Kun je je digitaal archief uitbesteden?

Het was een gemêleerd gezelschap dat gistermiddag bij elkaar was bij de expertmeeting in het Gemeentearchief Rotterdam: medewerkers van verschillende archiefdiensten (Amsterdam, Utrecht, ’s-Hertogenbosch, Nationaal Archief, Antwerpen en natuurlijk Rotterdam), twee archiefinspecteurs, de directeur van DEN, iemand van DANS, een ‘metselaar’ van Tessella (dixit P. Horsman), een emeritus hoogleraar, een IT-auditor, iemand van de NCDD en iemand van EOS.

Dit gezelschap moest aan de hand van een casus over de archiefdienst van een middelgrote gemeente vanuit verschillende perspectieven een antwoord geven op de vraag: Kun je het technisch beheer van digitaal archief uitbesteden? Wat zou je daarvoor technisch, organisatorisch, juridisch en archivistisch moeten regelen?

Iedereen was het er over eens dat er een onderscheid gemaakt moet worden tussen archiefbeheer en archiefzorg en tussen technisch beheer en intellectueel beheer. En als je dat onderscheid hanteert, vind ik het niet zo verwonderlijk dat vanuit alle vier de perspectieven het antwoord was: “Ja, mits…”
Wat dit betreft is er namelijk geen onderscheid in digitaal of analoog archief.

Voorwaarde is wel dat de zorgdrager er alles aan zal moeten doen om ‘in control’ te zijn. En daarbij maakt het weinig verschil of het werk in eigen huis of buiten de deur gebeurd.
Dit betekent ook dat de uitbestedende organisatie in staat moet zijn om te beoordelen of de diensten die door de externe partijen geleverd worden aan de maat zijn. En dat vereist weer de nodige expertise bij de dienst. Want je moet niet alleen weten wat je aan een leverancier moet vragen, maar je moet ook in staat zijn om de antwoorden op waarde te schatten.

Even een zijstap:
In dit verband vergeleek iemand ED3 met een Wat & hoe-boekje. Je kunt uit het boekje wel voorlezen: "Ku mund të gjej një ATM?"(Waar vind ik een pinautomaat?), maar dan moet je dit antwoord ook snappen: "Ka një vend në parlament në treg dhe ju mund pin atë. Le të shohim, në mënyrë që të merrni ju këtu në të majtë dhe pas njëqind metra në të djathtë dhe pastaj në restorantet e gjelbër me shenjë që ta kthejë majtë. Dhe atëherë të jeni atje."

Eigenlijk werd alleen vanuit de technische hoek aangegeven dat een archiefdienst van een middelgrote gemeente nooit in staat zou zijn het technisch beheer helemaal zelf te doen. De dienst zou nooit in staat zijn om alle expertise die nodig is om het digitaal archief te beheren in dienst te nemen.

Opvallend was verder dat mensen geneigd zijn om de betrouwbaarheid van eigen medewerkers hoger in te schatten dan die van externe partijen, bijvoorbeeld als het gaat om de toegang tot vertrouwelijke stukken. De praktijk wijst volgens mij uit dat de ‘inside man’ wat dit betreft een groter risico is, juist omdat hij of zij precies weet wat interessant is. (Wat dat betreft: ik weet bijna zeker dat er uit overheidsarchieven meer waardevolle stukken gestolen zijn door archivarissen, dan door schoonmakers of gebouwenbeheerders!)

Zoals het altijd gaat tijdens zo’n middag kwamen natuurlijk ook allerlei andere onderwerpen aan de orde. Een voor mij nieuw begrip wil ik hier nog even noemen: ‘de archivistische verwijderingsbijdrage’
Achtergrond bij dit begrop is de terechte constatering dat we nu vooral oplossingen aan de achterkant (het e-depot) aan het bedenken zijn, terwijl we bij het ontstaan van digitale archiefbescheiden er voor moeten zorgen dat ze bewaard kunnen blijven voor zolang als ze nodig zijn. Dit betekent dus ook dat je ieder archiefstuk vanaf het ontstaan goed moet beheren. En dat kost de archiefvormer geld.

Binnenkort zal op de website van het gemeentearchief Rotterdam een uitgebreider verslag verschijnen. En op de NCDD-blog is al impressie (met foto’s) te lezen.

Op weg naar een Limburgs e-depot (een gastblog van Mart Bohnen)

Mart Bohnen is archivaris bij het Bisdom Roermond en was initiatiefnemer van de Denktank Limburgs e-depot.

Sinds 1990 is bij het bisdom Roermond sprake van een toenemend gebruik van ICT bij de uitvoering van de werkprocessen. Met name de laatste jaren neemt de omvang van de digitale gegevens gestaag toe. Net als bij veel andere organisaties was het beheer van gegevens in digitale vorm van oudsher het domein van de afdeling ICT en ontfermde de archivaris zich alleen over het papier.
Wanneer het bij de digitale gegevens gaat om archiefbescheiden die deels ook op de langere termijn duurzaam toegankelijk moeten zijn, schuilt in deze traditionele taakverdeling een potentieel gevaar. Dit besef is vandaag de dag in Roermond nog nauwelijks aanwezig. Als archivaris probeer ik het diocesaan bestuur al enige tijd ervan te overtuigen dat ook bij het beheer van digitale gegevens rekening dient te worden houden met archivistische uitgangspunten, wil men de raadpleegbaarheid en authenticiteit van digitale gegevens op termijn kunnen garanderen. Behalve het op gang brengen van dit bewustmakingsproces binnen onze organisatie, vind ik het tevens noodzakelijk om het voortouw te nemen bij het in kaart brengen van de wijze waarop de theoretische oplossing voor dit probleem – het e-depot – in de praktijk bij het bisdom zijn beslag zou kunnen krijgen.
Dat voor het beantwoorden van dit vraagstuk aansluiting wordt gezocht bij oplossingen die de wereldlijke overheid dienaangaande nastreeft, is minder opmerkelijk dan het in eerste instantie lijkt. Om te voldoen aan de kerkrechtelijke voorschriften aangaande het archief- en informatiebeheer heeft de bisschop immers in 2004 voor zijn diocees een archiefregeling uitgevaardigd die deels is ontleend aan de Archiefwet en aan de ministeriële regelingen ex artikel 11, 12 en 13.

Vanuit de verwachting dat er bij meer collega-archivarissen in Limburg behoefte zou bestaan aan een praktisch antwoord op het digitale duurzaamheidsvraagstuk, heb ik tijdens de ledenvergadering van de Kring van Archivarissen in Limburg (KVAL) in de achterliggende periode meerdere malen aangedrongen op de totstandkoming van een werkgroep die zich op structurele wijze verdiept in het zoeken naar praktische oplossingen voor dit probleem. Zoals zo vaak in dit soort situaties, krijgt degene die het hardst ergens naar vraagt uiteindelijk zelf het verzoek om actie te ondernemen.
Het verzamelen van geschikte kandidaten die bereid waren zitting te nemen in een werkgroep verliep buitengewoon voorspoedig en zo ontstond medio 2008 de Denktank Limburgs e-depot, bestaande uit Ingmar Koch, Jo van der Meij, Geert Luykx en ondergetekende.
Tijdens de voorjaarsvergadering van de KVAL, op 25 maart jl., heeft de Denktank zijn plan van aanpak ontvouwd voor het oplossen van het digitale duurzaamheidsprobleem in onze provincie. We hebben het bestuur van KVAL een tweeledige aanpak voorgesteld: een gefaseerde realisatie van een e-depot in Limburg en de oprichting van een Platform Digitale Duurzaamheid.

Ons advies was gebaseerd op bevindingen, opgedaan tijdens gesprekken met de verschillende Limburgse archiefdiensten. Alle archiefdiensten beheren momenteel digitale gegevens, maar van originele archiefbescheiden in digitale vorm is slechts incidenteel sprake. Voor het merendeel gaat het om reproducties en documentatie. Bij alle archiefdiensten ontbreekt het momenteel aan voorschriften voor het beheer van de digitale bestanden. Ook is er nauwelijks zicht op de omvang en de aard van de digitale gegevens die in de nabije toekomst door de administratie worden overgebracht. Nergens lijken basisvoorzieningen aanwezig te zijn om de leesbaarheid, authenticiteit, inhoud en context van de archiefgegevens gedurende de administratieve fase te kunnen garanderen. Het merendeel van de archiefdiensten voelt voor samenwerking bij het oplossen van het digitale duurzaamheidsvraagstuk in Limburg, maar over de wijze waarop deze samenwerking gestalte dient te krijgen, wordt verschillend gedacht. Dit laatste geldt ook voor de rol die de archivaris hierbij moet spelen (proactief of alleen signalerend), voor het tijdstip van overbrenging (zo spoedig mogelijk, pas na twintig jaar of helemaal niet) en voor de aard/inhoud van het e-depot (digitale archiefbewaarplaats of ook digitale archiefruimte; alleen archiefdocumenten of ook reproducties en documentatie).

Na enige discussie heeft het bestuur van KVAL ingestemd met ons voorstel. Het streven is nu om vanaf september 2009 van start te gaan met diverse werkgroepen die elk op een specifiek terrein hun bijdrage moeten leveren aan het te realiseren handboek e-depot. Daarnaast dient er een eisenpakket te worden vastgesteld voor de hard- en software. Uitgangspunt voor de werkgroepen is dat niet zelf het wiel dient te worden uitgevonden. Van producten die elders zijn ontwikkeld, dient kritisch te worden onderzocht of ze bruikbaar zijn of bruikbaar kunnen worden gemaakt voor het Limburgse e-depot.
Na het ontwikkelen van de benodigde producten, breekt de zogenaamde laboratoriumfase aan waarin deze producten op hun toepasbaarheid worden getest en waar nodig bijgesteld. De verwachting bestaat dat de werkgroepen in het najaar van 2010 hun eerste producten kunnen leveren. Na afronding van de laboratoriumfase - waarvan de duur op voorhand niet valt te voorspellen - ontstaat het definitieve e-depot. Daarmee begint ook de permanente organisatie.
Tot en met de laboratoriumfase is sprake van een informele samenwerking. Wie mee wil doen, doet mee. Ook andere partners uit de culturele sector (onderwijs, museum- en bibliotheekwezen) zijn welkom. De Denktank fungeert bij dit alles als stuurgroep.

Naast deze gefaseerde realisatie van het e-depot gaat de Denktank aan de slag met het oprichten van een Platform Digitale Duurzaamheid. Het betreft het organiseren van themadagen en praktijksessies over digitale onderwerpen. Uit de gesprekken bij de archiefdiensten bleek namelijk ook dat er veel behoefte is aan uitwisseling van informatie. Het gaat niet alleen om informatie over e-depots, maar vooral ook over de wijze waarop de digitale informatievoorziening in de administratie kan worden georganiseerd. Het Platform is tevens toegankelijk voor de Brabantse archivarissen en de Limburgse gemeenten zonder archivaris.

Ook als bisdom willen we graag tot op zeker moment onze bijdrage leveren aan de gefaseerde realisatie van een Limburgs e-depot. Wat de uiteindelijke organisatievorm van het e-depot betreft, denk ik overigens eerder aan een toekomstig e-depot voor alle bisdommen in Nederland gezamenlijk, dat ook bestemd zal zijn voor het bewaren van digitale gegevens van parochies en andere aan de bisschoppen gelieerde rooms-katholieke instellingen, dan aan een definitieve participatie van het bisdom Roermond in een Limburgs e-depot. Deze - louter persoonlijke - gedachte wordt gevoed door het feit dat het ICT-beheer voor alle bisdommen landelijk is georganiseerd en dat men gebruikmaakt van één technische infrastructuur en van één integraal informatiesysteem. Als archivaris probeer ik te bewerkstelligen dat bij de inrichting en bij het beheer van dit mogelijk te realiseren interdiocesane e-depot rekening wordt gehouden met de archivistische uitgangspunten. Dit laatste geldt ook voor het beheer van de digitale gegevens gedurende de administratieve fase. Vandaar dat ik graag samen met onze landelijke IT-coördinator actief mee willen werken aan de totstandkoming van een handboek e-depot en aan de ontwikkeling van een eisenpakket waaraan de hard- en software voor het e-depot moet voldoen. Op basis van deze producten zouden de gezamenlijke bisdommen zelf een laboratoriumfase kunnen uitvoeren, parallel aan die van het Limburgs e-depot, om antwoord te krijgen op de vraag of een interdiocesaan e-depot een haalbare kaart is.

De opkomst van de aarde

Vorig jaar berichtte Chido op het Archiefforum over de NASA die computertapes met gegevens van de Apollo-maanlanders weer had teruggevonden.

Bij deze werelberoemde foto uit 1966, geldt een vergelijkbaar verhaal.
De foto werd gemaakt door Lunar Orbiter 1 en het was de eerste keer dat de Aarde als een volledige planeet gezien kon worden. Tot enkele maanden geleden kende de wereld alleen een foto die er een stuk beroerder uitzag.

In 1966 en 1967 stuurden de Verenigde Staten, om de geplande maanlanding voor te bereiden vijf onbemande ruimteschepen naar de maan. Het doel van deze Lunar Orbiters was om het volledige maanoppervlak te fotograferen, zodat een goede landingsplek voor de Apollo’s kon worden uitgezocht. In totaal stuurden de Orbiters in twee jaar bijna 2000 foto’s van het maanoppervlak terug naar de aarde. Daar werden de originelen opgeslagen op ‘2 inch wide tape’. De foto's die destijds op televisie uitgezonden werden en nu nog op de website van NASA staan, waren slechts gruizige en vervormde ‘snapshots’ van de originelen, de resolutie was gehalveerd en de ‘dynamic range’ was tot een kwart teruggebracht.
Dat de afbeelding hiernaast nog bestaat, is vooral te danken aan Nancy Evans, die in 1970 voorkwam dat de ruim 25000 banden bij NASA vernietigd werden. Overigens was het opslaan van de tapes, maar een deel van haar probleem. Zolang ze niet de beschikking had over een R-900 Ampex tapedrive, kon ze de banden niet raadplegen.

“But only a few dozen of the machines had been made for the military. The $330,000 tape drives were electronic behemoths, each 7 feet tall and weighing nearly a ton.”

Eind jaren tachtig slaagde ze er in de hand te leggen op vier kapotte tapedrives en omdat haar baas het eigenlijk al onzin vond dat ze de tapes bewaarde, sloeg ze de vier machines maar op in haar eigen garage.

In de LA Times van 22 maart 2009 wordt verder beschreven hoe NASA aangaf dat het waarschijnlijk 6 miljoen dollar zou kosten om de machines weer aan de praat te krijgen en hoe het drie mannen uiteindelijk lukt één machine weer werkend te krijgen.
(Ik stel me daar trouwens een soort “Scrapheap Challenge” bij voor)
Na 42 jaar waren ze erin geslaagd de wereldberoemde foto weer in zijn oude glorie te voorschijn te toveren. De kosten daarvoor bedroegen overigens $250.000,-

Ondertussen hebben ze nog een foto 'gerestaureerd.' Hier onder elkaar de Copernicuskrater. Boven de eerder gepubliceerde foto en onder de gerestaureerde.



Uit dit verhaal blijkt maar weer eens dat duurzame toegankelijkheid tot nu toe nog altijd afhankelijk is van enkele fanatiekelingen, die over veel tijd, kennis, enthousiasme en doorzettingsvermogen beschikken.

Vanaf wanneer zou dit niet meer het geval zijn?

Via Long Now.

Datakeurmerk = Vertrouwen

Vrijdag 30 januari was ik samen met Chido bij de Workshop “Towards Trusted Digital Archives for Social Science and Humanities Data” in Den Haag. (Voor de liefhebbers, hier staat het ‘live verslag’)
De dag was georganiseerd door DANS en vooral bedoeld om vast te stellen wat de waarde van het Datakeurmerk (in het Engels de Data Seal of Approval, DSA) voor data-archieven en hoe het Datakeurmerk zich verhoudt tot andere ‘tools’ als DRAMBORA en TRAC. Een paar constateringen en bedenkingen naar aanleiding van deze dag:

• Het is al vaker gezegd, maar de wereld van de digitale depots is er vooral eentje van acroniemen. De oogst van deze keer: ESFRI, CESSDA, DARIAH, CLARIN, Euro-HORC, E-IPY-DIS, ICPSR.


• Het Datakeurmerk bestond tot 29 januari uit 17 richtlijnen, maar sindsdien is er (letterlijk van de een op de andere dag) eentje vervallen en zijn de zestien andere drastisch herschreven. Deze flexibiliteit en beknoptheid is ook iets waar de 'eigenaars' naar streven. Het Datakeurmerk moet ‘simpel’ zijn. Het gevolg kan zijn, maar daar is men zich van bewust, dat het Keurmerk nietszeggend wordt, omdat iedereen er aan voldoet.


• Het Datakeurmerk gaat uit van onderling vertrouwen en niet van externe certificering of toetsing. Alles is gericht op ‘self-assessment’, organisaties bekijken zelf in hoeverre ze voldoen aan de 16 richtlijnen en waarderen dit met één tot vier sterren. Het werd vrijdag echter niet duidelijk hoe je nu vaststelt of je voor een richtlijn één of vier sterren scoort. En het werd ook niet duidelijk wanneer je het Keurmerk verdient: moet je op alle richtlijnen minstens drie sterren scoren of mag je ook als je op een punt maar twee sterren hebt, het zegel op je website plakken? Om dit nu vast te stellen worden de DSAA opgesteld: Data Seal of Approval Assessement-tool. Hierin zal de DSA-board vaststellen wat de minimale criteria zijn.


• Dat het Datakeurmerk “vertrouwen” als uitgangspunt neemt, leverde interessante vragen op over hoe ver dat vertrouwen gaat. Het lijkt er nu op dat het gaat om vertrouwen tussen “data archives” onderling. De ene dienst kijkt of de andere dienst het goed doet. Maar, als ik jou vertrouw en jij vertrouwt hem, kan ik hem dan ook vertrouwen? Of anders gezegd: is een systeem dat zichzelf vertrouwt, ook door buitenstaanders te vertrouwen?
  Chido vertaalde dit als: “I scratch your digital back, you scratch my digital back.”


• Het Datakeurmerk stelt ook eisen aan de dataproducenten en –consumenten. Het is de vraag hoe zinvol / houdbaar dit is. Zo wordt er geëist dat de data die onderzoekers aanleveren betrouwbaar zijn. Moet een archief dan alle data die aangeboden worden inhoudelijk gaan controleren? Dan doen ze het werk van de onderzoekers over. En wat als later blijkt dat de data niet kloppen?
  Ten aanzien van de consumenten / gebruikers staat er dat zij zich aan de wet moeten houden. En als iemand dit niet doet? Verliest het archief dan zijn keurmerk?


• Het Nederlands archiefwezen was de grote afwezige. Naast Chido en ik was er niemand van een Nederlandse archiefdienst. Blijkbaar heerst daar het idee dat de problemen die data archieven hebben, heel veel afwijken van de problemen die archief archieven hebben.

De psychologie van nadenken over de toekomst

The future will come,
And it will fool us again.
Like it did last time.
Aroneus

Via de Long Now blog kwam ik op voor mij onbekend terrein: de psychologie van lange termijn denken.
Alexander Rose verwijst onder andere naar de Overcoming Bias-blog van Robin Hanson.
In zijn bericht Abstract/Distant Future Bias beschrijft Hanson dat we altijd vooringenomen zijn als we plannen voor de toekomst maken:

"Regarding distant futures, however, we'll be too confident, focus too much on unlikely global events, rely too much on trends, theories, and loose abstractions, while neglecting details and variation. We'll assume the main events take place far away (e.g., space), and uniformly across large regions. We'll focus on untrustworthy consistently-behaving globally-organized social-others. And we'll neglect feasibility, taking chances to achieve core grand symbolic values, rather than ordinary muddled values."

Hij voegt hier trouwens aan toe dat deze vooringenomenheid niet betekent dat onze toekomst-ideeën (op voorhand) niet waar zijn.

We zijn het er denk ik wel over eens dat digitale toegankelijkheid een interdisciplinaire aanpak vereist. Blijkbaar hebben we daarbij ook psychologen en filosofen nodig.

Afbeelding: M.C. Escher

Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer? (Een 'gastblog' van Frans Smit)

Op 14 november 2008 schreef Frans Smit een artikel in De Automatiseringsgids, met als titel Overheidsinformatie onbeperkt houdbaar maken. Met daarin het volgende citaat:

Je kunt je [...] afvragen of het overdragen van informatie wel zo wenselijk is. ED3 gaat begrijpelijkerwijs uit van de huidige wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer. In de analoge wereld is ‘overdracht’ een fysieke activiteit. In de digitale wereld is zoiets eigenlijk onwenselijk. Het kan namelijk een hoop onnodige bureaucratie en dubbel werk veroorzaken. Is het daarom niet beter om dit concept te herzien?

Daar wilden we wat meer over weten en we hebben Frans Smit gevraagd voor een 'gastblog'. Tot ons genoegen ging hij akkoord en hieronder treft u het resultaat.

Een Gastblog geeft een betrokkene de gelegenheid een inzicht of mening te publiceren, voor zover dit raakvlakken heeft met het terrein van deze Blog. Meningen en feiten zijn volledig voor rekening van de betrokkene en hoeven niet het standpunt van het LOPAI of een der leden weer te geven.


Het is waar, maar hoe help je de archiefvormer?
Frans Smit, management consultant bij Ordina Public Management Consultating (OPMC). E-mail: frans.smit@ordina.nl

In oktober 2008 werd een conferentie georganiseerd over e-depots, en dan met name over wat zeker in de Lage Landen als best practice mag worden gezien: het e-depot van Antwerpen. De Belgen doen het beter m.b.t. de digitalisering van de overheid (zie http://www.politiek-digitaal.nl/belgen). Dat geldt ook voor de ontwikkeling van een keten van digitaal informatiebeheer, tot en met de ontwikkeling van een omgeving voor eeuwige digitale bewaring. Met behulp van open standaarden.

Uit de E-David nieuwsbrief, nummer 8, haal ik de volgende conclusies van de studiedag:

Volgende voorwaarden zijn essentieel voor een goed functionerend digitaal
depot:

1. Verankeren van het archiveringsproces in de organisatie: digitaal
   documentbeheer en digitale archivering maken deel uit van de werkprocessen van een organisatie en behoren tot de taken van elke medewerker.
2. Organiseren van het archiveren: een organisatie werkt best met een
   geïntegreerd beheerssysteem. Dit betekent dat voor alle archiefdocumenten,
   ongeacht het medium of de applicatie waarin ze worden gecreëerd of beheerd,
   dezelfde beheersstructuur en metadatastandaarden gelden.
3. Structureren van de informatie: elke medewerker is verantwoordelijk om zijn
   dossiers volledig te maken en te structureren.

Deze conclusies heb ik met enige verbazing gelezen. Natuurlijk is het allemaal waar wat er staat. En ik ben blij om te lezen dat de kennis over het instrumentarium en over processen van digitaal informatiebeheer echt behoorlijk is toegenomen.

Maar al deze punten zijn eisen die je niet aan jezelf stelt, maar aan degene wiens informatie je moet gaan beheren. Een ander moet het beter doen. Dan komt het in orde. Die sfeer ademt uit het citaat.

Dat is jammer, want op basis van de op zich correcte bevindingen zou je een prachtig actieprogramma kunnen samenstellen om klantgericht je voorgangers in de informatieketen te helpen. Op die manier zet je jezelf op de kaart en laat je je niet in de hoek zetten waar archivarissen (met heel hun kennis van verantwoord duurzaam informatiebeheer) zich nog maar al te vaak bevinden.

Het zou een goede zaak zijn als de archiefgemeenschap per bovenstaande conclusie expliciet aan zou geven wat het zelf denkt te gaan doen om archiefvormers actief en effectief te faciliteren. Tools zijn er tegenwoordig genoeg. ED3 kan zich ontwikkelen tot zo’n instrument dat geweldig nuttig kan blijken te zijn om de kloof in kennis en communicatie tussen archiefvormers en archiefbeheerders te overbruggen.

Als je maar duidelijk blijft maken aan de archiefvormers wat zij ermee kunnen winnen en wat je zelf aan positieve bijdrage levert.

Digital information lasts forever...

Ik denk dat iedereen die iets met permanente toegankelijkheid te maken heeft het volgende citaat van Rothenberg wel eens gehoord en misschien gelezen heeft:

Digital information lasts forever — or five years, whichever comes first.

Toen ik een paar weken geleden in mijn boekenkast de dichtbundel STOA van Lucas Hüsgen vond, heb ik het artikel er nog maar eens bijgehaald.
Normaal gesproken is digitale duurzaamheid niet iets waar ik bij een dichtbundel als eerste aan denk, maar deze bundel is in 1997 niet op papier, maar op diskette verschenen. De uitgever dacht (waarschijnlijk terecht) dat bijna niemand een bundel van meer dan 300 pagina’s van een relatief onbekend dichter zou kopen en heeft toen besloten de bundel voor 15 gulden op diskette te verkopen.

Met het adagium van Jeff Rothenberg in het achterhoofd ging ik er van uit dat ik STOA als verloren moest beschouwen. Zeker gezien de ‘bewaarhistorie’ van de diskette: eerst een paar jaar in een permanent warme flat in Diemen, daarna ruim vijf jaar in een doos bij mijn moeder op een amper geïsoleerde zolder in Ulestraten en nu alweer een paar jaar ‘gewoon’ in mijn boekenkast in Meerssen. Ik verwachtte dat STOA een mooi ‘object’ zou zijn, dat de digitale duurzaamheidsproblematiek kon illustreren.

Maar, voorlopig is niets minder waar...

Toen ik een pc met diskettestation gevonden had (dit klinkt dramatischer dan het is, bij de provincie zijn alle pc’s hier nog mee uitgerust) bleek de diskette nog gewoon leesbaar. Sterker nog, foutcontrole van het schijfje leverde geen enkele fout op.
Op de diskette staan drie bestanden: STOA-2.DOC, STOAWORD.DOC en STOAWP51 en ik kan ze alledrie probleemloos openen met Word 2002.
Het enige wat me enig nadenken heeft gekost was STOA-2.DOC. De datum van dit bestand wijkt af van de datum van die andere twee. Uiteindelijk bedacht ik dat ik destijds nog heb bekeken of ik de bundel zou printen. Ik heb daarom de pagina-instelling en opmaak gewijzigd (landscape en twee kolommen), zodat het aantal te printen pagina’s gehalveerd zou worden.

Hoewel dit natuurlijk geen ‘wetenschappelijk’ experiment is, komen de uitkomsten wel overeen met iets waar Chris Rusbridge vorige maand en twee jaar geleden over schreef.

In “Excuse me…” uit 2006 bespreekt Rusbridge een zestal uitgangspunten die gangbaar zijn in de wereld van de digitale duurzaamheid.

1. Digitale duurzaamheid is duur [omdat]
2. bestandformaten heel snel verouderen [waardoor]
3. Regelmatig acties ondernomen moeten worden, wat er voor zorgt dat de onderhoudskosten hoog blijven.
4. E-depots moeten rekening houden met een heel verre toekomst
5. “Internetverwachtingen” zijn zodanig dat ieder bewaard object makkelijk en direct in het “format de jour” moet kunnen worden geraadpleegd
6. Het bewaarde object moet op alle onderdelen volledig gelijk zijn aan het origineel.

Rusbridge geeft aan dat er verschillende soorten bestandsformaten zijn en dat er, bijvoorbeeld bij SPSS-bestanden wel degelijk risico’s zijn, zeker als de benodigde metadata ontbreken. Maar, zegt hij, als het gaat om bestanden die gemaakt zijn of worden met commerciële, consumentenapplicaties, dan valt het alleszins mee.
Tot nu toe is hij nog geen bestanden tegen gekomen die volledig en totaal verloren waren gegaan. (In zijn bericht van 20 november 2008 vraagt Rusbridge trouwens om voorbeelden van volledig verloren informatie.Mijn STOA is helaas ook weer geen goed voorbeeld.)
Uiteraard zijn er wel voorbeelden waarin de informatie uit oude bestanden slechts gedeeltelijk te reproduceren is (zoals in Nederland bijvoorbeeld de driedimensionale opname van het beeld van Erasmus bij het Gemeentearchief Rotterdam).

Uiteindelijk herformuleert Rusbridge zijn zes stellingen als volgt:

1. Digitale duurzaamheid is in vergelijking met bewaren op papier relatief goedkoop
2. Bestandformaten verouderen veel langzamer dan we eerst dachten
3. Preserveringsacties kunnen veel onregelmatiger worden uitgevoerd, waardoor de kosten te overzien blijven
4. eDepots moeten een tijdhorizon hebben in lijn met hun bekostiging en moeten ingesteld zijn op ‘opvolging’
5. Verwachtingen uit de internettijd kan meestal niet aan voldaan worden
6. Alleen voor ‘afgeleide’ bestanden is het nodig om beschikbaar te zijn in het “format de jour”, maar de originelen dienen met metadata en documentatie bewaard te blijven voor “onderzoek.”

Waarschijnlijk valt er wel een en ander op “Excuse me…” af te dingen, maar het artikel dwingt in ieder geval tot nadenken over onze dogma's. En dat kan nooit kwaad.

NB
Ik pleit er natuurlijk niet voor om alles maar op 3.5" diskettes in WP5.1-formaat te archiveren. Maar ik hoop dat dat duidelijk is.