Voorziet in de mogelijkheid om op basis van bewaartermijnen uit scopeArchiv tot vernietiging van ODA’s over te gaan of een nieuwe bewaartermijn via ScopeArchiv in te geven en deze aan de ODA’s te koppelen (zie ook 47 en 48).

Ik ben zeer benieuwd naar het vervolg!

Livre komt met wiki over digitale duurzaamheid

Vandaag is de Livre Wiki officieel gelanceerd, een groep van pagina's met als doel om kennis te delen en te ontwikkelen over digitale duurzaamheid.

Livre is een onafhankelijk nieuws- en kennisportal met als doel het ontwikkelen en delen van kennis over digitale duurzaamheid. Thema's waar Livre zich mee bezighoudt zijn onder meer: open source software (OSS), open standaarden (OS), open ICT architecturen, ICT keuzevrijheid, internet, 'web 2.0', open content, open access. Vooral de technische kant van de digitale duurzaamheid, dus.

In eerste instantie is bij de opzet van de Wiki, die qua ontwerp en functionaliteit sterk doet denken aan de veelgebruikte Wikipedia, afgetrapt met een tweetal thema's: open source software en open standaarden. Bij het thema open source software is gekozen voor een breed toegankelijk, zoveel mogelijk objectief geschreven Nederlandstalig overzicht.

De Livre Wiki bevat onder meer de Software Oriëntatiegids, een reeks van beschrijvingen van populaire open source pakketten (zoals Joomla!, TYPO3, OpenOffice.org, en Ubuntu). "Zie het als een begin", aldus Marco Theunissen, een van de initiatiefnemers van Livre. "Het is de bedoeling dat gebruikers zélf de informatie aanvullen, waardoor op den duur een uitvoerig naslagwerk ontstaat voor gebruikers en beslissers die zich willen oriënteren. Veel is daarvoor niet nodig. Met de gratis verkrijgbare inloggegevens kunnen ze eigenlijk zo aan de slag."

In de Software Oriëntatiegids zijn (als begin) de volgende onderwerpen te vinden:
Open Source Software
Open Source en Werkgevers
Open Source Licenties
Softwareselectie issues
Zimbra
Joomla!
TYPO3
Moodle
Ubuntu

Bron: http://www.livre.nl/200810202215/nieuws/livre/livre-lanceert-wiki-over-digitale-duurzaamheid.html